In 7 Schritten zur erfolgreichen Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung

• 13. März. 2017
• Administrator
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Juppie, das nächste Vereinsevent steht an? Aber du hast keinerlei Schimmer von Marketing und Öffentlichkeitsarbeit?

Keine Sorge – deshalb muss dein Event nicht ins Wasser fallen.

Denn mit unseren 7 Schritten gelingt auch dir die erfolgreiche Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung.

Ich weiß: Marketing ist nicht jedermanns Sache.

Vor allem dann, wenn man sich nicht wie selbstverständlich in der Online-Welt bewegt, kein Auge für gelungene Designs hat und auch nicht weiß, welche Kanäle die potenzielle Zielgruppe konsumiert.

Okay, das war jetzt etwas drastisch formuliert.
Aber im Ernst: Wenn man ein paar Maßnahmen nicht aus den Augen verliert, klappt es ganz bestimmt mit der Vermarktung eurer Vereinsveranstaltung.

Ganz am Anfang steht natürlich die Planung des Events. Das soll hier aber nicht das Thema sein.

Gehen wir davon aus, dass du deine Veranstaltung bereits durchdacht hast.

Du weiß, wann, wo und mit wem sie stattfindet. Hast das Ziel des Events definiert.

Die Kosten berechnet.

Die Location besichtigt.

Dich um Speisen und Getränke gekümmert.

Und eben an alles gedacht, was wichtig ist, um ein tolles Event steigen zu lassen.

Dann solltest du dich jetzt um folgende 7 Schritte kümmern, die dir dabei helfen, deine Veranstaltung ordentlich und erfolgreich zu promoten!

Denn so toll deine Planung auch sein mag – ohne Gäste und Publikum wirst du am Ende nicht wirklich zufrieden damit sein.

Schritt 1: Marketing Plan erstellen und einheitlichen Werbeauftritt kreieren

Alles beginnt mit einer Strategie. Einem Plan.
Und ganz am Anfang steht die Kreation eines einheitlichen und unverwechselbaren Werbeauftrittes.
Was ich damit meine? Ganz einfach: Das Design deiner Veranstaltung.
Überlege dir folgende Dinge und setze sie um:

• Gibt es ein Logo, das deine Veranstaltung repräsentiert? Z.B. dein Vereinslogo oder ein neues Logo, welches in Kombination mit eurem Vereinslogo fungiert?
• Wie ist die Bildsprache deiner Veranstaltung? Jung und frisch? Eher gediegen und konservativ?
  Überlege dir dazu unbedingt, was du mit deinem Event erreichen willst.
• Wie könnte man das Ziel und den Charakter der Veranstaltung in einem kurzen, prägnanten Text zusammenfassen, der auf allen Kanälen als Ankündigung und Pressetext fungiert?

Aus meiner Sicht ist es wichtig, bei der Ausgestaltung des Events auf Professionalität zu setzen.

Vielleicht gibt es jemanden in deinem Verein, der sich gerne kreativ austobt und ambitionierter Gestalter ist?

Auch eine Werbe- oder Designagentur kann beim Erstellen eines Werbeauftrittes helfen. Dazu gehören nicht nur Materialien für die Print-Werbung, sondern gleichermaßen auch solche, die für den Einsatz in den sozialen Medien geeignet sind.

Nun muss ein strategischer Plan her, in welchem du alle Maßnahmen aufführst, die du für deine Eventvermarktung planst. Folgende Leitfragen können dir bei der Erstellung des Planes helfen:

• Welche Kanäle möchtest du zur Promotion bespielen? Bedenke dabei unbedingt die sozialen Netzwerke, die für deine Zielgruppe relevant sind und andere Medien, wie Zeitungen, Radio und eigene Print-Medien (z.B. Flyer, Plakate oder Brochüren)
• Wie viel Zeit steht dir für die Promotion deiner Veranstaltung zur Verfügung?
• Wie viel Budget steht für die Vermarktung insgesamt zur Verfügung? Plane die Maßnahmen anhand der vorhandenen finanziellen Mittel
• Wie viel Hilfe hast du beim Distribuieren der Maßnahmen? Steht ein ganzes Marketing-Team hinter dir oder musst du die Veranstaltung im Alleingang promoten?

Schritt 2: Promotion über soziale Netzwerke

Die Digitalen Medien sind heutzutage eines der wichtigsten Instrumente einer erfolgreichen Eventvermarktung.

Schließlich sind sie neben den klassischen Nachrichten zu unserer Informationsquelle Nummer eins geworden. Und tatsächlich sind sie im Werbeauftritt für deine Vereinsveranstaltung sogar sehr nützlich, denn sie verschlingen grundsätzlich wenig Budget und erzielen – mit ein paar Tricks – eine tolle Werbewirkung.

Im Zuge deines Marketing-Plans hast du dir sicher bereits überlegt, welche Kanäle du bespielen willst.

Um das herauszufinden, solltest du dich folgendes fragen:

In welchen Medien ist die Zielgruppe meiner Veranstaltung unterwegs?

Dabei gilt ganz grob: Sehr junge Menschen sind mittlerweile weniger aktiv auf facebook, dafür sehr stark auf Bild-Netzwerken wie Instagram oder Snapchat unterwegs.

Junge Erwachsene und Menschen mittleren Alters vernetzen sich über Facebook.
Sprichst du eine ältere Zielgruppe an, die gar nicht auf den sozialen Medien vertreten ist, könnte es hilfreich sein, auf E-Mail Marketing zu setzen.
Wenn deine Vereinsveranstaltung sich eher beruflich orientiert, sollte man auf berufliche Netzwerke wie XING oder LinkedIn nicht außer Acht lassen.

Bei der Wahl deiner sozialen Netzwerke gibt es eine goldene Regel:
Bespiele nur die Kanäle, die deine Zielgruppe ansprechen und verschwende somit nicht zu viel Energie in Medien, die dir unterm Strich nichts bringen.

Hast du eine Auswahl getroffen, solltest du die Kanäle – mit Hilfe deines Werbeauftrittes und deines Marketingplanes – regelmäßig mit Content befeuern. Dazu kannst du eigene Fan-Seiten oder Veranstaltungstermine für deine Vereinsveranstaltung anlegen.

Erstelle guten und authentischen Content rund um deine Veranstaltung, der gerne geliked und geteilt wird. Die Ideenvielfalt ist grenzenlos und von der Art deiner Veranstaltung abhängig.

Ein Beispiel: Ihr plant ein großes Sommerfest? Dann nimm die Nutzer der sozialen Medien doch mit und zeig ihnen, wie ihr den Sportplatz sommerlich dekoriert. Das macht definitiv Lust auf mehr und regt dazu an, sich das Ganze auf in „live“ anzuschauen.

Schritt 3: Lokalpresse und Zeitungen als Medienpartner

Da es sich bei Vereinsveranstaltungen meistens um lokal gebundene Events handelt, ist es sehr wichtig, die Lokalpresse mit ins Boot zu holen.

Denn noch immer setzen viele Menschen auf die Zeitung und regionale Mitteilungsblätter, wenn sie sich über Veranstaltungen und Neuigkeiten in ihrer Heimat informieren wollen.

Doch auch bei der Auswahl der richtigen Regionalzeitung gilt es, einiges zu beachten. Davon hat meine Kollegin Lena Kullmann bereits in ihrem Artikel „“Was jeder Verein über die Lokalpresse als Medienpartner wissen sollte“, erzählt.

Der Auftritt in der Presse sollte ebenso wie alle anderen Marketing-Maßnahmen, gut durchdacht sein.

Ein spannender Pressetext kann dabei helfen, die Journalisten von sich und seiner Veranstaltung zu überzeugen.

Um die oftmals sehr begehrten Seiten in Mitteilungsblättern etc. zu ergattern, sollte man sehr frühzeitig agieren und sich mit den entsprechenden Ansprechpartnern kurzschließen.

Auch Journalisten sind dankbar, wenn sie ihre Termine bereits mit etwas Vorlauf planen können.

Ein kleiner Tipp von mir: Viele Vereine setzen auf eine beständige Zusammenarbeit mit einer Regionalzeitung und einem bestimmten Journalisten, der den Verein gut kennt und deshalb auch mit etwas Vorwissen ausgestattet ist.

Schritt 4: Print-Medien erstellen (lassen) und verteilen

Die klassische Werbung sind Printmedien in sämtlichen Variationen.

Dabei sind die gängigsten Modelle natürlich der Flyer (meist im A6 Format) oder das Plakat (in A3 oder A2).

Und auch, wenn man mit der Presse und den sozialen Medien bereits einige Kanäle abdeckt, sollte man die Wirkung von gut gestalteten Flyer und Plakaten auf keinen Fall unterschätzen!

Wenn ich mal wieder im Feierabendverkehr unserer Kleinstadt stehe, dann bin ich besonders anfällig für plakatives Design.

Aber auch Werbe-Banner sind eine tolle Möglichkeit, auf seine Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Wichtig bei der Erstellung von wirkungsvollen Printmedien ist meines Erachtens, dass das Medium alle entscheidenden Fragen beantwortet.

Stelle deshalb unbedingt klar, dass folgende Informationen auf dem Medium enthalten sind:

• Was für eine Veranstaltung findet statt?
• Wer ist der Veranstalter?
• Zu welchem Anlass soll die Vereinsveranstaltung durchgeführt werden?
• Wann und wo findet sie statt?
• Welche Angebote werden präsentiert? Speisen, Getränke, Musik etc.?
• Welche Kosten kommen auf das Publikum zu? Eintrittspreise?
• Sind Tickets im Vorverkauf erhältlich oder an der Abendkasse?

Um die Printmedien sinnvoll „an den Mann“ zu bringen, sollte man sich im Vorfeld genau überlegen, wo eine Platzierung Sinn ergibt.

Ob in Geschäften, auf dem Markt, in der Fußgängerzone, an Straßenrändern, Pinnwänden öffentlicher Gebäude etc., bleibt dabei ganz euch überlassen.

Mein Tipp: Bildet ein Team, welches für die Verteilung der Medien zuständig ist. Denn will man Flyer und Plakate in lokalen Geschäften auslegen, sollte man Fingerspitzengefühl mitbringen, um den Besitzer von seiner Idee zu überzeugen. Auch der Gang zur örtlichen Behörde bleibt nicht aus, denn oftmals benötigt man für diverse Medien in der Öffentlichkeit eine Genehmigung.

Schritt 5: Multiplikatoren, Influencer und Unternehmen an Board holen

Multiplikatoren oder Influencer sind Menschen, die Einfluss aufgrund ihrer starken Persönlichkeit oder hohen Präsenz Einfluss auf die Meinung vieler anderer haben.

Oftmals genießen sie hohes Ansehen in den Medien, wie z.B. in den sozialen Netzwerken, im Radio oder Fernsehen.

Es gibt aber auch regionale „Meinungsbildner“.

Das können zum Beispiel wichtige Personen des öffentlichen Lebens eurer Stadt sein: der Bürgermeister, die Geschäftsführer wichtiger Unternehmen oder auch besonders gebildete Menschen mit hoher Kompetenz auf bestimmten Gebieten.

Für eine erfolgreiche Vermarktung der Vereinsveranstaltung kann es sich rentieren, wenn man sich solche Multiplikatoren an Board holt.

Somit könnte man die Veranstaltung zum Beispiel unter die Schirmherrschaft einer einflussreichen Person stellen.

Das garantiert ein hohes Ansehen der Vereinsveranstaltung und macht einige Menschen darauf aufmerksam.

Auch das Sponsoring durch eine Firma mit hohem Bekanntheitsgrad ist eine Möglichkeit, sich in der Öffentlichkeit zu statuieren.

Doch an Kooperationen oder Sponsoring mit Firmen zu gelangen ist keine ganz einfache Sache, die ich in einem späteren Beitrag noch mal genau erläutern werde.

Schritt 6: Vereinsmitglieder zur Mundpropaganda aufrufen

Ihr werdet nicht glauben, wie viel eigentlich immer noch über Mund-zu-und-Propaganda läuft.

Persönliche Empfehlungen sind Gold wert.

Einen maßgeblichen Teil dieser Marketing-Maßnahme sollten deine Vereinsmitglieder übernehmen.

Natürlich gilt es, diese stets daran zu erinnern und zu motivieren.

Denn in dieser Hinsicht gelten die Vereinsmitglieder selbst als Multiplikatoren und Meinungsbildner – schließlich sind sie Experten auf dem Gebiet eures Vereines und dessen Vereinsveranstaltung.

Schritt 7: Monitoring und Feinjustierung

Bei allen Maßnahmen sollte man nie vergessen, die Wirkungen und Ergebnisse stets im Blick zu behalten.

Monitoring is key – das gilt auch hier.

Wenn man durch einen der Schritte gewisse Erfolge verzeichnen kann, ist es sinnvoll, hier nochmal zu justieren.

Kann man durch einfache Veränderungen gegebenenfalls noch bessere Ergebnisse erzielen? Mehr Karten verkaufen? Mehr Menschen auf die Veranstaltung aufmerksam machen?

Manchmal hilft es, sich alles zu verschriftlichen.

Welche Maßnahme hat konkret wie viele Verkäufe, Besuche o.Ä. gebracht?

Lohnt es sich, nochmal in teure Plakate zu investieren? Haben sie ihre Wirkung erzielt?

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Mit diesen 7 Schritten kommst du einer erfolgreichen Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung schon ziemlich nahe. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung soll dir einen ersten Überblick über mögliche Maßnahmen geben, sodass du einen Anhaltspunkt für deinen Marketing-Plan hast.

Und wenn deine Veranstaltung jetzt ein voller Erfolg war – Herzlichen Glückwunsch! Das ist wunderbar!

Falls nicht: Stecke nicht gleich den Kopf in den Sand. Es ist noch kein (Marketing-) Meister vom Himmel gefallen.

Aber bitte denk immer daran: Nach der Veranstaltung ist vor der nächsten Veranstaltung.
Deshalb lohnt es sich auch im Nachhinein alle Schritte zu reflektieren und aus den Erfolgen und Dingen, die weniger gut funktioniert haben, eine eigene Strategie zu entwickeln.

So wirst du von Veranstaltung zu Veranstaltung besser und dein Verein präsentiert sich optimal in der Öffentlichkeit.

In unserer Vereinslounge entsteht eine umfassende Artikelsammlung zum Thema „Vereinsveranstaltungen planen und durchführen“. Wenn auch du Hilfe bei dem Management deiner Veranstaltungen brauchst, schau gerne vorbei und klick dich durch die Beiträge. 

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