Organisation im Vereinsheim – 5 Tipps für mehr Ordnung

• 17. Oktober. 2017
• Administrator
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Die Organisation im Vereinsheim ist ein allgegenwärtiges Thema.

Gehe ich zu weit, wenn ich behaupte, dass folgendes Problem wirklich jeder Verein kennt?

Die Vereinsparty im Vereinsheim war ein voller Erfolg. Was bleibt, sind nicht nur Erinnerungen an eine gelungene Feier, sondern auch jede Menge Abfall, Dreck, Kosten, Fundstücke und Chaos. Denn mal wieder fühlt sich niemand verantwortlich… oh je. 

Spaß haben, feiern, und Gemeinschaft erleben. Das Vereinsheim ist der Treffpunkt der Mitglieder. Doch wie organisiert man das Zusammenleben dort?

Wenn das Vereinsheim nicht gepflegt wird

Ein Vereinsheim – bzw. einen Ort zu haben, an dem der Verein sich treffen, austauschen und feiern kann, ist ein Privileg. Ganz egal, ob es sich dabei um ein Clubheim oder eine kleine Räumlichkeit handelt: Ein Vereinsheim muss gehegt und gepflegt werden. Wer hält sich schon gerne an einer siffigen und unordentlichen Örtlichkeit auf?

Niemand.

Doch das Problem kleinerer Vereine, die nicht eigens einen Hausmeister oder eine Reinigungskraft für das Vereinsheim beschäftigen können, dreht sich oft rund um die Organisation des gemeinsamen Vereinslebens innerhalb der vereinseigenen Räumlichkeit. Wer hat schon Lust, freiwillig zu putzen oder aufzuräumen?

Auch niemand.

Trotzdem ist die Pflege des Vereinsheims eine wichtige Aufgabe, die auch nicht ausschließlich am Vorstand hängen bleiben muss.

Nein. Sie darf nicht ausschließlich am Vorstand hängen bleiben. Denn das Vereinsheim ist ein Ort, das dem gesamten Verein dient. Folglich sollte auch jedes Mitglied ein gewisses Maß an Mitarbeitsbereitschaft zeigen.
Das Stichwort heißt mal wieder: Gute Organisation.

Mit den folgenden 5 Tipps gelingt die Organisation im Vereinsheim garantiert. 

1. Bereits vor der Party festlegen, wer (wann) aufräumt

Eine Grundregel, die man unbedingt beachten sollte, um folgendes Szenario zu vermeiden, das bestimmt jeder Vereinsmanager kennt: Nach der Party steht er oder sie ganz alleine vor einem riesigen Müllberg der „Partyüberbleibsel“. Plötzlich haben alle noch einen wichtigen Anschlusstermin. Worst case.

Um dieses Horrorszenario zu umgehen, sollte man bereits vor der Veranstaltung festlegen, wer im Anschluss aufräumt. Je genauer man dies vorausplant, desto reibungsloser läuft das Reinigen ab.

Wenn Bettina weiß, dass sie für das Spülen des Geschirrs verantwortlich ist und ihre Freundin Anna ihr mit dem Abtrocknen zur Hand geht, werden die beiden sicher alles daran setzen, schnellstmöglich mit ihrer Aufgabe fertig zu werden. Und sicher werden die beiden sehr gewissenhaft arbeiten, da sie sich keine unsaubere Arbeit nachsagen lassen wollen.

Du siehst? Verantwortung erhöht die Arbeitsbereitschaft. 🙂

Stelle also vor der Feier ein Aufräum- und Reinigungsteam zusammen. Lege weiterhin den genauen Zeitpunkt der Aktion fest: Direkt im Anschluss? Am nächsten Morgen?

2. Für dauerhafte Aufgaben feste Ämter verteilen

Abgesehen von der Reinigung nach einer großen Feier, fallen in einem Vereinsheim auch Aufgaben an, die dauerhaft und regelmäßig ausgeführt werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel

• Reinigung der Fenster / Staub wischen
• Befüllen des Kühlschranks / Pfandrückgabe
• Verwalten der Getränkekasse
• Verwalten von Lagerbeständen
• ggf. Pflege rund um’s Vereinsheim (Winterdienst? Rasenmähen? Unkraut jäten?)
• Geschirrspülen
• Entsorgen des Mülls
• Dekoration und Gestaltung für die Gemütlichkeit
• …

Je nach Typ des Vereinsheims fallen garantiert noch weitere Aufgaben an. All diese Posten müssen klar besetzt sein. Sicher gibt es Menschen in deinem Verein, die bereit sind, eine dieser Aufgaben pflichtbewusst zu erfüllen. Bei geschickter Aufgabenverteilung fällt sicherlich nicht allzu viel Arbeit für den Einzelnen an.

3. Einen übergeordneten Verantwortlichen bestimmen: Der Vereinsheim-Wart

Letztendlich muss es auch jemanden geben, der über all diese Aufgaben den Überblick bewahrt. Das muss nicht zwingend ein Vorstandsmitglied sein, kann aber. Der Vereinsheim-Wart sollte jedenfalls folgende Voraussetzungen mitbringen:

• Pflicht- und Verantwortungsbewusstsein
• keine Scheu, Mitglieder in die Erfüllung ihrer Aufgaben zu erinnern
• ein gewisses Maß an Autorität
• strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung im Erstellen von Arbeitsplänen
• gute Kenntnis der Vereinsmitglieder und der Termine des Vereins

4. Reinigungskraft und Hausmeisterdienst einstellen

Wenn sich im Verein niemand zur Mitarbeit im Vereinsheim motivieren lässt, muss der Verein andere Maßnahmen ergreifen. Bevor das Vereinsheim nicht gepflegt wird oder die ganze Arbeit am Vereinsmanager hängen bleibt, sollte der Vorstand darüber nachdenken, eine Reinigungskraft und/oder einen Hausmeisterdienst einzustellen.

Sind die finanziellen Mittel dafür nicht vorhanden, bietet es sich an, die anfallenden Kosten auf den Mitgliedsbeitrag umzulegen.

Bestimmt kann man dadurch den ein oder anderen so doch noch von der Mitarbeit im Vereinsheim überzeugen. 😉

5. Frühjahrs- und Winterputz einführen, bei dem alle Mitglieder zur Hand gehen

Einmal pro Halbjahr bietet es sich an, einen größeren Aufräum- und Putztag einzulegen. Im Laufe einiger Monate sammelt sich im Vereinsheim vieles an: Neben Schmutz in Ecken und unter Bänken, kommt garantiert auch so allerlei Krimskrams zusammen, der sortiert oder entsorgt werden muss.

Bei Vereinen mit Lagerbestand eignet sich dieser Termin auch prima zur Protokollierung des Inventars.

Zwei Termine im Jahr sind für die Mitglieder ein überschaubarer Umfang. Je nach Größe der Räumlichkeit und des Vereins, kann man auch mehrere Arbeitsgruppen bilden. So ist das einzelne Vereinsmitglied vielleicht gar nur einmal im Jahr oder einmal in zwei Jahren an der großen Aufräumaktion beteiligt.

Fazit: Organisation im Vereinsheim

Mit ein bisschen organisatorischem Geschick lassen sich Horror-Szenarien im Vereinsheim vermeiden. Wenn man den Vereinsmitgliedern begreiflich macht, warum es so wichtig ist, dass jeder an der Instandhaltung des Vereinsheims mitwirkt, findet man garantiert viele freiwillige Helfer. Schließlich soll die Räumlichkeit dem Verein noch lange erhalten bleiben, jeder will sich in ihr wohlfühlen und Gemeinschaft in ihr erleben.

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