So hinterlegen Sie Ihr eigenes Briefpapier in WISO MeinBüro Web:

1. Unter Einstellungen finden Sie den Menüpunkt Briefpapier.
2. Um ein bereits vorliegendes Briefpapier-Design hochzuladen, klicken Sie auf Neu.
   
3. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie mit Klick auf Briefpapier hochladen Ihre fertige PDF-Datei hochladen können.
4. Wählen Sie im sich öffnenden Dateiexplorer Ihr Briefpapier aus und klicken auf Öffnen.
5. Geben Sie Ihrem Briefpapier eine treffende Bezeichnung, um es später von anderen hochgeladenen Briefpapieren zu unterscheiden.
6. Wenn dieses Briefpapier standardmäßig in all Ihren neuen Vorgängen genutzt werden soll, aktivieren Sie den Schieberegler Standard.
7. Mit Klick auf Speichern & Vorschau laden Sie die PDF-Datei in Ihr WISO MeinBüro Web hoch und öffnen die Vorschau.
8. In der Vorschau sehen Sie nun, wie ein fertiger Vorgang mit Ihrem hinterlegten Briefpapier aussehen würde. Folgende Einstellungen können Sie hier für Ihr Briefpapier treffen:

   a) Adressfeld positionieren: Verschieben Sie das Adressfeld auf Ihrem Briefpapier vertikal oder horizontal, bis Sie mit der Platzierung zufrieden sind. Standardmäßig ist die Platzierung des Adressblocks an das Fenster eines Briefumschlags angepasst.
   b) Informationsblock positionieren: Der Informationsblock auf der rechten Seite enthält unter anderem Rechnungsnummer und -datum. Auch diesen Block können Sie vertikal oder horizontal bis zur gewünschten Stelle verschieben. Bei einem zweiseitigen Briefpapier können Sie die Position auch für die zweite und darauffolgende Seiten individuell und unabhängig anpassen.
   c) Absenderzeile drucken: Deaktivieren Sie diese Funktion, wenn WISO MeinBüro keine Absenderzeile über dem Adressblock ausgeben soll.
   d) Kopfzeile und Logo drucken: Diese Funktion können Sie deaktivieren, wenn Sie bereits ein Logo und/oder eine Kopfzeile auf Ihrem Briefpapier hinterlegt haben. WISO MeinBüro zeigt dann keine weiteren Informationen in diesem Bereich an. Wenn Sie noch kein Logo/Kopfzeile auf Ihrem Briefpapier hinterlegt haben, können Sie in den Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile diese Bereiche individuell bearbeiten.
   e) Fußzeile drucken: WISO MeinBüro erstellt automatisch aus Ihren Firmendaten eine Fußzeile. Wenn Sie bereits eine Fußzeile auf Ihrem Briefpapier hinterlegt haben, deaktivieren Sie diese Funktion. Wie auch die Kopfzeile können Sie die Fußzeile in den Einstellungen individuell festlegen und an Ihre Vorstellungen anpassen.

9. Sind Sie zufrieden mit der Beispieldatei klicken Sie auf Speichern und arbeiten ab sofort mit Ihrem neuen Briefpapier. Wenn Sie etwas ändern möchten, können Sie mit Klick auf das Mülleimer-Symbol das Briefpapier verwerfen und eine andere Datei hochladen.

Anpassen von Kopf- & Fußzeile für Ihr Briefpapier

1. Wenn Ihre Kopfzeile (Logo, Text, …) oder Fußzeile bereits auf Ihrem PDF-Briefpapier hinterlegt ist: Öffnen Sie Ihr hinterlegtes Briefpapier durch einen Klick auf das Stiftsymbol. Hier können Sie unter „Druckoptionen“ Kopfzeile, Fußzeile und sogar die Absenderzeile auf dem ausgewählten Briefpapier deaktivieren. WISO MeinBüro zeigt dann die abgewählten Informationen nicht mehr auf diesem Briefpapier an.
2. Wenn Sie keine Kopfzeile (Logo, Text, …) oder Fußzeile auf Ihrem PDF-Briefpapier hinterlegt haben:
   a) Öffnen Sie die Briefpapierbearbeitung durch einen Klick auf das Stiftsymbol und aktivieren die gewünschte Funktion unter „Druckoptionen“. Hier können Sie auswählen, welche Informationen von WISO MeinBüro auf Ihr Briefpapier gedruckt werden sollen und speichern Ihre Auswahl.
   b) Im Bereich Kopf- & Fußzeile können Sie dann Ihr Logo als Bilddatei oder einen Text in der Kopfzeile und Ihre Firmendaten als Fußzeile hinterlegen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Speichern und vergewissern Sie sich in der Briefpapiervoransicht, dass alles so aussieht, wie Sie es sich wünschen.

FAQ

Kann ich das Briefpapier direkt in WISO MeinBüro Web anpassen?
Wenn Sie Änderungen an der Platzierung von Logos oder anderen Daten vornehmen möchten, können Sie dies in der PDF-Datei auf Ihrem Rechner tun. Wenn Ihr Briefpapier als PDF in WISO MeinBüro hochgeladen wurde, können Sie keine Änderungen am Design mehr vornehmen, da die PDF-Datei ganzheitlich in Ihrem WISO MeinBüro hinterlegt wird.

Kann ich ein zweiseitiges Briefpapier in WISO MeinBüro Web nutzen?
Ja! Laden Sie einfach eine PDF-Dateien hoch, in der beide Seiten hinterlegt sind. WISO MeinBüro nutzt die erste Seite der PDF für die erste Seite Ihrer Vorgänge. Die zweite Seite Ihres Briefpapiers wird für alle Seiten danach angewandt.

Kann ich eine Bilddatei als Briefpapier hochladen?
WISO MeinBüro hinterlegt nur Briefpapier aus einer PDF-Datei. Wenn Sie Ihr Briefpapier als Bilddatei haben, wandeln Sie dies erst in eine PDF um, um es in Ihrem WISO MeinBüro zu nutzen.

Welche Daten können auf dem Briefpapier stehen?
Auf Ihrem Briefpapier können Sie beispielsweiße ein Logo oder ein Wasserzeichen hinterlegen. Auch eine Fußzeile oder die Absenderzeile für den Briefkopf kann direkt aus Ihrem Briefpapier kommen.

Wer kann mir beim Hinterlegen des Briefpapiers in WISO MeinBüro Web helfen?
Wenn Sie technische Fragen haben, beispielsweiße wie Sie die korrekte PDF-Datei hochladen, oder wie Sie Daten aus Ihrem Vorgang löschen, welche schon auf Ihrem Briefpapier zu sehen sind, hilft Ihnen gerne unser technischer Support. Bei Anpassungen Ihres Designs oder wenn Sie noch keine PDF-Datei Ihres Briefpapiers haben, wenden Sie sich gerne direkt an die Person, die Ihr Briefpapier für Sie gestaltet hat.

Kann ich mehrere Kopf- und Fußzeilen in WISO MeinBüro hinterlegen?
Sie können jeweils eine Kopf- und Fußzeile in WISO MeinBüro speichern. Wenn Sie unterschiedliche Kopfzeilen oder Fußzeilen nutzen möchten, hinterlegen Sie diese direkt auf Ihrem PDF-Briefpapier.

Im Abschnitt „Kleinstammdaten“ …

• passen Sie die voreingestellten (1) „Zahlungs- und Lieferbedingungen“ an Ihre betrieblichen Erfordernisse an,
• definieren individuelle (2) „Textbausteine“, mit deren Hilfe Sie blitzschnell differenzierte Einleitungs-, Schluss- und E-Mailtexte in allen wichtigen Vorgangsarten erzeugen und
• nehmen zudem die Feinjustierung Ihres (3) „Mahnwesens“ vor:

Hier die Einstellungen im Einzelnen:

Zahlungs- und Lieferbedingungen

Im Abschnitt (1) „Zahlungs- und Lieferbedingungen“ legen Sie Ihre Zahlungsmodalitäten und Lieferkonditionen fest.

Zahlungsbedingungen

In diesem Abschnitt legen Sie neue Zahlungsbedingungen an, bearbeiten oder löschen vorhandene Einträge und wählen die standardmäßig verwendete Zahlungskondition aus:

Mit MeinBüro Web stellen Sie Ihren Kunden alle gängigen Zahlungskonditionen zur Verfügung. Angefangen bei der Barzahlung und Kreditkartenzahlung, über die Vorkasse oder Zahlung auf Rechnung (mit und ohne Zahlungsziel).

Um eine zusätzliche Zahlungskondition anzulegen…

• klicken Sie am unteren rechten Seitenrand auf den Button „+ Zahlungsbedingung“,
• machen die erforderlichen Angaben zum „Zahlungsziel“ sowie den dazugehörigen „Text“-Bausteinen der verschiedenen Vorgangsarten und
• „Speichern“ die neue Zahlungsbedingung zum Abschluss.

Per Mausklick auf das „Standard“-Icon machen Sie anschließend eine der vorhandenen Konditionen zur Standard–Zahlungsbedingung. Diese Voreinstellung können Sie auf Vorgangsebene bei Bedarf in jedem Einzelfall ändern.

Praxistipps:

• Zugriff auf die Liste der Zahlungsbedingungen haben Sie in den Vorgangsarten „Angebote“, „Rechnungen“ und „Aufträge“ (jeweils oberhalb des Schlusstextes):

• Fehlende Zahlungsbedingungen können Sie auch direkt in der Auswahlliste auf Vorgangsebene ergänzen („Eigene Zahlungsmethode eingeben oder wählen“)

Lieferbedingungen

In diesem Abschnitt legen Sie neue Lieferbedingungen an, bearbeiten oder löschen vorhandene Einträge und wählen die Lieferbedingungen aus, die von der Software standardmäßig in neuen Vorgängen verwendet werden soll:

• Falls Sie eine Lieferbedingung vermissen, legen Sie per Mausklick auf den Button „+ Lieferbedingung“ einen neuen Eintrag an.
• Mit einem Mausklick auf die das Stift- oder Papierkorb-Symbol bearbeiten oder löschen Sie die Details vorhandener Einträge.
• Per Mausklick auf das „Standard“-Icon machen Sie anschließend eine der vorhandenen Konditionen zur Standard– Diese Voreinstellung können Sie auf Vorgangsebene bei Bedarf in jedem Einzelfall ändern.

Praxistipps:

• Zugriff auf die Liste der Lieferbedingungen haben Sie in den Vorgangsarten „Angebote“, „Aufträge“ und „Lieferscheine“(jeweils oberhalb des Schlusstextes):

• Eine fehlende Lieferbedingung können Sie auch direkt in der Auswahlliste auf Vorgangsebene ergänzen („Neue Lieferbedingung hinzufügen“).

Textbausteine

Fertig vorbereitete (2) „Textbausteine“ sorgen für Rechtssicherheit und ersparen Ihnen eine Menge Schreibarbeit. Mit durchdachten personalisierten Formulierungen geben Sie Ihren automatisch erzeugten Geschäftsschreiben zugleich eine individuelle Note.

Die praktischen Standard-Formulierungen stehen Ihnen in folgenden Vorgangsarten zur Verfügung:

• Angebote,
• Rechnungen,
• Stornorechnungen,
• Gutschriften,
• Abo-Rechnungen,
• Lieferscheine sowie
• Aufträge (= Auftragsbestätigungen).

Im Abschnitt „Textbausteine“ legen Sie zudem fest, welche Formulierungen die Software standardmäßig bei den einzelnen Vorgangsarten verwenden soll:

• Der „Einleitungstext“ erscheint direkt unterhalb der Vorgangsüberschrift,

der „Schlusstext“ unterhalb der Zahlungs- und Lieferbedingungen:

Den Textbaustein „E-Mail-Versand“ finden Sie beim Mailversand im Feld „Nachricht an den Kunden“ wieder. Anschließend erscheint er als Begleittext in der E-Mail:

Bitte beachten Sie:

• Durch Aktivieren der Option „[Vorgang] standardmäßig auch an mich schicken“ sorgen Sie dafür, dass beim Mailversand automatisch eine Kopie des Dokuments in Ihrem eigenen Posteingang landet.
• Ergänzungen oder Änderungen an Textbausteinen werden erst nach einem Mausklick auf den „Speichern“-Button in die MeinBüro-Web-Einstellungen übernommen.

Mahnwesen

Im Kleinstammdaten-Abschnitt (3) „Mahnwesen“ legen Sie die Rahmenbedingungen Ihres Forderungsmanagements fest.

MeinBüro Web unterstützt dabei das klassische vierstufige Mahnverfahren. Um Kunden an überfällige Zahlungen zu erinnern, können Sie bis zu vier Mahnstufen aktivieren:

• „Zahlungserinnerung“,
• „1. Mahnung“,
• „2. Mahnung“ und
• „Letzte Mahnung“.

Bei jeder Mahnstufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen nach der letzten erstellten Mahnung die nächste Mahnstufe vorgeschlagen werden soll.

Darüber hinaus können Sie für jede Mahnstufe die Höhe der Mahngebühren und die verwendeten Textbausteine individuell bestimmen.

Sobald eine Zahlung überfällig oder die nächste Mahnstufe erreicht ist, weist die Rechnungssoftware Sie automatisch darauf hin und bereitet zugleich ein wasserdichtes Mahnschreiben vor.

Mehr noch: Bei Bedarf können Sie sogar veranlassen, dass Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch per E-Mail an säumige Kunden verschickt werden!

Bitte beachten Sie: Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie bis zu vier Erinnerungsschreiben verschicken! Rein rechtlich ist höchstens eine Mahnung erforderlich, um einen Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen. Bei B2B-Geschäften ist noch nicht einmal das nötig: Geschäftskunden geraten automatisch 30 Tage nach Fälligkeit einer Geldforderung und Zugang der Rechnung in Verzug!

MeinBüro Web lässt Ihnen beim Mahnversand daher alle Freiheiten:

• „Automatischen E-Mail-Versand von Mahnungen aktivieren“: Nachdem die Mahnfrist verstrichen ist, erhält der Schuldner automatisch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung per E-Mail. Um Stammkunden nicht zu verprellen, verwenden Sie die Mahnautomatik am besten mit Vorsicht. Praktisch ist der automatische Versand vor allem bei Massengeschäften mit Laufkundschaft.
• „Mahnstufe aktivieren“: Durch Aktivierung dieser Option sorgen Sie dafür, dass die betreffende Mahnstufe von der Software berücksichtigt wird. Welche der vier Stufen Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen: Sie können zum Beispiel ausschließlich die erste oder auch gleich die letzte Mahnung aktivieren.
• „Erstellen ## Tage nach Fälligkeitsdatum vorschlagen“: Für jede Mahnstufe lässt sich festlegen, am wievielten Tag nach Fälligkeit oder einer vorangegangenen Mahnung die nächste Mahnstufe vorgeschlagen werden soll.
• „Mahngebühren“: Hier tragen Sie einen Euro-Betrag Ihrer Wahl ein. Die erste Mahnung ist üblicherweise gebührenfrei. Einen rechtlich verbindlichen Gebührenrahmen gibt es nicht: In vielen Branchen gelten 2,50 Euro pro Mahnung als üblich.
• „Textbausteine einblenden“: MeinBüro Web stellt Ihnen standardmäßig für jede einzelne Mahnstufe passende Formulierungen zur Verfügung. Um sich die Standard-Textbausteine anzeigen zu lassen, klicken Sie auf „Textbausteine einblenden“: Den …
  • „Einleitungstext“,
  • „Schlusstext“ sowie die
  • Formulierungen für den „E-Mail-Versand“

… können Sie bei jeder Mahnstufe an Ihre betrieblichen Erfordernisse anpassen.

Praxistipp: Per Mausklick auf „Textbausteine ausblenden“ sorgen Sie wieder für einen besseren Überblick im Einstellungen-Dialog des Mahnwesens.

• „Speichern“: Änderungen an den Textbausteinen sowie den übrigen Vorgaben jeder einzelnen Mahnstufe übernehmen Sie mit „Speichern“ in die MeinBüro-Einstellungen.

Praxistipp: Einen Überblick über alle derzeit angemahnten Vorgänge finden Sie im MeinBüro-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“. Dort klicken Sie am rechten oberen Seitenrand auf den Reiter „Angemahnt“:

Mithilfe passender „Schnittstellen“ erweitern Sie den Funktionsumfang Ihrer Bürosoftware im Handumdrehen um externe Services – darunter Onlineshops, Paypal-Accounts und Versanddienstleistungen:

Hier die Einstellungen im Einzelnen:

Webshops

Über die (1) „Webshops“-Schnittstelle verknüpfen Sie MeinBüro Web mit einem oder mehreren Onlineshops. So kombinieren Sie den Verkaufserfolg Ihres Shopsystems mit dem gewohnten Komfort einer professionellen Bürosoftware:

Durch die Einbindung Ihres Webshops bleibt Ihnen doppelte Datenpflege erspart: Bestelleingang, Waren- und Rechnungsversand, Mahnwesen und Buchhaltung greifen nahtlos ineinander. So kommt zusammen, was zusammen gehört!

Bitte beachten Sie: Bislang lassen sich die Shopsysteme „Shopify“ und „Shopware“ direkt an MeinBüro Web anbinden. Ausführliche Schritt-für-Schritt-Beschreibungen der Shop-Schnittstellen finden Sie auf folgenden Seiten:

• Shopify: Shopify mit MeinBüro Web verknüpfen
• Shopware Shop: Shopware Shop mit MeinBüro Web verknüpfen

Nach und nach werden weitere Shop-Schnittstellen bereitgestellt. Laufend aktualisierte Informationen finden Sie auf der Übersichtsseite „Ihr Verkaufserfolg in Onlineshops“.

Zahlungsdienstanbieter

In der „Schnittstellen“-Rubrik (2) „Zahlungsdienstanbieter“ können Sie Ihr PayPal-Händlerkonto in MeinBüro Web einbinden. Dazu …

• klicken Sie auf den Button „PayPal-Konto verknüpfen“,
• geben im folgenden Dialogfenster die E-Mailadresse Ihres PayPal-Händlerkontos ein,
• klicken auf „Weiter“ und
• bestätigen die Verknüpfung anschließend in Ihrem Paypal-Account:

Bitte beachten Sie: Durch die komfortable PayPal-Anbindung …

• können Kunden Ihre Rechnungen bequem online bezahlen – und zwar nicht nur direkt per PayPal, sondern via Paypal auch per Lastschrift, Kreditkarte und weiteren Zahlungsmethoden.
• fallen Gebühren in Höhe von 0,9% des Rechnungsbetrags an (zusätzlich zu den PayPal-Gebühren).

Versand

Im Schnittstellen-Abschnitt (3) „Versand“ können Sie …

• MeinBüro Web mit einem oder mehreren „Versanddienstleister-Konten“ verknüpfen,
• eine oder mehrere „Versandarten“ definieren und anschließend
• eine davon als „Standard-Versandart“ festlegen:

Auf diese Weise erzeugen und drucken Sie ganz bequem Versandetiketten mit allen erforderlichen Informationen – ohne separate Datenerfassung und direkt aus den MeinBüro-Vorgängen heraus!

 

Linktipps: Eine exemplarische Schritt-für-Schritt-Beschreibung am Beispiel eines DHL-Kontos finden Sie im Online-Handbuch:

• Angefangen beim Registrieren und Login im DHL-Geschäftskundenportal,
• über das Hinzufügen des Versanddienstleister-Kontos und das Festlegen der Versandarten in MeinBüro Web
• bis hin zum Erzeugen und Ausdrucken eines DHL-Versand-Labels im MeinBüro-Web-Arbeitsbereich „Verkauf > Lieferscheine“.

In der Sammelrubrik „Weitere Einstellungen“ nehmen Sie die folgenden Feinjustierungen vor:

Anrede und Einheiten

In diesem Abschnitt passen Sie bei Bedarf die standardmäßigen Inhalte von MeinBüro-Auswahllisten an. Die komfortablen Drop-down-Menüs erleichtern und vereinheitlichen die Datenerfassung in Stamm- und Vorgangsdaten.

Bitte beachten Sie: Für sämtliche Auswahllisten gilt: Das Löschen bestehender Listeneinträge hat grundsätzlich keine Auswirkung auf bereits angelegte Vorgänge.

Die folgenden Auswahllisten können Sie an Ihre betrieblichen Erfordernisse anpassen:

• „Titel“: An dieser Stelle editieren Sie die Liste der standardmäßig hinterlegten akademische Grade.
• „Anrede“: Die Liste der gängigen Adressaten-Ansprachen lässt sich ebenfalls erweitern.
• „Positionen“: Um differenziertere Angaben zur Funktion oder Rolle einer Kontaktperson zu erfassen, können Sie auch die Liste der „Positionen“ an Ihren betrieblichen Bedarf anpassen.

Auf diese drei Auswahllisten greifen Sie beim Anlegen neuer Geschäftskontakte in Ihren Kunden-Stammdaten zu. Angaben über „Positionen“ übernehmen Sie in den Kontaktdaten Ihrer dortigen „Ansprechpartner“:

• „Kundenkategorien“: Mithilfe individualisierter Kundenkategorien lassen sich Umsätze gezielt gruppieren und auswerten.
• „Artikelkategorien“: Mit individualisierten Artikelkategorien können Sie Ihre Umsätze nach verkauften Artikeln gruppieren und auswerten.

Praxistipp: Die wahlweise monatlichen, quartalsweisen oder jährlichen Auswertungen auf Grundlage Ihrer Kunden und Artikel sowie Kunden- und Artikelkategorien finden Sie im „Dashboard“ des MeinBüro-Arbeitsbereichs „Start“ auf der „Startseite“ im Abschnitt „Umsatzauswertung“.

Mithilfe vorhandener und selbst festgelegter (3) „Kundenkategorien“ und (4) Artikelkategorien“ lassen sich die Kunden- und Artikel-Stammdaten gruppieren. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Umsätze gezielt auszuwerten.

Praxistipp: Die dazugehörigen Auswertungen finden Sie im „Dashboard“ auf der „Startseite“ im Abschnitt „Umsatzauswertung“. Dort gibt es unter anderem die „Top 5“ der Kunden- und Artikelkategorien:

„Artikeleinheiten“: Die editierbare Auswahlliste der Artikeleinheiten (z. B. „Stk.“, „Std.“, oder „kg“) kommt sowohl in den Artikel-Stammdaten als auch auf Positionsebene in den Vorgängen (in der Spalte „Menge“) zum Einsatz:

„Aktivitätskategorien“: Mithilfe dieser Auswahlliste können Sie einzelne Tätigkeiten zu übergeordneten Aktivitäten zusammenfassen. Die Aktivitätskategorien (z. B. „E-Mail“, „Meeting“, „Notiz“ oder „Telefonat“) finden Sie in den Aktivitäten-Listen Ihrer Kunden- und Lieferanten-Stammdaten wieder. So können Sie selbst umfangreiche Aufzeichnungen gezielt auf bestimmte Aktivitäten begrenzen, besser den Überblick behalten und schneller auf gesuchte Metadaten und Aufzeichnungen zugreifen:

Bitte beachten Sie: Für sämtliche Auswahllisten gilt: Das Löschen bestehender Listeneinträge hat grundsätzlich keine Auswirkung auf bereits angelegte Vorgänge. Beim Löschen von Kunden- und Artikelkategorien werden die Umsätze darüber hinaus auf eine von Ihnen auswählbare Kategorie umgebucht.

Im Abschnitt „Benutzer“ steuern Sie (oder ein von Ihnen beauftragter „Administrator“) die Zugriffs- und Schreibrechte von Mitarbeitern.

• Dabei können Sie differenzierte Lese- und Schreibrechte vergeben: So hat zum Beispiel ein Vertriebs-Mitarbeiter zwar Zugriff auf Stammdaten und Verkaufsvorgänge – nicht jedoch auf Zahlungsvorgänge und Steuerdetails.
• Die smarte Benutzer- und Rechteverwaltung sorgt zudem dafür, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Vorgänge bearbeitet hat.

Per Mausklick auf den „+ Einladen“-Button am oberen rechten Fensterrand legen Sie zusätzliche Benutzerkonten an:

Neue Benutzer werden per E-Mail über Ihre Einladung informiert. Sie brauchen nur auf den Aktivierungs-Link in der E-Mail zu klicken, um Ihre Einladung anzunehmen.

Praxistipp: Vorhandene Benutzer-Einträge können Sie per Mausklick auf das Drei-Punkte-Symbol am oberen rechten Seitenrand jederzeit …

• „Bearbeiten“,
• „Löschen“ oder auch
• (vorübergehend) „Sperren“.

Mehr noch: Im Bearbeitungs-Dialog „Benutzer bearbeiten“ lassen sich die Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte einzelner Benutzer komfortabel an die betrieblichen Erfordernisse anpassen:

Zur Auswahl stehen die folgenden vier „Benutzer-„Rollen“:

• „Administratoren“ haben Zugriff auf ausnahmslos alle MeinBüro-Arbeitsbereiche. Außerdem dürfen nur Administratoren zusätzliche Benutzer einladen und Änderungen an festgelegten Rollen vornehmen.
• In der Rolle „Finanzen“ haben Anwender Lese- und Schreibrechte im Banking, Kasse und Ausgaben sowie den Steuer-Funktionen.
• Benutzer, denen Sie die Rolle „Vertrieb“ zuweisen, haben Lese- und Schreibrechte für die Stammdaten-Bereiche Kunden, Lieferanten und Artikel. Außerdem können die Vertriebler Verkaufsvorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Zeiterfassung und Abos einsehen und bearbeiten.
• Die Rolle „Steuerberater“ schließlich ist vor allem für externe Dienstleister unter Umständen auch für Finanzamts-Prüfer gedacht. Die Rolle umfasst Nur-Lese-Rechte im gesamten Bereich „Finanzen“ sowie im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“.

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Rechte-Rollen lassen sich miteinander kombinieren. Ein Mitarbeiter mit den Rollen „Finanzen“ und „Vertrieb“ hat sämtliche Rechte dieser Bereiche. Grundlegende Änderungen am MeinBüro-Account, den Einstellungen und der Benutzer- und Rechteverwaltung sind in  dieser Rollen-Kombination jedoch nicht möglich. Die bleiben Administratoren vorbehalten.

Lektüretipp: Was beim Mehrnutzer-Betrieb zu beachten ist, welche Rechte die einzelnen Benutzer-„Rollen“ haben und wie das Einladen neuer Teammitglieder genau funktioniert, erfahren Sie in den beiden Handbuch-Kapiteln …

Mehrnutzerbetrieb & Mitarbeiterrollen und

Schritt für Schritt zum neuen „Benutzer“.

Im Abschnitt „Meine Firma“ tragen Sie die Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Unternehmens ein, hinterlegen alle wichtigen Steuer- und Buchhaltungsangaben und passen die Nummernkreise der verschiedenen Vorgangsarten (Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine) an Ihre Vorstellungen an:

Die Einstellungen im Einzelnen:

Kontaktdaten

Im Bereich (1) „Kontaktdaten“ tragen Sie die Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Unternehmens ein.

Steuereinstellungen

Unter (2) „Steuereinstellungen“ sind die folgenden Angaben möglich:

• Ihre betrieblichen „Steuernummern“ (= persönliche oder betriebliche Finanzamts-Steuernummer und UStIdNr.),
  Lektüretipp: Welche Steuernummer wofür gedacht ist, erfahren Sie im gleichnamigen MeinBüro-Blogbeitrag.
• Bundesland und zuständiges „Finanzamt“,
• Im Abschnitt „Umsatzbesteuerung“ geben Sie vor, ob Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen oder als regelbesteuerter Unternehmer der Soll- oder Ist-Versteuerung unterliegen. Gesetzlicher Regelfall ist die Soll-Versteuerung. Besser bedient sind Sie in der Regel mit der Ist-Versteuerung – vorausgesetzt, Sie erfüllen die Voraussetzungen. Welche das sind und welche dieser Optionen zu Ihrem Unternehmen passt, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.
• Lektüretipps: Mit dem Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung beschäftigt sich der gleichnamige MeinBüro-Grundlagenbeitrag. Was es mit dem Kleinunternehmer-Status auf sich hat, erfahren Sie im Blogbeitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“

• Im Abschnitt „Wirtschaftsjahr“ geben Sie den ersten Kalendertag des für Sie geltenden Wirtschaftsjahres vor. Üblicherweise entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr. Daher können Sie es in den allermeisten Fällen bei der Voreinstellung („01.01.“) belassen. In manchen Branchen und bestimmten Saisonbetrieben gilt jedoch ein abweichendes Wirtschaftsjahr. In solchen Fällen wählen Sie hier den für sie zutreffenden „Beginn des Wirtschaftsjahres“.
• Unter „Preisart“ legen Sie fest, ob Ihre Angebote, Rechnungen und Aufträge auf Positionsebene standardmäßig als Brutto- oder Netto-Preise ausgewiesen werden sollen. Bei Privatkunden-Geschäften (B2C) ist die Preisart „Brutto“ üblich; bei B2B-Geschäften dagegen die Preisart „Netto“.
  Bitte beachten Sie: Die Vorgabe lässt sich auf Vorgangsebene im Einzelfall beeinflussen:

Wichtig: Vorgänge mit der Preisart „Netto“ sind nicht umsatzsteuerfrei. Sie enthalten sehr wohl Umsatzsteuer: Anders als bei Brutto-Rechnungen wird die Umsatzsteuer allerdings noch nicht auf Positionsebene ausgewiesen.

Rechnungen mit der Preisart „Netto“ sind daher nicht zu verwechseln mit Kleinunternehmer-Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer oder umsatzsteuerfreien Netto-Rechnungen, wie sie zum Beispiel an geschäftliche Auslandskunden geschickt werden dürfen!

Buchhaltung

Im Abschnitt (3) „Buchhaltung“ hinterlegen Sie Angaben zu Ihrem Steuerberater und machen weitere Buchführungs-Vorgaben:

• Im Abschnitt „Steuerberater“ tragen Sie die Informationen ein, die für die Datenübertragung über die Steuerberater-Exportschnittstelle erforderlich sind:
  • die „Beraternummer“ Ihres Steuerberaters,
  • Ihre eigene „Mandantennummer“ sowie
  • die E-Mailadresse Ihres Beraters.

Unter „Kontenplan“ verschaffen Sie sich einen Überblick über die steuerlichen Buchungskategorien und tragen bei Bedarf „Individuelle Bezeichnungen“ Ihrer Buchungskonten ein. Außerdem legen Sie hier fest, ob ein Buchungskonto in der „Liste der Steuerkonten“ und Ihrer „Favoriten“-Liste (aktiviertes Stern-Icon) sichtbar sein soll:

• Über die Option „Verarbeitung von Vorgängen“ bestimmen Sie zudem, ob aus Aufträgen generierte Rechnungen vom System automatisch abgeschlossen werden sollen oder nicht. Bei deaktivierter Einstellung behalten die auf Basis von Aufträgen erzeugten Rechnungen den Entwurfsstatus.

Nummernkreise

Mit voreingestellten (4) „Nummernkreisen“ sorgen Sie für eine flexible und aussagekräftige Nummerierung der Vorgangsarten …

• Rechnungen,
• Angebote,
• Lieferscheine und
• Aufträge (= Auftragsbestätigungen).

Die von der Software automatisch erzeugten Vorgangsnummern setzen sich aus bis zu vier Teilbestandteilen zusammen:

• maximal dreistellige Vorsilbe („Präfix“),
• vier- bis achtstellige „Datums“-Variable (Jahr, Monat und / oder Tag),
• zwei- bis zehnstellige „Laufende Nr.“ und
• maximal dreistellige Nachsilbe („Suffix“):

Falls erforderlich können Sie für jede Vorgangsart einen eigenen Nummernkreis festlegen. Änderungen an den Nummernkreisen werden wie üblich erst nach einem Mausklick auf den „Speichern“-Button in die Einstellungen übernommen.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zum Thema Nummernkreise am Beispiel fortlaufender Rechnungsnummern finden Sie im MeinBüro-Blog.

Im Abschnitt „Mein Konto“ tragen Sie Ihre Nutzerdaten ein und verwalten das mit MeinBüro Web verknüpfte Buhl-Konto. Außerdem legen Sie hier fest …

• auf welchem Weg Sie über Account-Aktivitäten informiert werden wollen,
• erteilen bei Support-Bedarf die Genehmigung zur Fernwartung,
• passen die Konditionen und Abrechnungsinformationen Ihres MeinBüro-Web-Plans an und
• legen fest, auf welchem Weg Ihre E-Mails an Kunden verschickt und wie sie archiviert werden sollen:

Hier die Einstellungen im Einzelnen:

Nutzerdaten

Unter (1) „Nutzerdaten“ …

• geben Sie im Abschnitt „Nutzerdaten“ Ihren Vor- und Nachnamen an,
• bearbeiten alle weiteren persönliche Angaben zum Kontoinhaber bei Bedarf im Abschnitt „buhl:Konto verwalten“: Per Mausklick auf den Button „Zum buhl-Konto“ (und auf „Anmelden“ im folgenden Dialogfenster) rufen Sie das Online-Kundencenter der Buhl Data Service GmbH auf. Die Seite öffnet sich in einem separaten Browserfenster:

• Im Abschnitt „E-Mail Benachrichtigungen“ legen Sie fest, auf welchem Weg Sie über Ihre Account-Aktivitäten benachrichtigt werden wollen. Sie können sich „Per E-Mail“ und / oder „Per Smartphone“ informieren lassen. Bei folgenden Änderungen und Aktivitäten sind Benachrichtigungen möglich:

• angenommene Angebote,
• verschickte Abo-Rechnungen,
• ganz oder teilweise überfällige Mahnungen,
• gesendete Mahnungen,
• fällige TAN-Abfragen und
• bevorstehendes Erreichen von Tariflimits.

Die Benachrichtigungen werden dabei an die E-Mailadresse bzw. den Mobilfunkanschluss verschickt, die im Abschnitt „Meine Firma“ (s.u.) hinterlegt sind.

 

Support

Unter (2) „Support“ erteilen oder entziehen Sie den MeinBüro-Mitarbeitern die „Genehmigung zur Fernwartung“.

Hintergrund: Wenn Sie bei technischen Problemen oder Fehlern Kontakt zur MeinBüro-Hotline aufnehmen, können die Experten mit Ihrem Einverständnis …

• sich in Ihren Account einloggen,
• dort mögliche Fehlerursachen analysieren und
• sie nach Rücksprache mit ihnen sofort beheben.

Die Fernwartungs-Erlaubnis lässt sich jederzeit widerrufen: Dazu deaktivieren Sie die Option „Genehmigung erteilt“ einfach wieder.

Abonnements

Je nach gewähltem Tarif enthält Ihr MeinBüro-Web-„Plan“ ein festes Speicherplatz-Volumen für Dokumente sowie eine bestimmte Anzahl Beleg-Scans, Benutzer-Arbeitsplätze, angebundene Registrierkassen, Webshops sowie Versandanbieter.

Im Abschnitt (3) „Abonnements“ erkennen Sie auf einen Blick …

• welchen „Plan“ Sie aktuell nutzen und wann die nächste Erneuerung ansteht,
• wie viel „Speicherplatz“ Ihre Dokumente zurzeit belegen,
• wie viele „Benutzer“ freigeschaltet sind und
• ob Sie Ihren „Eigenen E-Mail-Account nutzen“:

Außerdem können Sie hier zu einem anderen „Plan wechseln“ und falls erforderlich Ihr MeinBüro-Abonnement „Kündigen“.

Praxistipp: Einen Überblick über die Konditionen der aktuell verfügbaren „WISO MeinBüro Web“-Pläne finden Sie auf unserer Website.

 

E-Mail-Versand

Im Abschnitt (4) „E-Mail-Versand“ legen Sie fest, ob …

• Sie E-Mails an Kunden über den MeinBüro-Mailserver oder ein „Eigenes E-Mail-Konto“ verschicken wollen und ob
• der „E-Mail-Verlauf“ in den MeinBüro-Kundenstammdaten abgelegt werden soll.

Sofern der Mailversand nicht über einen eigenen E-Mailserver erfolgt, können Sie außerdem den „Absendernamen“ und bei Bedarf zusätzlich eine abweichende „Antwortadresse“ festlegen:

Die „Antwortadresse“ ist die E-Mailadresse, an die Ihre Adressaten eventuelle Antworten schicken sollen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie die Option „Versand über eigenes E-Mail-Konto“ aktivieren, sind „Weitere Einstellungen“ erforderlich (insbesondere Absendername, E-Mailadresse, IMAP- oder SMTP-Serveradresse und Ports).

In einem separaten Dialogfester machen Sie die erforderlichen Angaben …

• zur verwendeten E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort,
• den Benutzer- und Serverdaten des Posteingangs-Servers sowie
• den Benutzer- und Serverdaten des Postausgangs-Servers.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Per Mausklick auf den Button „Verbinden“ schließen Sie die Anbindung Ihres Mailservers an MeinBüro Web ab.

Mit MeinBüro Web planen, steuern und kontrollieren Sie sämtliche Geschäftsaktivitäten. Ganz ohne Downloads, Installation und umständliche Einrichtung legen Sie sofort los.

Sie möchten Ihre Arbeitsumgebung gezielt an Ihre betrieblichen Besonderheiten anpassen? Zum Beispiel …

• Mahnstufen, -fristen und -gebühren vorgeben,
• Zahlungs- und Lieferbedingungen für Ihre Angebote und Rechnungen festlegen oder auch
• Textbausteine definieren, die Sie im Alltag per Mausklick in Ihre Geschäftskorrespondenz übernehmen oder auch
• Ihren Onlineshop und ein PayPal-Händlerkonto einbinden?

 

Für solche und viele weitere Zwecke gibt es im Arbeitsbereich „Einstellungen“ zahlreiche praktische Feintuning-Tools.

Praxistipp: Unter „Einstellungen“ finden Sie außerdem den „Abmelden“-Button, mit dem Sie sich aus MeinBüro Web ausloggen.

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, welche Stellschrauben Ihnen in den MeinBüro-„Einstellungen“ sonst noch zur Verfügung stehen.

Ein Hinweis vorweg: Die meisten Änderungen an Ihren Voreinstellungen übernimmt die Software erst nach einem Mausklick oder Fingertipp auf den Button „Speichern“. Die ausdrückliche Bestätigung verhindert das versehentliche Aktivieren einer Option.

Bis auf einige wenige Voreinstellungen erledigen Sie sämtliche Eingaben und Anpassungen direkt in der Dokumenten-Vorschau. So sehen Sie sofort das Ergebnis Ihrer Eingaben am Bildschirm oder auf dem Display.

Am Beispiel der interaktiven Rechnungsvorlage erfahren Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie das Dokumenten-Feintuning erledigen. Die Handhabung der anderen Vorgangsvordrucke ist ebenso einfach.

Der Reihe nach:

 

• Im (1) Kopfbereich „LogoHier“ klicken Sie auf „Jetzt hochladen oder erstellen“: Entweder fügen Sie Ihr fertiges Logo ein (Format: JPG, JPEG, PNG, PJP, JFIF, PJPEG) oder erstellen Ihren Briefkopf auf Textbasis.
• In der (2) Absenderzeile des Adressfelds („Ihre Anschrift“) geben Sie Ihre Absenderdaten ein.
• Im Feld (3) „Kunden eingeben“ tragen Sie die Empfängerdaten ein oder wählen den Adressaten aus dem Kundenstamm. Neue Kunden speichert das Programm automatisch in Ihrer Kundendatenbank.
• Im (4) Infoblock am rechten Seitenrand machen Sie die Angaben zum Rechnungs- und Lieferdatum. Die finale Rechnungsnummer vergibt das Programm automatisch, sobald Sie die Rechnung abschließen. Auch die Kundennummer verwaltet das Programm selbstständig.
  Bitte beachten Sie: Auf das Format und die Startwerte der Nummernkreise von Rechnungen, Angeboten und anderen Vorgangsarten können Sie bei Bedarf gezielt Einfluss nehmen. Das erledigen Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen > Weitere Einstellungen“.
• Die (5) Vorgangs-Überschrift und die Formulierungen des Einleitungstextes können Sie an Ort und Stelle editieren: Dazu klicken Sie einfach in das Feld und ändern oder ergänzen den Standardtext.
• Auf die Inhalte und Bezeichnungen der Rechnungsspalten haben Sie ebenfalls Einfluss. Dazu klicken Sie in den (6) Spaltenkopf, ändern die Standard-Spaltenbeschriftungen (z. B. „Anzahl“ statt „Menge“) und löschen entbehrliche Spalten per Mausklick auf das „x“-Symbol. Fehlende Spalten blenden Sie (wieder) ein, indem Sie auf das „+“-Symbol klicken.
• Im Bereich (7) „Artikel eingeben“ geben Sie Artikelbezeichnung, Menge und Preis ein oder wählen bereits vorhandene Artikel aus den Artikelstammdaten.
• Wenn Sie auf die Zahlungsbedingung (8) „Zahlbar nach Erhalt der Rechnung“ klicken, können Sie aus mehreren vordefinierten Zahlungskonditionen wählen.
• Auch der (9) Schlusstext lässt sich durch einfaches Anklicken editieren.
• In den drei Spalten der (10) Fußzeile erfassen Sie alle übrigen Daten zu Ihrem Unternehmen, die nicht bereits im Briefkopf oder im Informationsblock aufgeführt sind. Rechtlich bedeutsam ist neben den vollständigen Namens-, Adress- und Kontaktdaten die Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechtlich nicht zwingend, aber normalerweise ebenfalls unverzichtbar, ist außerdem die Bankverbindung. Schließlich ist der Rechnungsversand ja kein Selbstzweck: Der Kunde soll den Rechnungsbetrag ja auch bezahlen…