Der Export im „Belege“-Format funktioniert im Prinzip genauso wie der zuvor beschriebene DATEV-Export:

• Sie wählen den „Zeitraum“ aus, für den Sie Daten übermitteln wollen,
• klicken auf „Erstellen“,
• finden die fertige Export-Datei nach einer kurzen Wartezeit im Bereich „Letzte Exporte“ wieder,
• starten per Mausklick auf „Herunterladen“ den Download auf Ihren Rechner und / oder
• verschicken die ZIP-Datei mit „Senden“ gleich per E-Mail an Ihren Steuerberater:

Einziger Unterschied zum DATEV-Export: Beim „Beleg“-Export enthält die ZIP-Datei keine CSV-Dateien, sondern zwei PDF-Dokumente („Ausgaben.pdf“ und „Ausgangsrechnungen.pdf“), in denen die Details Ihrer Ausgangsrechnungen und Betriebsausgaben aufgelistet sind.

Falls Ihr Berater die Übermittlung im DATEV-Format bevorzugt …

• wählen Sie den „Zeitraum“ aus, für den Sie Daten übermitteln wollen und
• klicken auf den Button „Erstellen“:

MeinBüro erzeugt daraufhin CSV-Dateien mit den Daten aller Ausgangsrechnungen und Ausgabenbelege des ausgewählten Zeitraums und verpackt sie in eine ZIP-Archivdatei. Die fertige ZIP-Datei finden Sie anschließend am unteren Seitenrand im Abschnitt „Letzte Exporte“ wieder:

• Per Mausklick auf „Herunterladen“ starten Sie den Download auf Ihren Rechner.
• Mit „Senden“ lässt sich die ZIP-Datei sogar gleich per E-Mail an den Steuerberater übermitteln. Bevor die Nachricht abgeschickt wird, können Sie die E-Mail-Adresse noch einmal überprüfen sowie den „Betreff“ und den „Nachrichtentext“ bei Bedarf ergänzen:

Ihr Steuerbüro bekommt anschließend eine E-Mail mit einem Downloadlink, über den die ZIP-Datei heruntergeladen werden kann:

MeinBüro unterstützt Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Dabei können Sie im Arbeitsbereich „Finanzen > Steuerberaterexport“ wahlweise …

• die von vielen Beratern bevorzugte DATEV-Format nutzen oder
• Ihre elektronischen Belege im PDF-Format als ZIP-Datei an Ihre Steuerkanzlei verschicken:

• Ganz gleich, für welches Verfahren Sie sich entscheiden: Die Exportdateien enthalten sämtliche Ausgangsrechnungen und Ausgabenbelege des gewählten Abrechnungszeitraums.Bevor Sie die erste Datenübermittlung an Ihren Steuerberater starten, sind unter „Einstellungen > Steuereinstellungen“ ein paar Voreinstellungen erforderlich:

• Im Abschnitt (1) „Allgemeine Steuereinstellungen“ wählen Sie Ihre Versteuerungsart fest.
  Bitte beachten Sie:
  o Die Soll-Versteuerung (= „Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten“) gilt als Regelfall. Bei dieser Versteuerungsart entsteht die Umsatzsteuer jedoch bereits in dem Voranmeldezeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde – spätestens bei Versand der Rechnung. Ob der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat oder nicht, spielt keine Rolle. Als Rechnungssteller müssen Sie den Steueranteil aus unbezahlten Rechnungen also vorfinanzieren.
  o Mit der Ist-Besteuerung (= „Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten“) sind Sie wesentlich bessergestellt: Bei dieser Versteuerungsart entsteht die Umsatzsteuer erst in dem Voranmeldezeitraum, in dem die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Zum Glück dürfen alle Freiberufler, die meisten Solo-Selbstständigen und viele kleinere Unternehmen auf Antrag die Ist-Versteuerung in Anspruch nehmen. Die genauen Voraussetzungen finden Sie in § 20 UStG. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
• Im Abschnitt (2) „Wirtschaftsjahr“ tragen Sie den Beginn des Wirtschaftsjahres ein oder wählen das Datum aus dem Kalender. Üblicherweise beginnt das Wirtschaftsjahr am 1. Januar. In manchen Branchen (z. B. für Land- und Forstwirte) gelten aber „abweichende Wirtschaftsjahre“. Ins Handelsregister eingetragene Gewerbebetriebe dürfen ihr Wirtschaftsjahr bei der Anmeldung Ihres Gewerbes zudem grundsätzlich frei wählen.
• Im Abschnitt (3) „Steuerberater“ tragen Sie dessen „Beraternummer“ und seine „E-Mail“-Adresse sowie Ihre eigene „Mandantennummer“ ein. Falls Sie die Berater- und / und Mandantennummer nicht kennen, erfragen Sie die Angaben in Ihrer Steuerkanzlei.

Mit „Speichern“ schließen Sie die allgemeinen Steuereinstellungen ab und wechseln zurück in den Arbeitsbereich „Finanzen > Steuerberaterexport“.