Alle Jahre wieder steht das Weihnachtsfeier planen wieder an! Damit die Weihnachtsfeier in Eurem Verein auch dieses Jahr zum vollen Erfolg wird, braucht es vor allem die richtige Planung und Organisation. Denn es müssen rechtzeitig Einladung verschickt, ein Rahmenprogramm aufgestellt, Reden vorbereitet und für Essen und Getränke gesorgt werden. Wir zeigen Euch, wie Eure Weihnachtsfeier zum Höhepunkt des Jahres wird und geben Euch Tipps mit an die Hand, wie Ihr Eure Feier ganz einfach und unkompliziert mit WISO MeinVerein Web organisiert.
Budget für die Weihnachtsfeier festlegen
Wenn Ihr Euch im Rahmen einer Weihnachtsfeier bei Euren Mitgliedern bedanken wollt, möchtet Ihr Euch auch gerne „spendabel“ zeigen. Doch bei der Planung einer Weihnachtsfeier haben auch die Finanzbehörden ein Auge auf Eure Ausgaben. Hier gelten strenge Grenzen. Wenn Ihr Eure Weihnachtsfeier plant, kann die Nichteinhaltung im Extremfall zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.
Grundsätzlich stehen Euch pro teilnehmenden Mitglied 40,00 EUR für eine Weihnachtsfeier zur Verfügung – wenn nicht bereits eine andere Veranstaltung durchgeführt wurde. Habt Ihr beispielsweise ein Sommerfest für Eure Mitglieder veranstaltet und dafür pro teilnehmendes Mitglied schon 20,00 EUR ausgegeben, bleiben nur noch 20,00 EUR für die Weihnachtsfeier – denn die 40,00 EUR sind eine Jahresgrenze. In einigen Bundesländern liegt die Jahresgrenze jedoch auch bei 60,00 EUR. Erkundigt Euch daher im Vorfeld, ob Ihr die höhere Grenze anwenden dürft, um das Budget für die Weihnachtsfeier festlegen zu können.
In unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web könnt Ihr alle Buchungen, die Ausgaben für Eure Mitglieder darstellen, mit einem eigenen Label versehen. Dies könnte beispielsweise „Ausgaben Mitglieder“ heißen. So könnt Ihr Euch über die Filterfunktion im Banking-Bereich, alle Kontobewegungen unter diesem Label anzeigen und habt so immer im Blick, wie viel Budget Ihr noch bis zur Jahresgrenze für Eure Mitglieder aufbringen könnt. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? dann jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen und selbst überzeugen!
Geschenke für die Mitglieder
Das Budget von 40,00 oder 60,00 € ist schnell erschöpft, wenn für die Teilnehmer auch die Getränke und das Essen spendiert werden. Darum ist meist nicht mehr viel Luft für Weihnachtsgeschenke für Vereinsmitglieder. Aber oft reicht schon die Geste. Ein vom Vorstand verfasster Gruß kann schon genügen. Natürlich muss der Brief eine persönliche Anrede haben und vom Vorstandsmitglied unterschrieben sein. Wenn es nicht zu viele Mitglieder sind, könnt Ihr auch einen individuellen Absatz in den Brief integrieren – oder der Vorstand schreibt einen kurzen Hinweis mit der Hand unter das Schreiben. Mehr zu dem Thema Geschenke für Vereinsmitglieder lest Ihr in diesem Beitrag: Weihnachtsgeschenke für Vereinsmitglieder.
Verbuchen der Weihnachtsfeierkosten
Klar – eine Weihnachtsfeier gehört zum Vereinsleben – aber eben nicht zu den satzungsgemäßen Aufgaben eines gemeinnützigen Vereins. Darum müsst Ihr schon bei der Planung der Weihnachtsfeier im Verein auf die Einhaltung der genannten Grenzen achten. Werden sie eingehalten, könnt Ihr die Kosten im ideellen Bereich verbuchen. Zahlen aber Nichtmitglieder beispielsweise Eintritt oder eine Teilnahmegebühr, sind diese Einnahmen dem wirtschaftlichen Geschäftsbereich zuzuordnen. Dann müsst Ihr die Kosten entsprechend verteilen und buchen. Die Schätzung des Anteils ist erlaubt. Weitere Informationen zu den vier Steuerbereichen des Vereins gibt es hier.
Um die Kosten für die Weihnachtsfeier immer im Blick zu behalten, empfehlen wir Euch, alle Ausgaben mit einem Label zu versehen. Dies könnt Ihr beispielsweise „Weihnachtsfeier2023“ nennen. Allen Ausgaben und ggf. auch Einnahmen ordnet Ihr dieses Label zu und könnt Euch damit über die Filterfunktion im Banking-Bereich ganz einfach alle Buchungen anzeigen lassen. So verliert Ihr das Budget nicht mehr aus den Augen.
Termin und Ort für die Weihnachtsfeier finden
Nachdem der finanzielle Rahmen abgesteckt ist, müsst Ihr Ort und Zeitpunkt Eurer Weihnachtsfeier planen. Je nach Vereinsgröße ist die Terminfindung für die Weihnachtsfeier nicht immer leicht. So sollen möglichst viele Mitglieder können, aber auch der Vorstand und ggf. wichtige Sponsoren und Unterstützer. Zudem ist Eure Vereinsfeier wohlmöglich nicht die einzige Weihnachtsfeier, die Eure Mitglieder besuchen. Den Termin solltet Ihr daher rechtzeitig festhalten und kommunizieren. Damit Ihr einen Termin festlegt, an dem möglichst viele können, empfehlen wir Euch, im Vorfeld eine Umfrage zu erstellen. Legt im Organisationsteam beispielsweise 2-3 Termine fest und gebt diese Euren Mitgliedern zur Abstimmung frei. Der Tag mit den meisten Stimmen, wird dann der Tag der Weihnachtsfeier. Wie Ihr eine Umfrage in WISO MeinVerein Web erstellt, zeigen wir Euch im nachfolgenden Klick-Tutorial:
Steht der Termin für die Weihnachtsfeier, gilt es schließlich sich auf einen Ort festzulegen. Das hört sich oft leichter an, als es ist, zumindest wenn Ihr externe Räumlichkeiten für die Vereinsfeier anmieten möchtet. Denn gerade vor Weihnachten sind die für Weihnachtsfeiern geeigneten Räumlichkeiten häufig schon ausgebucht. Hat man dann einen Ort gefunden, wird es ein Problem, die Terminangebote des Vermieters mit den Zeitwünschen der Mitglieder unter einen Hut zu bringen.
Einladungen erstellen und versenden
Damit Ihr bei Euren Mitgliedern mit der Vereinsfeier nicht kurz vor knapp ins Haus fallt, solltet Ihr Save-the-Date-Karten oder Einladungen bereits frühzeitig verschicken. Die Einladungen könnt Ihr entweder per Flyer, als Newsletter per E-Mail oder postalisch versenden. Pflichtdaten in der Einladung sind der Termin mit Uhrzeit, ab wann gefeiert werden soll, der Ort sowie die Zu- bzw. Absagefrist. Die Einladung an sich muss nicht besonders schmuckvoll sein. Sie sollte es den Mitgliedern jedoch ermöglichen, so einfach wie möglich darauf zu reagieren. Darum eignet sich hier der elektronische Weg am besten. So lassen sich auch Zu- und Absagen prima erfassen und die weitere Weihnachtsfeier-Planung vereinfachen.
Wie Ihr Eure Mitglieder mit WISO MeinVerein Web in nur wenigen Klicks zu Eurer Weihnachtsfeier einladet und die Zu- und Absagen übersichtlich verwaltet, zeigen wir Euch im folgenden Klick-Tutorial.
Rahmenprogramm organisieren
Eure Weihnachtsfeier soll ein Fest der Begegnung aller Mitglieder werden. Darum solltet Ihr es mit einem Programm nicht übertreiben und Euren Mitgliedern viel Raum zur Unterhaltung lassen. Einige Programmpunkte, über den Abend verteilt, reichen völlig aus. Auf folgende Punkte solltet Ihr achten:
- Musik: Dezente Hintergrundmusik, die das Gespräch ermöglicht, sollte schon sein. Aber es müssen nicht ohne Pause Weihnachtslieder laufen.
- Ansprachen: Auf ein Minimum beschränken. Kurze Reden sollten dann über den Abend verteilt werden. Auch Gedichte und Sketche sollten verteilt eingeflochten werden.
- Ehrungen: Ob man Ehrungen auf einer Weihnachtsfeier vornimmt, ist Geschmackssache. Auf jeden Fall solltet Ihr sie nur einbauen, wenn es nicht zu viele sind. Bei einem „Ehrungsmarathon“ werden viele Mitglieder sehr früh das Weite suchen.
- Eigene Beiträge: Wenn sich Mitglieder anbieten, das Programm aktiv mitzugestalten, solltet Ihr dieses Potenzial auf jeden Fall nutzen. Achtet aber darauf, dass sich keine Beiträge wiederholen und verteilt auch hier über den ganzen Abend.
- Vielleicht gewinnt Ihr ein Mitglied als Weihnachtsengel oder Nikolaus, der oder die einige Anekdoten aus dem Vereinsjahr zum Besten gibt.
- Bei kleineren Vereinen bietet sich auch das beliebte „Wichteln“ an.
- Ein DJ oder eine Band sind super – verursachen auch einiges an Kosten. Meist tut es auch „Musik aus der Konserve“.
- Der Vorstand sollte einen illustrierten Jahresrückblick präsentieren, bei dem die unterhaltenden Elemente dominieren. Statistiken und Zahlen sollten dem Rechenschaftsbericht auf der Mitgliederversammlung vorbehalten bleiben.
Damit Ihr bei der Organisation des Rahmenprogramm stets den Überblick behaltet, empfehlen wir Euch mit unseren freien Listen in WISO MeinVerein Web zu arbeiten. Erstellt Euch eine eigene Liste, in der Ihr das Rahmenprogramm organisiert. Wer übernimmt was während der Weihnachtsfeier? Wer organisiert welchen Programmpunkt? Alle To-Do könnt Ihr in unserer Vereinssoftware gemeinsam festhalten und organisieren.
Im nachfolgenden Klick-Tutorial zeigen wir Euch, wie Ihr unser Listen-Tool nutzen könnt, um Euch eine To-Do-Liste für die Organisation der Weihnachtsfeier zu erstellen, um gemeinsam mit allen Organisatoren darin zu arbeiten.
Verpflegung für die Vereinsmitglieder
Wenn Ihr Speisen und Getränke selbst organisiert, solltet Ihr bei der Weihnachtsfeier-Planung folgende Möglichkeiten prüfen:
- Wenn Ihr über ein eigenes Clubhaus oder andere Räumlichkeiten verfügt, in der Eure Weihnachtsfeier stattfinden kann, habt Ihr schon ein Problem weniger. Hier könnt Ihr bei den Terminen flexibel sein.
- Häufig stehen auch Räume in den Stadthallen und Dorfgemeinschaftshäusern oder auch in den Grillhütten kostengünstig zur Verfügung. Bei der Grillhüttenlösung aber bitte auch an Heizmaterial denken, wenn Ihr Eure Weihnachtsfeier plant.
- Bei kleinen Vereinen kann vielleicht ein Mitglied seinen Partykeller zur Verfügung stellen, wofür er eine kleine Miete bekommt. Auch hier müsst Ihr an Catering und Deko denken.
Gaststätten stellen Ihre Räume meist kostenlos zur Verfügung – im Gegenzug müssen aber auch Speisen und Getränke vom Wirt bezogen werden. Da die Teilnehmer zumindest einen Teil des Essens und der Getränke selbst bezahlen müssen, solltet Ihr eine Gaststätte mit „zivilen Preisen“ bevorzugen. Außerdem solltet Ihr Räume wählen, bei denen Ihr vom übrigen Gaststättenbetrieb ungestört seid.
Oft wird beim Weihnachtsfeier planen auch ein Besuch auf dem Weihnachtsmarkt ins Auge gefasst. Das hat allerdings den Nachteil, dass sich schnell Grüppchen bilden und kein Gemeinschaftsgefühl entsteht. Zudem ist hier die Kostenabrechnung schwierig.
„Für Verpflegung ist bestens gesorgt“ ist eine beliebte Floskel für die Verpflegung während der Weihnachtsfeier. Aber oft bleibt es bei Brat- und Currywurst, Fritten und selbst gebackene Kuchen. Heutzutage solltet Ihr aber auch daran denken, dass immer mehr Menschen auf vegetarische oder vegane Ernährung umgestellt haben. Wenn Ihr das Catering selbst organisiert und verschiedene Nationalitäten im Verein vertreten sind, könnt Ihr auch ein „internationales Buffet“ mit den Weihnachtstradition-Gerichten aus den verschiedenen Ländern zusammenstellen.
Bei warmen Speisen müsst Ihr auch an Warmhalteplatten und Saving Dishes denken. Die Warmhaltebehälter für Speisen könnt Ihr Euch bestimmt bei befreundeten Restaurants ausleihen.
Ihr organisiert Essen und Getränke eigenständig? Dann vergesst nicht, den Ausgaben direkt den richtigen Beleg zuzuordnen. Nutzt dafür am besten den Belegscan in unserer Vereinssoftware, um direkt einen Beleg für die Ausgabe zu erstellen und den Kassenbon für die Einkäufe dort hochzuladen. So habt Ihr alle Ausgaben, die für die Weihnachtsfeier anfallen, im Blick und ordnungsgemäß verbucht. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? Dann testet unsere Vereinssoftware jetzt 14 Tage kostenlos und überzeugt Euch selbst.
Versicherungsbedingungen prüfen
Ihr könnt Eure Weihnachtsfeier noch so gut planen: Unfälle können nie ganz ausgeschlossen werden. Darum prüft im Rahmen der Weihnachtsfeier-Planung auch, ob die Teilnehmer an der Feier versichert sind. Bei kleineren und mittleren Feiern sind die Gäste über die Vereinshaftpflicht versichert. Bei größeren Events müsst Ihr eventuell noch eine Veranstalterhaftpflicht abschließen.
Versicherer zahlen nicht gerne – deshalb achten sie im Schadensfall genau darauf, ob ihre Versicherungsbedingungen auch eingehalten wurden. Schon ein ungesichertes Kabel kann dazu führen, dass die Versicherung die Kostenübernahme verweigert. Darum lest im Rahmen des Weihnachtsfeier planens noch einmal alle Bedingungen durch und macht eine Liste, was bei der Raumgestaltung, der Deko (feuerfeste Materialien) und bezüglich der Fluchtwege usw. beachtet werden muss.
Unser weihnachtliches Fazit
Die Weihnachtsfeier im Verein ist ein bewährtes Mittel, um den Zusammenhalt im Verein zu stärken. Doch das Weihnachtsfeier planen ist eine umfangreiche Aufgabe. Ihr solltet deshalb möglichst frühzeitig mit der Planung beginnen und die Arbeit auf mehrere Schultern verteilen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr über keine eigenen Räume verfügt, in denen die Feier stattfinden kann.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Weihnachtsfeier planen
Wie hoch dürfen die Kosten für Geschenke an Vereinsmitglieder sein?
Was kann man Lustiges zur Weihnachtsfeier machen?
Das kommt auf die Größe Eures Vereins an. Hört Euch auch bei Euren Mitgliedern um, ob hier jemand bereit ist, etwas Lustiges vorzutragen. Gut kommt immer der Nikolaus an, der die Vereinsmitglieder ein wenig „durch den Kakao zieht“.
Was darf auf einer Weihnachtsfeier nicht fehlen?
Das hängt davon ab, wie Ihr die Feier ausrichtet. Soll es eine sehr weihnachtliche Feier werden oder eher ein gemütliches Beisammensein? Auf jeden Fall sollte der Raum mit Tannenästen oder Girlanden weihnachtlich geschmückt werden. Auf den Tischen können Kerzen mit kleinen Tannenzweigen und ein paar Nüssen für ein weihnachtliches Flair sorgen. Nehmt aber aus Sicherheitsgründen keine Wachskerzen (Brandgefahr).
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