MeinBüro Web Handbuch

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8. Arbeitsbereich > Einstellungen „Mahnwesen“

MeinBüro Web unterstützt das klassische vierstufige Mahnverfahren. Um Kunden an überfällige Zahlungen zu erinnern, können Sie bis zu vier Mahnstufen aktivieren:

  • „Zahlungserinnerung“,
  • „1. Mahnung“,
  • „2. Mahnung“ und
  • „Letzte Mahnung“.

Sobald eine Zahlung überfällig oder die nächste Mahnstufe erreicht ist, weist die Rechnungssoftware Sie automatisch darauf hin und bereitet zugleich ein wasserdichtes Mahnschreiben vor.

Mehr noch: Bei Bedarf können Sie sogar veranlassen, dass Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch per E-Mail an säumige Kunden verschickt werden!

Bitte beachten Sie: Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie bis zu vier Erinnerungsschreiben verschicken. Rein rechtlich ist höchstens eine Mahnung erforderlich, um einen Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen. Bei B2B-Geschäften noch nicht einmal das: Geschäftskunden geraten automatisch 30 Tage nach Fälligkeit einer Geldforderung und Zugang der Rechnung in Verzug!

MeinBüro Web lässt Ihnen beim Mahnversand daher alle Freiheiten:

(1) „Automatischen E-Mail-Versand von Mahnungen aktivieren“: Nachdem eine Mahnfrist verstrichen ist, erhält der Schuldner automatisch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung per E-Mail. Um keine Stammkunden zu verprellen, verwenden Sie die Mahnautomatik am besten mit Vorsicht. Praktisch ist der automatische Versand vor allem bei Massengeschäften mit Laufkundschaft.

(2) „Mahnstufe aktivieren“: Durch den Schieberegler sorgen Sie dafür, dass die betreffende Mahnstufe aktiviert oder deaktiviert wird. Welche der vier Stufen Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen: Sie können zum Beispiel ausschließlich die erste oder auch gleich die letzte Mahnung aktivieren.

(3) „Erstellen ## Tage nach Fälligkeitsdatum vorschlagen“: Für jede Mahnstufe lässt sich festlegen, am wievielten Tag nach Fälligkeit oder einer vorangegangenen Mahnung die nächste Mahnstufe vorgeschlagen werden soll.

(4) „Mahngebühren“: Hier tragen Sie einen Euro-Betrag Ihrer Wahl ein. Die erste Mahnung ist üblicherweise gebührenfrei. Einen rechtlich verbindlichen Gebührenrahmen gibt es nicht: In vielen Branchen gelten 2,50 Euro pro Mahnung als üblich.

(5) „Textbausteine einblenden“: MeinBüro Web stellt Ihnen standardmäßig für jede einzelne Mahnstufe passende Formulierungen zur Verfügung. Um sich die Standard-Textbausteine anzeigen zu lassen, klicken Sie auf „Textbausteine einblenden“: Den …

  • „Einleitungstext“,
  • „Schlusstext“ sowie die
  • Formulierungen für den „E-Mail-Versand“
    … können Sie auf jeder Mahnstufe an Ihre betrieblichen Erfordernisse anpassen.

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Begleittexte des Mahnwesens bearbeiten

Praxistipp: Per Mausklick auf „Textbausteine ausblenden“ sorgen Sie wieder für einen besseren Überblick im Einstellungen-Dialogfenster.

  • (6) „Speichern“: Änderungen in jeder einzelnen Mahnstufe übernehmen Sie mit „Speichern“ in die MeinBüro-Einstellungen:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Arbeitsbereich „Mahnwesen“

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