Mit dieser Anleitung führen wir Sie durch die Ersteinrichtung des Kassensystems von MeinBüro und unterstützen Sie bei der Anbindung Ihrer Kassenhardware.

Hinweis: Zum aktuellen Zeitpunkt ist das Kassensystem von MeinBüro nur für iOS erhältlich. Android folgt in Kürze.

Vorbereitungen für Ihren Kassenbetrieb

1. Benötigtes Equipment

Ein produktiver Kassenbetrieb mit dem Kassensystem setzt eine gültige Lizenz von WISO MeinBüro Web im Paket M, L oder XL voraus. Zusätzlich benötigen Sie neben einem mobilen Endgerät (iPhone oder iPad) mit installierter MeinBüro App, eine kompatible Kassenhardware sowie eine Cloud TSE.

Unsere Hardwareempfehlung (optional):

  1. Kartenterminal SumUp Air
  2. Bondrucker Epson TM-m30
  3. Kassenschublade Safescan LD-4141

Die hier empfohlene Kassenhardware können Sie direkt bei den verlinkten Anbietern erwerben.

Hinweis: Die oben aufgeführte Kassenhardware wurde für Sie erfolgreich getestet. Scan-Vorgänge (Erfassung von GTIN-Codes) können über das jeweilige Endgerät aus der App heraus vorgenommen werden. In naher Zukunft wird weitere kompatible Hardware hinzukommen, unteranderem auch ein dedizierter Handscanner.

2. Download der MeinBüro App im App Store

Bevor Sie mit der Ersteinrichtung Ihrer MeinBüro Kasse starten können, müssen Sie die kostenlose mobile App von MeinBüro auf Ihr iPhone oder iPad laden. Für einen Download im App Store klicken Sie auf den folgenden Button:

App Store

3. Login in die MeinBüro App

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Kasse öffnen

Öffnen Sie die MeinBüro Kasse, indem Sie das App-Icon länger gedrückt halten und auf „Kasse öffnen“ klicken.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Anmeldemaske

Daraufhin öffnet sich die Anmeldemaske Ihres Onlinebüro. Bitte geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse (1) und Ihr Passwort (2) ein. Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf den Button „Anmelden“, um sich in Ihr Kassensystem einzuloggen.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einrichtungsdialog Kasse

Nach erfolgreichem Login sollten Sie sich in Ihrer MeinBüro Kassenumgebung befinden. Es erscheint der obenstehende Einrichtungsdialog.

Hinweis: Sollten Sie den Ersteinrichtungsdialog überspringen, können Sie alle notwendigen Einstellungen auch zu einem späteren Zeitpunkt über das Optionsmenü unter Einstellungen (3) vornehmen.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Optionsmenü Kasse

Ersteinrichtung Ihrer MeinBüro Kasse

1. Anfangsbestand Ihrer Kasse festlegen (Pflichtangabe)

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einrichtungsdialog Anfangsbestand

Klicken Sie auf das Feld „Anfangsbestand festlegen“ (1), um einen Startbetrag in der Kasse anzugeben.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Anfangsbestand festlegen

Dieses Bild zeigt ein Beispiel: Der Kassenname wurde in diesem Fall auf „MeinBüro Kasse“ (2) abgeändert und der Startbetrag auf 500€ (3) festgesetzt.

Geben Sie Ihren Startbetrag im Dialogfenster ein und legen Sie die entsprechenden Münzen und Noten in die Kassenschublade. Die Eingabe des Anfangsbestandes ist die Voraussetzung für einen Kassenbetrieb mit MeinBüro.

Hinweis: MeinBüro legt für Sie automatisch ein Konto mit der Bezeichnung „Kasse POS“ an, auf das alle entsprechenden Buchungen erfolgen. Für eine abweichende Bezeichnung geben Sie im Feld (2) Ihren gewünschten Kontonamen ein. Das entsprechende Kassenkonto können Sie über die Menüleiste unter „Finanzen“ -> „Bank/Kasse“ einsehen.

2. Einrichtung der Cloud TSE (Pflichtangabe)

Unter TSE versteht man eine technische Sicherheitseinrichtung zur elektronischen Aufzeichnung von Kassenvorgängen. MeinBüro arbeitet mit dem Anbieter fiskaly zusammen, bei dem die Signierung und Aufzeichnung bequem in der Cloud stattfindet. Ihre Cloud TSE erwerben Sie ganz bequem innerhalb der MeinBüro App.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einrichtungsdialog TSE

Klicken Sie dazu im Einrichtungsdialog auf das Feld „TSE einrichten“ oder gehen Sie über das Optionsmenü -> Einstellungen -> TSE-Einrichtung.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: TSE Einrichtung

Geben Sie in den markierten Pflichtfeldern Ihre Firmendaten inkl. Anschrift (2) sowie Ihre Steuernummer (3) an und deaktivieren Sie gegebenenfalls den Regler zur Angabe Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (4). Mit dem Betätigen des Buttons „TSE-Einrichtung starten“ wird Ihre TSE bei fiskaly eingerichtet. Im Anschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung sowie eine Bestätigung per E-Mail mit weiteren Informationen zur Meldung der TSE beim Finanzamt.

Hinweis: Sie benötigen je Kassensystem eine TSE. Bevor Sie Ihre TSE einrichten sollten Sie Ihren Anfangsbestand festlegen.

Sie haben die Einrichtung Ihrer TSE erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie im Bereich der Einstellungen unter TSE-Einrichtung den Status „Aktiv“ (5) angezeigt bekommen.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: TSE aktiviert

Anbindung und Konfiguration Ihrer erworbenen Kassenhardware (Optional)

1. Kartenterminal SumUp Air verbinden

Das SumUp-Terminal ermöglicht Ihnen den bargeldlosen Zahlungsverkehr durch Zahlarten wie EC-Karte, Apple Pay und Google Pay. Damit Sie das SumUp-Terminal mit MeinBüro verbinden können, benötigen Sie einen Account bei SumUp. Falls Sie noch keinen Account besitzen, registrieren Sie sich zunächst bei SumUp. Folgen Sie den Anweisungen von SumUp.

Hinweis: Für die Verbindung des Terminals ist die Aktivierung Ihres Bluetooths und die Erteilung einer Standortfreigabe innerhalb der Einstellungen Ihres iPads oder iPhones erforderlich.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einrichtungsdialog SumUp

Verbinden Sie Ihr SumUp-Terminal mit dem Kassensystem von MeinBüro. Klicken Sie im Einrichtungsdialog auf „SumUp einrichten“ oder gehen Sie über das Optionsmenü -> Einstellungen -> SumUp-Anbindung.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: SumUp Login

Geben Sie Ihre Zugangsdaten von SumUp (2)-(3) ein und klicken Sie auf den Button „Login“.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: SumUp Kartenterminal

Klicken Sie auf das vorausgewählte Kartenterminal. Ihr SumUp-Terminal wird im Anschluss über den aktivierten Bluetooth auffindbar gemacht.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: SumUp verbunden

Konnte eine Verbindung hergestellt werden, wird Ihnen eine entsprechende Meldung angezeigt.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: SumUp Seriennummer

Schließen Sie die SumUp-Einrichtung ab, indem Sie die angezeigte Seriennummer mit der Nummer auf der Rückseite Ihres Kartenterminals abgleichen und abschließend den Button „Verbinden“ betätigen.

2. Bondrucker Epson TM-m30 verbinden

Um Ihre Kassenbons mithilfe des Epson Bondruckers ausgeben zu können, müssen Sie Ihr iPad oder iPhone via Bluetooth mit dem Bondrucker verbinden.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Bluetooth aktivieren

Aktivieren Sie dazu Ihren Bluetooth in den Einstellungen Ihres jeweiligen Endgeräts (iPad oder iPhone) und wählen Sie Ihren Bondrucker aus der Geräteliste aus.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einrichtungsdialog Bondrucker

Gehen Sie anschließend über den Einrichtungsdialog auf „Bon-Drucker anbinden“ (Alternativ über das Optionsmenü auf Einstellungen -> Drucker verwalten).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Bondrucker anbinden

Wählen Sie den über die Bluetooth-Verbindung ermittelten Bondrucker aus.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Bondrucker Status verbunden

Ihr Bondrucker wurde erfolgreich eingerichtet.

Hinweis: Entnehmen Sie gerätespezifische Informationen der Anleitung des Herstellers.

3. Kassenschublade Safescan LD-4141 anschließen

Schließen Sie die Kassenschublade über USB an Ihrem Bon-Drucker an. Die Steuersignale werden anschließend an die Schublade übergeben.

4. A4-Drucker für Rechnungen und Berichte

Zum Ausdrucken der im Hintergrund generierten PDF-Rechnungen und -Berichte können Sie einen zusätzlichen A4-Drucker ergänzen.

Sie haben es geschafft! Ihr Kassensystem von WISO MeinBüro ist nun vollständig eingerichtet und einsatzbereit. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Kassieren.

MeinBüro lässt Ihnen bei der Organisation Ihrer betrieblichen Arbeit alle Freiheiten. Das gilt auch für die Verknüpfung von bereits gebuchten Ausgaben und den dazugehörigen Bezahlvorgängen. Auch Geldausgänge können Sie daher auf unterschiedlichen Wegen zuordnen und buchen.

Unterm Strich führen alle zwei Wege zum selben Ergebnis: vollständige Zuordnung aller Belege und Buchung des Gesamtvorgangs.

1. Bezahlen einer bereits erfassten Ausgabe

Sofern Sie unter „Finanzen > Ausgaben“ eine bestimmte Betriebsausgabe bereits erfasst und erst dann bezahlt haben, verknüpfen Sie Ausgabe und Bezahlvorgang auf folgendem Weg:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 1

Bitte beachten Sie: Falls Sie einer Ausgabe zuvor noch keinen Beleg zugeordnet haben (z. B. die passende Eingangsrechnung oder eine Quittung), können Sie das an dieser Stelle nachholen. Sie können wahlweise …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten

Zurück zum Bezahlvorgang. Am unteren rechten Seitenrand des Dialogs „Ausgabe bearbeiten“ finden Sie den Abschnitt „Zahlungsstatus (Offen)“. Dort gibt es zwei Buttons:

Erfasste Ausgabe „Zahlen“

Per Mausklick auf „Zahlen“ öffnen Sie das Dialogfenster „Jetzt Ausgabe bezahlen“. Das bietet Ihnen wiederum drei Alternativen:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 2

Bezahlen per „Überweisung“:

Mit „Überweisung“ legen Sie einen neuen Online-Bezahlvorgang an …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 3

Mit „Speichern & Ausführen“ schließen Sie die Überweisung ab. Die folgende Datenübermittlung bestätigen Sie sicherheitshalber noch einmal per Mausklick auf den Button „Freigeben“.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 4

Die weiteren Überweisungsschritte sind dann abhängig vom gewählten Verfahren beim Online-Banking (z. B. PIN-/TAN-Eingabe).

Ganz gleich, mit welchem Verfahren Sie die Überweisung auf den Weg bringen: Sie finden die Transaktion im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ auf dem nächsten elektronischen Kontoauszug Ihres Bankkontos wieder. Gleichzeitig sind der Bezahlvorgang, der Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen eindeutig miteinander verknüpft.

WISO MeinBüro Web verfügt damit über alle Informationen, um den Gesamtvorgang steuerlich richtig zuzuordnen und den passenden Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen zu berücksichtigen.

Bezahlen per „Kasse“:

Wurde oder wird eine zuvor bereits erfasste Ausgabe hingegen in bar bezahlt…

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 5

Daraufhin landen Sie wieder im Dialog „Ausgabe bearbeiten“.

Wichtig: Erst mit einem Mausklick auf „Speichern“ schließen Sie das Erfassen einer Barzahlung endgültig ab.

Anschließend finden Sie die Barzahlung im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ im „Kassenbuch“ wieder. Gleichzeitig sind die Barzahlung, der Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen miteinander verknüpft.

WISO MeinBüro Web verfügt damit über alle Informationen, um das Gesamtpaket steuerlich richtig zuzuordnen und den passenden Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen zu berücksichtigen.

Buchen per „Verrechnungskonto“

Es gibt Ausgaben, die steuerlich berücksichtigt werden sollen, ohne dass es eine dazugehörige Transaktion in der Bargeld-Kasse, auf einem Bank- oder sonstigen betrieblichen Konto gibt. Denken Sie nur an Aufwendungen, die Sie privat bezahlt haben. Oder an steuerliche Verpflegungs- oder Kilometerpauschalen. Solche Vorgänge fließen über das „Verrechnungskonto“ in die Umsatzsteuer- und Gewinnermittlung ein.

Technisch funktioniert die Buchung einer offenen Ausgabe im Verrechnungskonto genauso wie die zuvor beschriebene Barzahlung über das Kassenbuch:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 6

Anschließend denken Sie wieder daran, den Vorgang per Mausklick auf den Button „Speichern“ abzuschließen“. Das was auch schon:

Anschließend finden Sie die Buchung im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ auf dem „Verrechnungskonto“ wieder. Buchung, Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen sind miteinander verknüpft. Die Software kann die Buchung dadurch bei den Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen berücksichtigen.

Erfasste Ausgabe „Zuordnen“

Neben dem Button „Zahlen“ finden Sie im Dialog „Ausgabe bearbeiten“ am unteren rechten Seitenrand auch die Schaltfläche „Zuordnen“.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 7

Damit haben Sie die Möglichkeit …

Im folgenden Dialog „Welche Buchung soll zugeordnet werden?“ setzen Sie ein Häkchen beim passenden Zahlungsvorgang:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Ausgaben bearbeiten Schritt 8

Praxistipp: Falls eine einzelne Ausgabe in mehreren Teilzahlungen beglichen wurde, können Sie an dieser Stelle auch zwei und mehr Buchungen zuordnen.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig schlägt WISO MeinBüro Web betragsmäßig übereinstimmende Vorgänge vor. Passt der Vorschlag einmal nicht, finden Sie oberhalb der Tabelle smarte Filterfunktionen. Mit deren Hilfe greifen Sie blitzschnell auf die richtige Buchung zu.

Nachdem Sie die passende(n) Buchung(en) ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button „Zuordnen“ und dann auf „Speichern“. Die zuvor offene Ausgabe bekommt daraufhin den Zahlungsstatus „Bezahlt“ und der Bezahlvorgang kann von der Software steuerlich berücksichtigt werden.

2. Ausgabe/Dokument einem Geldausgang zuordnen

Das Zuordnen eines Geldausgangs zu einer noch offenen Ausgabe kann umgekehrt aber auch über den Bezahlvorgang erfolgen. Dazu …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto

Daraufhin werden am rechten Seitenrand die Details des Bezahlvorgangs eingeblendet. Am unteren rechten Seitenrand finden Sie den Button „Beleg zuweisen“

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto Schritt 2

Per Mausklick darauf öffnen Sie den erweiterten Dialog „Welchen Beleg wollen Sie zuordnen?“. Dort setzen Sie ein Häkchen bei der passenden Ausgabe.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto Schritt 3

Praxistipp: Falls mit einem Bezahlvorgang mehrere Ausgaben beglichen wurden, können Sie an dieser Stelle auch zwei oder mehr Belege zuordnen.

Ganz gleich ob ein Beleg oder mehrere: Stimmt der Zahlungsbetrag (= „Offene Buchungsbetrag“) mit der Summe ausgewählter Belege überein, klicken Sie auf „Abschließen“. Damit ist die Buchung auch schon zugeordnet.

Zahlungsdifferenzen verbuchen

Stimmt der Zahlungsbetrag hingegen nicht genau mit dem Rechnungsbetrag überein, erscheint anstelle des „Abschließen“-Buttons die Schaltfläche „Weiter“:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto Schritt 4

Ist der Zahlungsbetrag niedriger als der Ausgabenbetrag, lässt Ihnen das Programm im folgenden Dialog die Wahl zwischen drei Optionen:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto Schritt 5

(1) „Als Teilzahlung behandeln“: In dem Fall gilt die Ausgabe als noch nicht beglichen. Der Differenzbetrag muss ggf. noch nachgezahlt werden.
(2) „Als Skonto behandeln“: Die Differenz wird als Skontoertrag gebucht. Die Eingangsrechnung gilt als bezahlt.
(3) „Als Bankgebühr behandeln“: Die Differenz wird als Bankgebühr gebucht (= Kontoführungsgebühren, Nebenkosten des Geldverkehrs). Die Rechnung gilt als bezahlt.

Bei Überzahlungen lässt Ihnen das Programm ebenfalls die Wahl zwischen drei Optionen …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldausgang im Bankkonto Schritt 6

(1) „Als Zuschlag behandeln“: In dem Fall gilt die Rechnung als bezahlt. Der Zuschlag wird als zusätzliche Betriebsausgabe verbucht.
(2) „Weiteren Beleg zuordnen“: Das Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, den Mehrbetrag einem oder mehreren anderen Belegen zuzuordnen (z. B. anderen Eingangsrechnungen oder Quittungen). Dazu klicken Sie auf den „Weiter“-Button und wählen den nächsten Beleg aus. Die Mehrfachzuordnung ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie verschiedene Eingangsrechnungen mit einer Überweisung bezahlen.
(3) „Restbetrag später verbuchen“: Die Differenz wird als Guthaben beim betreffenden Lieferanten geführt und kann später endgültig verrechnet oder zugeordnet werden.

Sobald Sie die Auswahl getroffen haben, beenden Sie die Zuordnung per Mausklick auf die Schaltfläche „Abschließen“.

MeinBüro lässt Ihnen bei der Organisation Ihrer betrieblichen Arbeit alle Freiheiten. Das gilt auch für die Verknüpfung von Ausgangsrechnungen und den dazugehörigen Bezahlvorgängen. Die Geldeingänge zu Rechnungen können Sie daher auf unterschiedlichen Wegen zuordnen und buchen:

1. Ausgangspunkt Rechnung: Geldeingang erfassen

In dem Fall …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang zur Rechnung

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang zur Rechnung Schritt2

Das war‘s auch schon: Rechnung und Geldeingang sind miteinander verknüpft und verbucht:

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Online-Banking betreiben und Ihr Bankkonto an MeinBüro angebunden ist, ordnen Sie eingehende Zahlungen den dazugehörigen Rechnungen am besten direkt im elektronischen Kontoauszug zu. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

2. Ausgangspunkt Zahlungsvorgang: Geldeingang einer Rechnung zuordnen

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand die Detail-Ansicht des Zahlungsvorgangs. Dort …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto Schritt 2

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto Schritt 3

Damit ist die Zuordnung des Geldeingangs zur passenden Rechnung auch schon abgeschlossen.

Zahlungsdifferenzen verbuchen

Bitte beachten Sie: Falls der Geldbetrag nicht genau mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt, erscheint anstelle des „Abschließen“-Buttons am unteren rechten Seitenrand der Button „Weiter“:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto Schritt 4

Bei Minderbeträgen lässt Ihnen das Programm im folgenden Dialog die Wahl zwischen drei Optionen …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto Schritt 5

(1) „Als Teilzahlung behandeln“: In dem Fall gilt die Rechnung als noch nicht vollständig bezahlt. Der Differenzbetrag wird ggf. angemahnt.
(2) „Als Skonto behandeln“: Die Differenz wird als Skontoabzug gebucht. Die Rechnung gilt als bezahlt.
(3) „Als Bankgebühr behandeln“: Die Differenz wird als Betriebsausgabe gebucht (= Kontoführungsgebühren, Nebenkosten des Geldverkehrs). Die Rechnung gilt als bezahlt.
Bei Überzahlungen lässt Ihnen das Programm ebenfalls die Wahl zwischen drei Optionen …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Geldeingang im Bankkonto Schritt 6

(1) „Als Zuschlag behandeln“: In dem Fall gilt die Rechnung als bezahlt. Der Differenzbetrag wird als Betriebseinnahme verbucht (= Sonstige betriebliche Erträge).
(2) „Weiteren Beleg zuordnen“: Das Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, den Mehrbetrag einem oder mehreren anderen Belegen zuzuordnen (z. B. Rechnungen). Dazu klicken Sie auf den „Weiter“-Button und wählen den nächsten Beleg aus. Die Mehrfachzuordnung ist vor allem dann sehr praktisch, wenn ein Kunde verschiedene Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt.
(3) „Restbetrag später verbuchen“: Die Differenz wird als Kundenguthaben geführt und kann später endgültig verrechnet oder zugeordnet werden (z. B. als Erstattung oder Betriebseinnahme).

Sobald Sie die Auswahl getroffen haben, beenden Sie die Zuordnung per Mausklick auf die Schaltfläche „Abschließen“.

1. DHL-Registrierung & Login

HINWEIS! Sie benötigen für die Anbindung Ihres Versanddienstleisters an MeinBüro ein Geschäftskundenkonto bei einem der genannten Versanddienstleister. Sollten Sie noch kein Geschäftskundenkonto bei DHL besitzen, dann registrieren Sie sich zunächst bei Ihrem bevorzugten Anbieter.

Loggen Sie sich über Ihr Geschäftskundenkonto bei DHL ein.

Anmeldung bei dem Versanddienstleister:

  1. Klicken Sie hier und gelangen Sie direkt zur Anmeldemaske von DHL.

Registrierung bei dem Versanddienstleister:

  1. Klicken Sie hier und gelangen Sie zur Registriermaske des Versanddienstleisters DHL.

HINWEIS! Bitte folgen Sie bei der Erstellung eines Geschäftskundenkontos den Anweisungen des Versanddienstleisters.

 

2. MeinBüro Login

Loggen Sie sich über Ihr bereits angelegtes buhl:Konto in MeinBüro ein:

  1. Klicken Sie hier, um sich in Ihr MeinBüro einzuloggen.
  2. Geben Sie die Anmeldedaten (E-Mail Adresse und Passwort) Ihres bestehenden buhl:Kontos ein und klicken Sie anschließend auf den Button „Anmelden“.

 

3. Versanddienstleister in MeinBüro hinterlegen

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Versandanbindung Schritt 1

Hinterlegen Sie Ihren Versanddienstleister in MeinBüro. Über die links angeordnete Menüleiste gelangen Sie durch den Klick auf den Menüpunkt „Einstellungen“ (1) auf den Bereich „Versand“ (2). Klicken Sie im rechten Dialogfenster auf den Button „Versanddienstleister Konto“ (3).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Versandanbindung Schritt 2

(4) Bitte wählen Sie über das Dropdown-Menü Ihren anzubindenden Versanddienstleister aus.

(5) Geben Sie hier den Benutzernamen Ihres Geschäftskundenkontos Ihres Versanddienstleisters ein. Es handelt sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld.

(6) Geben Sie hier das Kennwort Ihres Geschäftskundenkontos Ihres Versanddienstleisters ein. Es handelt sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld.

(7) Geben Sie hier die Kundennummer Ihres Geschäftskundenkontos Ihres Versanddienstleisters ein. Es handelt Sie bei diesem Feld um ein Pflichtfeld.

(8) Nach dem Ausfüllen der Felder (4)-(7) speichern Sie Ihre eingegebenen Daten mit dem Betätigen des Buttons „Speichern“ ab.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Versandanbindung Schritt 3

Ihr Versanddienstleister wurde erfolgreich in MeinBüro hinterlegt, wenn Ihr Versanddienstleister inkl. Kundennummer unter dem Punkt „Versanddienstleister-Konten“ (9) aufgelistet ist.

Hinterlegen Sie im nächsten Schritt mögliche DHL-Versandarten in MeinBüro. Klicken Sie dazu im Bereich „Versandarten“ auf den Button „Hinzufügen“ (10).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Versandanbindung Schritt 4

(11) Geben Sie eine beliebige Bezeichnung für Ihre Versandarten an. Es handelt sich bei diesem Feld, um ein Pflichtfeld.

(12) Tragen Sie im Feld „Versandkonto“ die Kundennummer Ihres Versanddienstleisters ein. Es handelt sich bei diesem Feld, um ein Pflichtfeld.

(13) Wählen Sie über das Dropdown-Menü im Feld „Produkt“ festgelegte Versandarten Ihres Versanddienstleisters aus. Es handelt sich bei diesem Feld, um ein Pflichtfeld.

(14) Speichern Sie anschließend Ihre eingestellte Versandart ab.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Versandanbindung Schritt 5

Ihre zuvor angelegte Versandart wurde erfolgreich in MeinBüro hinterlegt, wenn diese im Bereich „Versandarten“ (15) aufgelistet ist.

Legen Sie über das Dropdown-Menü im Bereich „Standard-Versandart“ (16) eine bevorzugte Versandart für die Generierung Ihrer Versandlabels fest. Sie haben hier die Möglichkeit, zwischen einer der zuvor angelegten Versandarten zu wählen. Die festgelegte Standard-Versandart kann während der Erzeugung Ihres Versandetiketts gegen eine anderweitige ersetzt werden.

Sie haben es geschafft. Herzlichen Glückwünsch zur Einrichtung Ihrer DHL-Versandschnittstelle!

 

4. DHL-Versandlabel erzeugen

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene:Labelerstellung Schritt 1

Über die links angeordnete Menüleiste gelangen Sie mit einem Klick auf den Menüpunkt „Verkauf“ (1) auf den Bereich „Lieferscheine“ (2). Klicken Sie im rechten Dialogfenster auf das Versandlabel-Symbol (3).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene:Labelerstellung Schritt 2

Es öffnet sich ein Fenster an der rechten Seite Ihres Displays. Wählen Sie im Feld „Versandart“ (4) über das Dropwdown-Menü Ihre gewünschte Versandart für die ausgewählte Warenlieferung aus. Dieses Feld ist mit Ihrer festgelegten Standard-Versandart vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Als nächstes geben Sie im Feld „Gewicht in KG“ (5) das Gewicht Ihrer Warensendung an. Klicken Sie anschließend auf den Button „Paketschein erstellen“ (6).

HINWEIS! MeinBüro befüllt basierend auf den angegebenen Kundendaten innerhalb Ihres Lieferscheins die Absender- und Empfängerdaten automatisch. Über die angebundene Versanddienstleister-Schnittstelle werden die Absender- und Empfängerdaten auf Ihre Gültigkeit überprüft. Sollten die Absender- und Empfängerdaten nicht gültig sein, so erhalten Sie eine Fehlermeldung. Bitte öffnen Sie im Falle einer Fehlermeldung Ihren Lieferschein über den Button „Bearbeiten“ und korrigieren Sie Ihre Angaben.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene:Labelerstellung Schritt 3

MeinBüro generiert Ihnen automatisch das passende Versandlabel zu Ihrem ausgewählten Lieferschein. Öffnen Sie das am unteren Bildschirmrand angeheftete PDF-Dokument (7), um Ihr Versandlabel zu begutachten.

HINWEIS! Sie können jederzeit erneut auf den Button „Versandlabel“ klicken, um Ihr bereits erstelltes Etikett nochmals zu öffnen und zu drucken.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene:Labelerstellung Schritt 4

Auf Ihrem Bildschirm öffnet sich automatisch ein Browserfenster mit dem zuvor erzeugten PDF-Dokument. Drucken Sie Ihr Versandlabel aus (8) und/oder speichern Sie es ab (9).

1. Shopify Login

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Login Screen Shopify

Öffnen Sie über einen beliebigen Browser die Anmeldemaske Ihres Shopify Shops.
HINWEIS! Die URL zur Anmeldemaske Ihres Shopify Shops setzt sich wie folgt zusammen:

Geben Sie anstelle des beispielhaften Präfixes „mustershop“ (1) den individuell vergebenen Shopnamen Ihres Shopify Shops ein. Hängen Sie hinten an Ihren Shopnamen die folgende Endung: .myshopify.com/admin (2).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Login Screen Shopify Schritt 1MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Login Screen Shopify Schritt 2

Geben Sie Ihre Anmeldedaten, Ihre E-Mail-Adresse (3) und Ihr Passwort (4) ein und klicken Sie auf den Button „Login“ (5).

 

2. Private App in Shopify erstellen

Legen Sie im Backend Ihres Shopify Shops eine „private App“ an.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App

Klicken Sie in Ihrer Menüleiste auf den Menüpunkt „Apps“ (1). Scrollen Sie anschließend bis ans Ende der Seite und klicken Sie auf „Private Apps verwalten“ (2).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App aktivieren

Klicken Sie auf den Button „Entwicklung privater Apps aktivieren“ (3).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App aktivieren Schritt 2

Aktivieren Sie die ausgewählten Felder (4) und betätigen Sie anschließend den Button „Entwicklung privater Apps aktivieren“ (5).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App aktivieren fertig

Klicken Sie auf den Button „Neue private App erstellen“ (6).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App einrichten

Vergeben Sie einen beliebigen Namen für Ihre private App (7) und tragen Sie Ihre private bzw. geschäftliche E-Mail-Adresse (8) ein.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App einrichten Schritt 2

Vergeben Sie über das Dropdown-Menü Lese- und Schreibrechte für die Bereiche „Berichte“ (9) und „Bestellentwürfe“ (10).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App einrichten Schritt 3

Vergeben Sie über das Dropdown-Menü Lese- und Schreibrechte für die Bereiche „Bestellungen“ (11), „Bestelländerungen“ (12), „Externe Fulfillment-Bestellungen“ (13) und „Fulfillmentdienste“ (14). Klicken Sie anschließend auf den Button „Speichern“ (15).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App einrichten Schritt 4

Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf den Button „App erstellen“ (16), um die Erstellung Ihrer privaten App abzuschließen.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify private App API Schlüssel

Nachdem Sie Ihre private App in Shopify angelegt haben, können Sie unter im Bereich „Admin-API“ die benötigten Daten für die Shopanbindung in MeinBüro einsehen. Kopieren Sie Ihren „API-Schlüssel“ (17) und fügen Sie diesen in der Eingabemaske von MeinBüro in das Feld „API Key“ ein. Kopieren Sie anschließend Ihr „Passwort“ (18) und fügen Sie dieses in der Eingabemaske von MeinBüro in das Feld „Passwort“ ein.

 

3. MeinBüro Login

Loggen Sie sich über Ihr bereits angelegtes buhl:Konto in MeinBüro ein:

  1. Klicken Sie hier, um sich in MeinBüro einzuloggen.
  2. Geben Sie die Anmeldedaten (E-Mail Adresse und Passwort) Ihres bestehenden buhl:Kontos ein und klicken Sie anschließend auf den Button „Anmelden“.

 

4. Shopify Shop in MeinBüro hinterlegen

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify anbinden

Gehen Sie über die links angeordnete Menüleiste auf den Menüpunkt „Einstellungen“ (1) und klicken Sie anschließend auf den Bereich „E-Commerce“ (2). Betätigen Sie im rechten Dialogfenster den Button „Webshop“ (3).

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopify anbinden in MeinBüro Schritt 2

(1) Bitte geben Sie in diesem Feld eine beliebige Bezeichnung für die Integration Ihres Shopify Shops ein. Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld.

(2) Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Shoptyp „Shopify“ aus. Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld.

(3) Geben Sie in diesem Feld den Shopnamen Ihres Shopify Shops ein. Diese Information finden Sie in der URL Ihres Shops. Ihr Shopname ist der erste Bestandteil Ihrer URL (siehe unter 1. Shopify Login). Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld.

(4) Geben Sie in diesem Feld den API Schlüssel Ihres Shopify Shops ein. Diese Information finden Sie im Backend Ihres Shopsystems. Loggen Sie sich bitte in Ihren Shopify Shop ein, um die benötigten Informationen zu erhalten (siehe unter 1. Shopify Login & 2. Private App in Shopify erstellen). Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld.

(5) Geben Sie in diesem Feld das Passwort Ihres Shopify Shops ein. Diese Information finden Sie ebenso im Backend Ihres Shopsystems. Loggen Sie sich bitte in Ihren Shopify Shop ein, um die benötigten Informationen zu erhalten (siehe unter 1. Shopify Login & 2. Private App in Shopify erstellen). Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld.

(6) Lassen Sie den Button „aktiv“ eingeschaltet. Ohne die Aktivierung dieses Buttons findet keine Webshop-Integration in MeinBüro statt.

(7) HINWEIS! Speichern Sie zunächst die angelegte private App im Backend Ihres Shopify Shops ab, bevor Sie Ihren Webshop in MeinBüro speichern (siehe unter 1. Shopify Login & 2. Private App in Shopify erstellen). Nach dem Ausfüllen der Felder (1)-(6) speichern Sie Ihre eingegebenen Daten mit dem Betätigen des Buttons „Speichern“ ab.

Sie haben es geschafft. Herzlichen Glückwünsch zur Anbindung Ihres Shopify Shops!

 

5. Shopify Bestellungen über MeinBüro abrufen

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopifybestellungen in MeinBüro einbinden

Sie haben Ihren Webshop in MeinBüro erfolgreich hinterlegt, wenn Ihr Shopify Shop im Bereich „E-Commerce“ gelistet ist und hinter Ihrem Shopnamen die Meldung “Aktiv“ erscheint.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Shopifybestellungen in MeinBüro abrufen

Klicken Sie in Ihrer Menüleiste auf „Verkauf“ (2) und anschließend auf „Aufträge“ (3).

(4) Übertragen Sie Ihre Shop Bestellungen mit einem Klick auf den Button „Bestellungen abrufen“ in MeinBüro. Bitte haben Sie ein wenig Geduld. Die Übertragung Ihrer Bestellungen an MeinBüro kann einige Minuten dauern.

Im Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ stellt MeinBüro Ihnen eine elektronische Dokumentenablage zur Verfügung. Dort finden sich alle Eingangsrechnungen, Quittungen oder sonstigen Zahlungsbelege wieder, die Sie Ihren Einnahmen- und Ausgabenbuchungen und / oder den Bezahlvorgängen auf Ihren Onlinekonten und im Kassenbuch zugeordnet haben:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Dokumente

Die schlichte Dokumentenablage enthält eine Menge nützlicher Funktionen:

Praxistipp: Auch eine Mehrfachauswahl von Dateien ist an dieser Stelle möglich. Auf diese Weise übertragen Sie bei Bedarf Ihre komplette lokale Belegablage im Handumdrehen in die MeinBüro-Dokumentenablage.

Im Arbeitsbereich „Finanzen > Einnahmen / Ausgaben“ finden Sie eine Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben im Jahresvergleich (laufendes Jahr vs. Vorjahr) sowie den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einnahmen und Ausgaben Vergleich

Praxistipp: Per Mausklick auf das Druckersymbol am rechten oberen Seitenrand bringen Sie die Auswertung bei Bedarf zu Papier oder speichern Sie im PDF-Format.

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Einnahmen und Ausgaben Druckansicht

Im Arbeitsbereich „Finanzen > Buchungsübersicht>“ finden Sie eine Liste sämtlicher MeinBüro-Buchungen:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Buchungsübersicht

Praxistipp: Über das Zahnradsymbol am rechten oberen Seitenrand können Sie die „Spalteneinstellungen“ beeinflussen. So lassen sich weitere Spalteninhalte aktivieren und entbehrliche Spalten ausblenden.

Sofern Sie Ihre Umsätze (= bezahlte Rechnungen) und Ihre Betriebsausgaben mit MeinBüro erfasst haben, können Sie aus der Software heraus Ihre monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen auf den Weg bringen.

Bitte beachten Sie: MeinBüro kann Ihre Voranmeldungen zwar noch nicht direkt an den Finanzamtsserver übermitteln. Sie haben aber die Möglichkeit…

Dazu wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen > USt-Voranmeldung“,

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: UStVA erstellen

MeinBüro erzeugt daraufhin eine XML-Datei mit den Inhalten Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese Datei können Sie dann aus dem Bereich „Erstellte Voranmeldungen“ herunterladen und anschließend über das ELSTER-Portal ans Finanzamt übermitteln.

Dazu …

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Neues ELSTER-Formular erstellen

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: ELSTER Datenübernahme

Das war’s auch schon: Das Voranmeldungs-Formular enthält nun alle erforderlichen Daten.

Nachdem Sie die Richtigkeit der Daten geprüft haben, übermitteln Sie Ihre Voranmeldung per Mausklick auf die Schaltfläche „Versenden des Formulars“ ans Finanzamt. Der XML-Export und das anschließende Hochladen der XML-Datei über das ELSTER-Portal ist im Handumdrehen erledigt.

Der Export im „Belege“-Format funktioniert im Prinzip genauso wie der zuvor beschriebene DATEV-Export:

MeinBüro Handbuch für Fortgeschrittene: Steuerberaterexport Belege

Einziger Unterschied zum DATEV-Export: Beim „Beleg“-Export enthält die ZIP-Datei keine CSV-Dateien, sondern zwei PDF-Dokumente („Ausgaben.pdf“ und „Ausgangsrechnungen.pdf“), in denen die Details Ihrer Ausgangsrechnungen und Betriebsausgaben aufgelistet sind.

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