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12. Arbeitsbereich > Einstellungen „Weitere Einstellungen“

In der Sammelrubrik „Weitere Einstellungen“ schließlich nehmen Sie die folgenden Feinjustierungen vor:

Mit dem voreingestellten (1) „Nummernkreis“ sorgen Sie für die ebenso flexible wie aussagekräftige Nummerierung Ihrer Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen. Die automatisch generierten Vorgangsnummern setzen sich aus bis zu vier Teilbestandteilen zusammen:

  • maximal dreistellige Vorsilbe („Präfix“),
  • vier- bis achtstellige „Datums“-Variable (Jahr, Monat und / oder Tag),
  • zwei- bis neunstellige „Laufende Nr.“ und
  • maximal dreistellige Nachsilbe („Suffix“).

Bei Bedarf können Sie für jede Vorgangsart einen separaten Nummernkreis festlegen. Änderungen an den Nummernkreisen werden erst nach einem Mausklick auf den „Speichern“-Button in die Einstellungen übernommen.

Linktipp: Ausführlichere Informationen finden Sie im Video-Tutorial „Nummernkreise einstellen“.

(2) „Titel“, „Anrede“ und „Positionen“: An dieser Stelle können Sie die standardmäßigen Auswahllisten um zusätzliche Einträge erweitern und entbehrliche löschen:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Arbeitsbereich „Weitere Einstellungen“

Auf diese Auswahllisten greifen Sie beim Anlegen neuer Geschäftskontakte in Ihren Kunden-Stammdaten zu. Angaben über „Positionen“ übernehmen Sie in den Kontaktdaten Ihrer dortigen „Ansprechpartner“:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Ansprechpartner hinzufügen

Bitte beachten Sie: Falls Sie einen oder mehrere Einträge aus den Titel-, Anrede- und Positionen-Listen entfernen, wirkt sich das nicht auf existierende Datensätze aus.

Zurück zu den „Weiteren Einstellungen“

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Arbeitsbereich „Weitere Einstellungen“

Mithilfe vorhandener und selbst festgelegter (3) „Kundenkategorien“ und (4) Artikelkategorien“ lassen sich die Kunden- und Artikel-Stammdaten gruppieren. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Umsätze gezielt auszuwerten.

Praxistipp: Die dazugehörigen Auswertungen finden Sie im „Dashboard“ auf der „Startseite“ im Abschnitt „Umsatzauswertung“. Dort gibt es unter anderem die „Top 5“ der Kunden- und Artikelkategorien:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Arbeitsbereich „Dashboard individualisieren“

Zurück zum Einstellungen-Dialog:

  • Um eine der beiden Kategorienlisten zu erweitern, klicken Sie auf „Kategorie hinzufügen“ bzw. „Artikelkategorie hinzufügen“ und fügen den neuen Listeneintrag hinzu.
  • Beim Löschen von Kunden- und Artikelkategorien werden die betreffenden Umsätze auf eine der verbliebenen Kategorien umgebucht. Die neue Artikelkategorie legen Sie in einem separaten Dialogfenster fest, das sich beim Löschen einer vorhandenen Kategorie automatisch öffnet:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Artikelkategorien ersetzen

Die (5) „Artikeleinheiten“ (z. B. „Stk.“, „Std.“, oder „kg“) kommen sowohl in den Artikel-Stammdaten als auch auf Positionsebene in den Vorgängen als Mengenangaben zum Einsatz:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Artikeleinheiten festlegen

Bitte beachten Sie: Wenn Sie in den „Weiteren Einstellungen“ entbehrliche Artikeleinheiten löschen, wirkt sich das nicht auf bereits vorhandene Datensätze aus.

Die (6) „Aktivitätskategorien“ (z. B. „E-Mail“, „Meeting“, „Notiz“ oder „Telefonat“) finden sich in den Aktivitäten-Listen Ihre Kunden- und Lieferanten-Stammdaten wieder. So können Sie selbst umfangreiche Aufzeichnungen gezielt auf bestimmte Aktivitäten begrenzen, besser den Überblick behalten und schneller auf gesuchte Kategorien zugreifen:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Aktivitätskategorien

Linktipps: Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung mit weiteren Informationen finden Sie im Video-Tutorial „Weitere Einstellungen“.

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