Vereinsleben

Gehst du bei der Vereinsveranstaltung auf Nummer sicher?

06. Juli. 2017
Administrator
0

Wer eine Vereinsveranstaltung plant, steckt voller Energie, Tatendrang und Vorfreude.

Oder etwa nicht? 😉

Doch dabei läuft man oft Gefahr, sich in der Euphorie zu verlieren.

Auf Nummer sicher gehen. So lautet hier die Devise.

Denn auch Vereine müssen sich bei Veranstaltungen, die in einem öffentlichen Raum stattfinden, an gewisse Regeln und Vorschriften halten.
Wenn man diese missachtet – oh oh. Dann drohen einem unter Umständen sogar Geldstrafen und Sanktionen.
Das wollen wir natürlich um jeden Preis vermeiden.

Unser kleiner Leitfaden hilft dir, die Vereinsveranstaltung sicher, erfolgreich und ordnungsgemäß zu organisieren.

Safety first!

Es gibt einiges zu beachten: Behördliche Auflagen für öffentliche Veranstaltungen

Für Veranstaltungen gibt es viele behördliche Auflagen, die Du als Organisator kennen und beachten musst. Das gilt nicht zuletzt für Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen, zum Beispiel einem Straßenfest: Hierfür müssen zum Beispiel

Rettungswege festgelegt,
Straßensperren errichtet,
Aufbauten genehmigt,
Ausschankkonzessionen eingeholt werden
uvm.

Aber auch kleinere Veranstaltungen, selbst die im Vereinsheim, finden nicht im rechtsfreien Raum statt!

Brandschutz, Lärmschutz, Unfallverhütungsvorschriften, Sperrstunden-Konzession, Gesundheitszeugnisse – es ist schlicht unmöglich, alle Einzelheiten aufzuführen.

Zudem sind die Regularien von Bundesland zu Bundesland, ja sogar von Ort zu Ort verschieden.

Tipp: Setze Dich mit dem Ordnungsamt in Verbindung und frage nach. Sammle alle wichtigen Vorschriften möglichst schon in der ersten Planungsphase. Ansonsten drohen deine guten Ideen schließlich zu scheitern oder mögliche Bußgelder strapazieren die Vereinskasse und somit auch dein Budget. Das wäre nicht nur schade, sondern in vielen Fällen eine Katastrophe für den Verein.

Unbedingt auf Nummer sicher gehen

Was tun, wenn beim Aufbau die teure, gemietete Technik kaputt geht? Oder der Rathaussaal plötzlich unter Wasser steht, weil jemand irrtümlich die Kühlschränke über Nacht abgeschaltet hat? Solche Fälle sind bei einer lebendigen Feier gar nicht so unwahrscheinlich.

Als Veranstalter stehst Du Risiken gegenüber, die ordentlich ins Geld gehen können.

Gegen viele schützen Versicherungen.

Betreibe vor Vertragsschluss eine gründliche Risikoanalyse: Welche Versicherung brauchen wir, weil ein Schadensfall den Verein ruinieren könnte? Natürlich kannst Du auch kleinere Risiken absichern.

Vorrang solltest Du aber den drei wichtigsten Versicherungen für Veranstalter einräumen:

1. Die Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung

Wer eine größere Veranstaltung plant, der kommt um diese Versicherung nicht herum.
Die Police bietet meist eine allgemeine Abdeckung, die zum Beispiel die Auf- und Abbauarbeiten in den angemieteten Räumen versichert. Diese kannst Du durch zusätzliche Deckungserweiterung praktisch beliebig erhöhen, so dass sie zum Beispiel Wasserschäden an den gemieteten Räumlichkeiten einschließt, Zerstörungen durch Vandalismus und so weiter. Stelle vor Vertragsabschluss sicher, dass die Versicherung wirklich alle wichtigen Risiken abdeckt, damit Du im Schadensfall nicht doch mit leeren Händen dastehst.

Tipp: Wenn Du häufig Veranstaltungen durchführst, kann es sich lohnen, mit der Versicherung eine Jahresvereinbarung zu treffen.

2. Die Veranstaltungs-Ausfall-Versicherung

Sie greift, wenn Deine Veranstaltung aus Gründen, die der Verein nicht zu verantworten hat, abgebrochen werden oder ganz ausfallen muss, zum Beispiel wegen schlechten Wetters. Der Versicherer ersetzt (bis zur Höhe der vereinbarten Versicherungssumme) den Nettoverlust insbesondere aus aufgewendeten Kosten und entgangenem Gewinn. Der Leistungsumfang ist von Versicherung zu Versicherung sehr unterschiedlich, vieles wird erst durch Zusatzvereinbarungen abgedeckt und es gibt zahlreiche Haftungseinschränkungen.

3. Die Elektronik-Versicherung

Sie deckt Beschädigung oder Verlust der technischen Ausrüstung ab. Meist sind dabei auch Beschädigungen durch Bedienungsfehler, Ungeschicklichkeit, Fahrlässigkeit oder Kurzschluss enthalten.

Tipp: Für jede Versicherung gilt: Das Interessante steht im Kleingedruckten. Mache dir die Mühe, jede Klausel zu studieren und verlange Auskunft, wenn Du etwas nicht verstehst!

Achtung: Lass die „Kostenfalle GEMA“ nicht zuschlagen

Ob Live-Kapelle oder heiße Rhythmen aus der Soundanlage – wenn Du die Gäste musikalisch unterhalten willst, musst Du das bei der GEMA, der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, anmelden. Denn die meisten Musikstücke sind urheberrechtlich geschützt und dürfen öffentlich (dazu zählt auch eine Veranstaltung im Kreis der Vereinsmitglieder) nur gegen Gebühr gespielt werden, die die GEMA für die Urheber einzieht.

Die Adresse der GEMA Bezirksdirektion, die für Deinen Verein zuständig ist, erfährst Du im Internet unter www.gema.de oder bei der GEMA-Zentrale in Berlin:

Generaldirektion Berlin

Bayreuther Strasse 37

10787 Berlin

Telefon: 030 / 21 24 5 – 00

Fax: 030 / 21 24 5 – 950

E-Mail: gema(at)gema.de

Tipp: Auch wenn es vielleicht verlockend scheint: Sich vor den GEMA-Gebühren zu drücken, hat wegen der umfangreichen Kontrollen wenig Aussicht auf Erfolg und die Bußgelder sind im Allgemeinen wesentlich höher als die erhoffte Einsparung.