Doch der Reihe nach: Ein separater Mitarbeiter-Account ist im Handumdrehen eingerichtet:

1. Einladung durch Administrator

Nachdem der Administrator sich eingeloggt hat …

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Benutzer einladen

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Benutzer einladen Schritt 2

2. Buhl-Benutzerkonto registrieren und freischalten

Der neue Benutzer (= Mitarbeiter) …

Das war’s auch schon: Der neue Benutzer kann sofort in MeinBüro Web die für ihn oder sie freigegebenen Funktionen nutzen. Die ganze Prozedur dauert höchstens ein paar Minuten.

Bitte beachten Sie: Falls die E-Mailadresse des neuen Benutzers bereits einmal in einer MeinBüro-Umgebung eingeloggt war, kann es zu einer Fehlermeldung kommen. In dem Fall wenden Sie sich am besten beim technischen Support.

3. Benutzer-Rechte nachträglich ändern

Die Wahl der passenden Benutzer-Rolle erledigen Sie gleich bei der Einladung eines neuen Mitarbeiters. Die zugewiesenen Lese- und Schreibrechte lassen sich aber auch problemlos nachträglich ändern.

Erforderliche Anpassungen nehmen Sie bei Bedarf im Arbeitsbereich „Einstellungen > Benutzer“ vor. Dort klicken Sie auf den betreffenden Benutzer:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Benutzer ändern

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Benutzer bearbeiten“:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Benutzer ändern Schritt 2

Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen an den Benutzerrechten vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button „Fertig“. MeinBüro Web übernimmt die Anpassungen sofort in die Benutzerverwaltung.

Je nach gewähltem Paket kann MeinBüro Web von einem oder mehreren Mitarbeitern mit persönlichen Zugangsdaten genutzt werden:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Wählen Sie einen Plan

Bitte beachten Sie: Falls Sie mehr als drei Benutzer freischalten möchten, schlägt jeder weitere Nutzer mit monatlich 6 Euro (plus MwSt.) zu Buche.

Differenziertes Rollen-Modell

Die Vorteile der komfortablen Benutzer- und Rechteverwaltung liegen auf der Hand: Sie können …

Damit Sie bei der Vergabe der Lese- und Schreibrechte den Überblick behalten, unterscheidet MeinBüro vier Benutzer-„Rollen“:
MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Rollen Definition

Bitte beachten Sie: Die verschiedenen Rechte-Rollen lassen sich miteinander kombinieren. Ein Mitarbeiter mit den Rollen „Finanzen“ und „Vertrieb“ hat sämtliche Rechte dieser Bereiche. Grundlegende Änderungen am MeinBüro-Account, den Einstellungen und der Benutzer- und Rechteverwaltung sind in dieser Rollenkombination jedoch nicht möglich.

Bitte beachten Sie: Die Wahl der passenden Benutzer-Rolle erledigen Sie gleich bei der Einladung eines neuen Mitarbeiters. Die zugewiesenen Lese- und Schreibrechte lassen sich aber auch problemlos nachträglich ändern.

Bis auf einige wenige Voreinstellungen erledigen Sie sämtliche Eingaben und Anpassungen direkt in der Dokumenten-Vorschau. So sehen Sie sofort das Ergebnis Ihrer Eingaben am Bildschirm oder auf dem Display.

Am Beispiel der interaktiven Rechnungsvorlage erfahren Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie das Dokumenten-Feintuning erledigen. Die Handhabung der anderen Vorgangsvordrucke ist ebenso einfach.

Der Reihe nach:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Rechnungsvorlage

 

Nach dem Einloggen befinden Sie sich im Bereich „Auswertungen“: Im Dashboard finden Sie …

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Dashboard

Außerdem können Sie per Mausklick auf die Buttons „+ Rechnung“ und „+ Angebot“ direkt aus dem Dashboard heraus neue Vorgänge anlegen.

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: NavigationsleisteÜber die Navigationsleiste rufen Sie die folgenden fünf Hauptarbeitsbereiche auf:

Praxistipp:
In den „Weiteren Einstellungen“ nehmen Sie gezielt Einfluss auf die verschiedenen Nummernkreise der Vorgangsarten. Bei Bedarf definieren Sie hier die Nummerierungsformate Ihrer …

Deren Nummern setzen sich aus bis zu vier verschiedenen Bestandteilen zusammen. Zusätzlich zur datumsbasierten und / oder fortlaufenden Nummerierung können Sie alphanumerische Vor- und Nachsilben („Präfix“ und „Suffix“) vergeben. Außerdem haben Sie Einfluss auf die Startwerte Ihrer Vorgangsnummern. Auf diese Weise setzen Sie Ihre bisherigen Nummernkreise nahtlos fort:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Nummernkreise

Per Mausklick auf den Button „Speichern“ übernehmen Sie die Änderungen Ihrer Einstellungen. Und gleich noch ein Tipp hinterher: MeinBüro erleichtert Ihnen die Datenerfassung an vielen Stellen durch komfortable Auswahllisten. Auf diese Weise übernehmen Sie zum Beispiel die Anrede oder Position eines Ansprechpartners per Mausklick in Ihre Kundenstammdaten. Die von MeinBüro vorgeschlagenen Inhalte der Auswahllisten sind editierbar. Im Arbeitsbereich „Einstellungen > Weitere Einstellungen“ finden Sie unterhalb der Nummernkreise die Inhalte der Auswahllisten …

Hier können Sie zusätzliche Listeninhalte eintragen und entbehrliche entfernen Sie per Mausklick auf das „x“:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Weitere Einstellungen

Um ein neues Element einzugeben, stellen Sie den Cursor in das betreffende Eingabefeld, tragen die Bezeichnung ein und drücken die „Return-Taste“. Mit „Ziehen & Ablegen“ nehmen Sie zudem auf die Reihenfolge der Auswahllisten-Elemente Einfluss.

Wichtig: Das Löschen eines Elements wirkt sich nicht auf bereits existierende Datenbestände aus.

Bevor wir das Feintuning der MeinBüro-Vorlagen vorstellen, zunächst ein kurzer Überblick über die MeinBüro-Oberfläche und Funktionsvielfalt im Schnelldurchlauf. Das MeinBüro-Programmfenster besteht aus …

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Bearbeitungsmöglichkeiten in der Kundenansicht

Tipp: Welche Spalten in den Listenansichten jeweils ein- oder ausgeblendet werden, legen Sie über das Zahnradsymbol am rechten Rand des Spaltenkopfes bei Bedarf selbst fest.

Wie schnell und einfach Sie mit MeinBüro die Früchte Ihrer Arbeit ernten, zeigt der kurze Weg zur ersten Rechnung. Dazu wechseln Sie über die Navigationsleiste in den Arbeitsbereich „Verkauf“, klicken auf „Rechnungen“ und dann auf den Button „+ Neu“ am oberen rechten Seitenrand:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Neue Rechnung erstellen

 

Daraufhin erscheint ein fertig vorbereiteter Rechnungsvordruck mit allen Pflichtbestandteilen. Sie …

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Rechnung speichern

 

Das war’s auch schon: Nachdem Sie Ihren Rechnungsentwurf kontrolliert haben, klicken Sie auf „Abschließen“. Nun können Sie Ihre erste Rechnung über die Symbolleiste am oberen Seitenrand …

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Möglichkeiten des Rechnungsversands

 

Ganz besonders schnell kommen Sie über Variante 1 zu Ihrem Geld: Höchste Zeit, sich bezahlen zu lassen! Der E-Mail-Rechnungsversand über den MeinBüro-Mailserver ist einfach und komfortabel:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Rechnung per E-Mail versenden

 

Im Anhang der E-Mail findet der Empfänger nicht nur die PDF-Rechnung. Per Mausklick auf „Rechnung ansehen“ kann er auch die Online-Version des Rechnungsdokuments aufrufen:

MeinBüro Handbuch für Einsteiger: Rechnungsversand Beispiel

Sie sehen: Professionelle Abrechnungen sind keine Geheimwissenschaft für Kaufleute und Betriebswirte. Probieren Sie’s doch einfach einmal selbst aus! Mit ganz wenigen Mausklicks und ein paar Text- und Zahleneingaben erstellen und verschicken Sie finanzamtskonforme und optisch ansprechende Rechnungsdokumente.

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