10 Tipps für effektives Zeitmanagement in der Vereinsverwaltung

• 18. September. 2017
• Administrator
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Wer ehrenamtlich tätig ist, erledigt die Aufgaben für den Verein nach Feierabend oder am Wochenende. Die freie Zeit, die zur Verfügung steht, muss gut eingeteilt werden. Deshalb gibt’s jetzt auch ganz kurz und schmerzlos unsere 10 Tipps für effektives Zeitmanagement der Vereinsverwaltung. 🙂

1. Ziele setzen, Ziele aufschreiben

Ziele sind das Grundgerüst für effektives Zeitmanagement in der Vereinsverwaltung. Wenn man nicht weiß, wofür man arbeitet, hat man auch keinen Antrieb, die Aufgaben schnell zu erledigen! Deshalb: Ran an Papier & Stift! Definiere die Ziele für das anstehende Projekt deines Vereins und schreibe sie möglichst prominent und deutlich auf. So hast du immer im Blick, was du erreichen willst und arbeitest dementsprechend fokussierter und effizienter.

2. Entscheidungen nicht auf die lange Bank schieben

Um Zeit besonders effektiv zu nutzen, ist es wichtig, Entscheidungen möglichst schnell zu treffen. Klar, es gibt Streitpunkte, bei denen man immer wieder neu ansetzen muss. Aber Vieles lässt sich schnell und gezielt entscheiden. Ist eine Entscheidung einmal gefällt worden, solltest du Konsequenz bewahren. Entscheidungen werden nur in Ausnahmefällen und mit wirklich plausiblen Gründen revidiert. Das spart Zeit, Energie und bringt den Verein auf lange Sicht nach vorne.

3. Die richtigen Tools & Programme benutzen

Vermutlich erledigst du die meisten administrativen und organisatorischen Aufgaben rund um deinen Verein am Schreibtisch. Mittlerweile gibt es unzählige kleine und große Helfer, die dich bei der Planung und Umsetzung verschiedener Themen unterstützen. Dazu gehören vor allem digitale Programme, die dir die Verwaltungsaufgaben erleichtern.

Benutzt du eigentlich schon eine Vereinssoftware? Mit WISO MeinVerein Desktop kannst du Mitgliedsbeiträge verwalten, Mitgliederlisten und Abteilungen erstellen, Spendenquittungen erstellen und vieles mehr. 

4. Aufgaben in Häppchen teilen und Plan erstellen

Bei großen Projekten (z.B. der Planung einer Vereinsveranstaltung ) ist es sinnvoll, einen Aufgabenplan zu entwerfen. Große Aufgaben teilt man am besten in kleine Häppchen auf. Das ist nicht nur für den eigenen Workflow sinnvoll, sondern auch für die mentale Einstellung. Kleine Erfolgserlebnisse führen zum großen Ziel,

5. Prioritäten vergeben

Bei der Vielzahl der Aufgaben, die ein Vereinsmanager erledigen muss, muss man einen kühlen Kopf bewahren! Niemand kann alles gleichzeitig erledigen. Das ist aber überhaupt nicht schlimm, wenn man seinen Aufgaben priorisiert. Was muss zuerst erledigt werden? Und was kann ruhigen Gewissens auf später verschoben werden?

6. Produktivität ankurbeln

Produktiv ist man sicherlich nicht auf Knopfdruck. Es gibt Tage, da läuft es super. An anderen will wiederum gar nicht funktionieren. Dennoch kann man die Produktivität ankurbeln. Die wichtigste Grundregel dafür ist wohl: Ablenkung ausmerzen und Störfaktoren ausschalten. Um der Produktivität den letzten Kick zu verleihen, kannst du ein paar nützliche kostenlose Apps und Online-Tools verwenden. Unsere Kollegen vom invoiz.de geben in ihrem Blog ein paar tolle Ratschläge und stellen nützliche Programme vor. 

7. Pausen machen

Auch, wenn es zunächst etwas paradox klingt: Pausen sind unerlässlich für gutes Zeitmanagement! Warum? Weil wir ohne Pausen nicht funktionieren, Aufgaben nur halbherzig fertigstellen oder grobe Fehler machen. Und das spart keine Zeit – im Gegenteil: Es kostet wertvolle Stunden. Deshalb solltest du unbedingt Pausen einplanen und dir auch mal einen Feierabend ohne Vereinsarbeit gönnen.

8. Aufgaben abgeben und auch mal Nein sagen

Ich weiß. Viele Vereinsmanager sind durch und durch getrieben vom Perfektionismus und leben getreu dem Motto: „Ich mach’s lieber allein, bevor es jemand anderes schlechter macht.“ Diese Einstellung geht langfristig schief. Denn ein Verein lebt davon, dass auch Mitglieder einen Teil der anfallenden Arbeit übernehmen. Natürlich muss man die Perfektionismus-Schraube etwas runterdrehen. Es muss längst nicht alles perfekt sein. 😉

9.  Arbeitsumfeld schaffen

Einfach an den Schreibtisch setzen und fertig? So einfach ist es leider nicht. Denn wenn wir unsere Arbeitsumgebung nicht perfekt im Griff haben, lauern viele Zeitfresser. Wer ständig aufstehen muss, um das Arbeitsmaterial (zum Beispiel Mitgliedsanträge, Verträge uvm.) zu holen, verliert wertvolle Arbeitszeit.

10. Lächeln 🙂

Auch wenn es hart auf hart kommt: Lächle! Und denke immer daran, wofür du arbeitest. Negative Gedanken und Stress regen nicht gerade zur Produktivität an. Sei zufrieden mit deiner Leistung und stolz auf das, was du tust. Der Verein wird es dir danken, denn deine Arbeit ist mehr als wertvoll. 🙂

Was hältst du eigentlich von der sagenumwobenen Work-Life-Balance im Ehrenamt? Lies hier, wie wir darüber denken!

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