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Mehr als eine Sorge weniger, durch intelligente Mahnungen

  • Mahnungen schreiben ohne Kunden zu verlieren
  • Intelligentes Mahnwesen auf Wunsch auch automatisch
  • Mahngebühren und Mahnstufen individuell festlegen
  • Zahlungserinnerungen und persönliche Zahlungsaufforderungen
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Was sollte eine Mahnung enthalten?

Pflichtangaben wie bei einer Rechnung gibt es nicht. Theoretisch können Sie eine Mahnung sogar mündlich aussprechen, aber das würde Ihre Beweisführung sehr schwierig gestalten, sollte es zum gerichtlichen Mahnverfahren kommen. Um solche Schwierigkeiten zu umgehen, sollten Sie unbedingt eine schriftliche Mahnung verschicken, die folgende Angaben enthält:

Mahnung schreiben im Detail mit WISO MeinBüro
  1. 1
    Kundennummer
  2. 2
    Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs
  3. 3
    Betreffende Rechnungsnummer
  4. 4
    Rechnungsdatum
  5. 5
    Rechnungsbetrag
  6. 6
    Fälligkeitsdatum
  7. 7
    Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
  8. 8
    Offener Rechnungsbetrag

Ihre komplette Auftragsabwicklung in einer intuitiven Software

Die All-in-One-Bürosoftware WISO MeinBüro enthält alle Funktionen vom Angebot bis hin zur Mahnung.

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Clevere Mahnungssoftware für Ihr Unternehmen

Es gibt viele Vorteile, wenn Sie bei der Büroarbeit oder beim Zahlungsausfall Ihrer Kunden auf WISO MeinBüro Web setzen. Beispiel gefällig:

Inklusive Mahnungsvorlage

Dank Vorlage für Mahnungen verfassen Sie aus dem Stegreif professionelle Mahnungen für jede Mahnstufe.

Bis zu 4 Mahnstufen

In der Regel gibt es vier ver­schiedene Mahnstufen. Wie viele Sie nutzen möchten, bleibt Ihnen überlassen.

Mahngebühren bestimmen

Ob und welche Gebühren Sie für einen Zahlungsverzug veran­schlagen möchten, legen Sie selbst für Ihre Kunden fest.

Persönliche Erinnerung

Bei Ausbleibenden Zahlungen bestimmen Sie individuell, ob Sie Kunden eine Zahlungs­erinnerung zukommen lassen.

Verschiedene Versandarten

Versenden Sie Ihre Mahnungen an Ihre Kunden immer ganz wie Sie es wünschen, ob per E-Mail, Post oder Fax.

Zahlungsziele erstellen

Sie definieren einfach entsprechende Zahlungsziele auf Ihren Rechnungen für ein wasserdichtes Mahnwesen.

SEPA Online-Banking

Selbstverständlich unterstützt das in MeinBüro Web integrierte Online-Banking das sichere SEPA-Format.

PayPal & Kreditkarte

Verbinden Sie Ihr PayPal-Konto oder Ihre Kreditkarte, um Geldeingänge zu erkennen und diese zuzuordnen.

> 55.000 Nutzer

arbeiten täglich mit WISO MeinBüro

30 Jahre Erfahrung

haben wir im Bereich Bürosoftware

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* Alle Preise sind netto zzgl. USt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmen (§ 14 BGB) und nicht an Verbraucher (§ 13 BGB).

Vorteile

Gute Gründe für Mahnungen schreiben mit WISO MeinBüro Web:

Den Rechnungsstatus immer im Griff


Eine unbezahlte Rechnung fällt Ihnen sofort in den Blick.

Die Liquidität Ihres
Unternehmens sichern


Vermeiden Sie Risiken und fordern Sie Ihr Geld zeitnah ein.

Maximale Kundennähe
beim Zahlungsausfall


Entscheiden Sie individuell, was bei einem Schuldner passiert.

Mehr Zeit
fürs Business


Automatisieren Sie Mahnwesen und Forderungsmanagement.

WISO Mahnungssoftware

Mahnung schreiben, wie ein Profi

„Mahnung schreiben“ ist eigentlich in diesem Zusammenhang schon übertrieben. Denn ehrlich gesagt müssen Sie nicht einen einzigen Buchstaben oder eine einzige Zahl schreiben, um mit MeinBüro Web eine Mahnung versenden zu können.

Online-Banking und Mahnwesen intelligent verzahnt

Ihre Finanzen können sich sehen lassen

Mit MeinBüro Web haben Sie Ihre Finanzen im Blick. Überprüfen Sie jederzeit per Mausklick, ob Ihre noch offenen Rechnungen vollständig oder zum Teil beglichen wurden – ohne, dass Sie sich dafür umständlich auf der Website Ihrer Bank einloggen müssen.

Online-Banking und Mahnwesen intelligent verzahnt

Automatisiertes Mahnwesen

Automatisiertes Mahnwesen

Kunde zahlt nicht? Keep cool!

Das eigentliche Erstellen einer Mahnung geht mit MeinBüro Web ganz leicht von der Hand. Die Anwendung gibt Ihnen direkt eine fertige Mahnung aus, die Sie an Ihren Kunden senden können. Die dabei vorgegebenen Zahlungsbedingungen, Mahnfristen und Text-Bausteine können Sie bei jedem einzelnen Rechnungs- bzw. Mahnvorgang manuell beeinflussen.



Zahlungsausfälle, Sie bestimmen was passiert

Alles kann, nichts muss

Ihnen steht es frei die von der Software angelegten Mahnungen aus MeinBüro Web heraus online per E-Mail oder per Post oder via Fax zu versenden. Sie können ebenso eine automatisch erzeugte Mahnung zum Anlass nehmen, Ihren Kunden telefonisch zu kontaktieren. Denn, wie Sie bei einem ausstehenden Betrag vorgehen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Zahlungsausfälle, Sie bestimmen was passiert

Ich habe mich für WISO MeinBüro entschieden, weil es mir eine schnelle und einfache Handhabung meiner Unternehmens­aktivitäten bei zeitgleich großer Übersichtlichkeit bietet.

Daniel Grill
GRILL & Partner

Alle Funktionen im Blick

WISO MeinBüro Web – Mehr als ein Rechnungs­programm

Angebote erstellen


Überzeugen Sie Ihre Kunden mit profes­sionellen Angeboten und sich­ern Sie sich lukrative Aufträge.

Rechnungen schreiben


Nutzen Sie maximale Freiheiten beim Schreiben von Rech­nungen und sparen Sie viel Zeit im Büro.

Aufträge & Lieferscheine


Erstellen Sie einen Lieferschein oder Auf­trag mit wenigen Klicks. So arbeiten Sie noch effizienter.

Finanzen


Verwalten Sie alle Geld- und Bankkon­ten auf einen Blick. Inklusive handlicher Buchführung.

Kunden & Artikel


Schluss mit verstreu­ten Kunden- und Pro­duktdaten. Stammda­ten­ver­wal­tung ein­fach gelöst.

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Erledigen Sie Ihre vorbereitende Buch­haltung und versen­den Sie Ihre Daten an den Steuerberater.

Belege


Digitalisieren Sie Ihre Papierbelege und sagen Sie Tschüss zu Papierbergen am Arbeitsplatz.

E-Commerce


Verbinden Sie Ihre Warenwirtschaft und Onlineshops zu einem einheitlichen Workflow.

Mobile App


Die iOS und Android App für Ihr Smart­phone und Tablet bieten Ihnen noch mehr Flexibilität im Alltag.

Sicheres Arbeiten mit WISO MeinBüro

Sicheres Arbeiten mit WISO MeinBüro

DSGVO Siegel

DSGVO konform


MeinBüro ist für die da­ten­schutz­kon­for­me Nutzung nach DSGVO aus­gelegt. Sie schließen bei Registrie­rung einen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag (AVV) ab und bei Account­lö­schung werden Ihre Un­ter­neh­mens­da­ten vollständig gelöscht. In der Anwendung sorgen ein Login sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung für Datenschutz.

Software hosted in Germany

Sicherheit & Datenschutz


Ihre MeinBüro-Daten werden auf den mehrfach ge­schütz­ten Servern am Hauptsitz der Buhl Data Service GmbH in Deutschland gesichert. Das VdS-Zertifikat bestätigt, dass sich das Unter­neh­men orga­nisatorisch, tech­nisch und präventiv auf die wichtigsten An­griffs­sze­na­rien vorbe­reitet hat – und über passende Prozesse und Schutz­maß­nah­men verfügt.

Buhl Banking

Lizenziertes Banking


Sie arbeiten in MeinBüro mit dem li­zen­zier­ten buhl:Bank­ing. Dieses wurde als sichere Lösung als Kon­to­in­for­ma­ti­ons­dienst (KID) und Zah­lungs­­aus­­lö­­se­­dienst (ZAD) von der BaFin zertifiziert. Damit erfüllt das in­te­grier­te Banking die offizielle Zu­las­sung für PSD2-konforme Banking Dienste und höchste Standards.

MeinBüro – Software as a Service

Software as a Service (SaaS)


MeinBüro Web ist eine Anwendung, die über jeden Webbrowser oder mobil über die MeinBüro App aufrufbar ist. Dabei setzen wir auf mo­dern­ste Ver­schlüs­se­lungs­tech­nik (AES256) und legen höch­sten Wert auf Schutz vor Cyber­at­ta­cken und Ha­cker­an­grif­fen. Ihre Daten sind damit vor dem Zugriff Dritter optimal abgesichert.

FAQ

Was Sie über Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen wissen sollten.

Egal wie zuverlässig Sie arbeiten: Früher oder später kommen Sie leider sehr wahrscheinlich in die Situation, dass der wohlverdiente Lohn für Ihre Bemühungen auf sich warten lässt. Aus welchen Gründen auch immer, wenn ein Kunde nicht zahlt, und die Mittel der freundlichen Kommunikation nicht ausreichen, müssen Sie eine Mahnung verschicken. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie im FAQ.

Praxistipp: Machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen so einfach wie möglich!

Denn auch wenn Sie absolut sauber und professionell arbeiten, manchmal sind Kunden einfach nur schludrig. Ein wenig gegensteuern und Probleme vermeiden können Sie, wenn Sie das Bezahlen Ihrer Rechnungen so einfach wie nur möglich gestalten:

  • Achten Sie bei Ihren Ausgangsrechnungen auf die Pflichtangaben, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.
  • Geben Sie konsequent und gut sichtbar Ihre Kontaktdaten und Zahlungsinformationen an, inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse, falls noch Rückfragen bestehen.
  • Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Wer sich hier flexibel aufstellt, demonstriert als Unternehmen hohe Servicequalität.
  • Überlegen Sie, ein Zahlungsziel auf Ihren Rechnungen anzugeben. So können zum Beispiel 14 Tage Zeit für beide Seiten einen guten Kompromiss bedeuten.
  • Möglicherweise gewähren Sie den Kunden einen Skonto als zusätzlichen Anreiz für schnelle Bezahlung. Sie können den Skonto schon bei Ihren Preisen einkalkulieren.

Gleich eine Mahnung verschicken oder erst mal eine Zahlungserinnerung?

Manchmal werden von Unternehmen zunächst Zahlungserinnerungen verschickt. Dahinter verbirgt sich aber nichts anderes als eine Mahnung. Lediglich die gewählte Bezeichnung lautet unterschiedlich. Wenn von einer Zahlungserinnerung die Rede ist, klingt das zunächst nach weniger Nachdruck und mehr Wohlwollen dem Kunden gegenüber. Wenn Sie also erst einmal nachsichtig auftreten wollen, können Sie Ihre Mahnschreiben auch als Zahlungserinnerung betiteln.


Rechtlich gesehen macht es aber überhaupt keinen Unterschied, wie der Titel Ihres Mahnschreibens lautet: In jedem Fall wird der Schuldner durch Ihr Anschreiben in Verzug gesetzt.

 
Ganz egal ob ein Muster für Mahnungen, ein Musterbrief für Zahlungserinnerungen, oder einen online Vordruck für Zahlungsaufforderungen: MeinBüro Web enthält alle Formulare, die Sie für eine professionelle Geschäftskorrespondenz benötigen.

Was bedeuten Fälligkeit und Verzug?

Vor dem Verzug steht erst die Fälligkeit Ihrer Rechnungsbeträge. Nach § 271 BGB sind diese grundsätzlich sofort nach erbrachter Lieferung oder Leistung fällig, in bestimmten Fällen sogar unabhängig vom Eingang der Rechnung beim Kunden.


Im Geschäftsalltag findet sich auf vielen Rechnungen ein davon abweichendes Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tage nach Erhalt der Rechnung. In diesem Fall verschiebt sich die letzte Fälligkeit logischerweise entsprechend.


Damit Sie Ihre Ansprüche gegenüber säumigen Kunden wirklich geltend machen können, wenn die Fälligkeit Ihrer Rechnung überschritten wurde, müssen Sie die Schuldner in Verzug setzen. Das Erreichen Sie nach § 286 BGB durch eine Mahnung.

Welche Schritte sind beim Mahnwesen entscheidend?

Das teilweise noch praktizierte, langwierige Verfahren, bestehend aus einer ersten „Zahlungserinnerung“ sowie darauffolgenden Mahnungen in drei Stufen, ist dabei ziemlich irreführend. Der rechtlichen Grundlage entsprechend reicht allerhöchstens ein einziges Mahnungsschreiben, um den Zahlungsverzug eines Kunden zu erreichen.


In vielen Fällen können Sie sogar gänzlich auf eine Mahnung verzichten. Geschäftskunden kommen innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit einer erhaltenen Rechnung automatisch in Verzug. Bei Privatkunden greift diese Verzugsautomatik nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung auch darauf hingewiesen haben.

Was sind die Folgen einer Mahnung?

Sollte ein Schuldner in Zahlungsverzug geraten, dürfen Sie Verzugszinsen berechnen. Außerdem dürfen Sie für Ihren Mehraufwand Mahngebühren in Rechnung stellen.
Apropos Verzug: Sobald Ihr Schuldner sich in Verzug befindet, liegt eine Vertragsverletzung vor. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie Anspruch auf Ersatz des Verzugsschadens, der Ihnen durch die Vertragsverletzung entstanden ist.


Der Schadenersatz besteht aus zwei Teilen:

  1. Mahngebühren
    Angemessene Mahngebühren sollen die tatsächlich angefallenen Kosten des Mahnverfahrens ersetzen. Bei B2B-Geschäften mit Unternehmen, Behörden und anderen Institutionen können Sie gleich die 40-Euro-Mahnpauschale beanspruchen.
  2. Verzugszinsen
    Verzugszinsen auf die Geldschuld sollen die während des Verzugszeitraums entgangenen Zinsgewinne oder Ihre Finanzierungskosten ausgleichen.

Wie hoch dürfen angemessene Mahngebühren sein?

Grundsätzlich sollte die Höhe der Mahngebühren für Ihre Kunden nachvollziehbar sein! Man berechnet eine Pauschale für Porto und Material. Kommen Sie also bei der ersten Mahnstufe mit 50,00€ daher, wird das zu einigen Rückfragen und schlussendlich zu einer Korrektur Ihrerseits führen.


Üblicherweise berechnet man für jede Mahnstufe 2,50€. Sprich: Bei der Zahlungserinnerung 2,50€, bei der ersten Mahnung 5,00€, bei der zweiten Mahnung 7,50€ und bei einer eventuellen dritten Mahnung 10,00€!


Welche Mahngebühren Sie veranschlagen, bleibt grundsätzlich ganz Ihnen überlassen. Sie sollten allerdings darauf achten, dass Sie Ihrem Aufwand entsprechend sind. Sind Sie unsicher? Dann sind Sie mit den 2,50€ pro Mahnstufe auf der sicheren Seite.

Wann kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren?

Ein gerichtliches Mahnverfahren ist sicher nicht der erste Schritt, wenn ein Schuldner gerade einen Tag im Verzug ist. So könnte ein Ablauf aussehen, wenn Sie richtig mahnen:

  1. Rechnungseingang beim Schuldner
  2. Verzug tritt 30 Tage nach Rechnungseingang ein, wenn nichts anderes vereinbart wurde
  3. Außergerichtliches Mahnverfahren
    o Zahlungserinnerung
    o Erste Mahnung
    o Zweite Mahnung
    o Dritte Mahnung
  4. Beantragung beim Mahngericht


Sie sehen also, dass nur äußerst selten ein gerichtliches Mahnverfahren nötig sein dürfte. Trotzdem sollten Sie beachten: Auch wenn zwischen Rechnungseingang beim Schuldner und einem gerichtlichen Mahnverfahren einige Zeit liegt, ist hier im schlimmsten Falle noch lange nicht Schluss.

Wie beantrage ich ein gerichtliches Mahnverfahren?

Die einfachste Form, ein gerichtliches Mahnverfahren zu beantragen, ist die übers Internet. Auf www.online-mahnantrag.de werden Sie in einfachen Schritten durch den Antrag geführt. Dabei können Sie sogar entscheiden, ob der Mahnbescheid per Mail oder per Post zugestellt werden soll. Für den Versand per Mail benötigen Sie jedoch eine Signaturkomponente, eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät.

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