Daniel Grill
GRILL & Partner

1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers (z. B. im Kopf und/oder in der Fußzeile)
2. Vollständiger Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
3. Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
4. Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
5. Steuersatz und der Nettobetrag
6. Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
7. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
8. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers (z. B. im Kopf und/oder in der Fußzeile)
9. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

Optional: Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.

Die Vorschriften über den Inhalt von Rechnungen finden sich im Umsatzsteuergesetz. Ein Blick in § 14 Abs. 4 UStG zeigt: Die Unterschrift des Rechnungsausstellers gehört nicht zu den Pflichtbestandteilen. Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, sind Rechnungen also auch ohne Unterschrift gültig!

Andererseits: Wer seine Rechnungen freiwillig unterschreiben will, dem legt der Gesetzgeber keine Steine in den Weg. Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen in der Form eines persönlich gehaltenen Geschäftsbriefs verfassen, ist das also völlig in Ordnung. Noch nicht einmal die Überschrift Rechnung ist vorgeschrieben. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Und, nein: Eine digitale Signatur elektronischer Rechnungen ist seit 2011 auch nicht mehr erforderlich.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, an welcher Stelle die Pflichtangaben auf Rechnungen zu machen sind. Wir empfehlen aber dringend, sich dabei nicht allzu wild und kreativ auszutoben, sondern an den üblichen Gepflogenheiten im Geschäftsleben zu orientieren. So machen Sie Ihre Rechnung leicht lesbar für jeden Kunden und kommen zuverlässiger und schneller an Ihr Geld.

Dabei unterstützen Sie ergänzende Angaben, die zwar nicht absolut verpflichtend sind, aber aus guten Gründen ebenfalls auf den allermeisten Rechnungen erscheinen. So sind Rechnungen ohne weitere Angaben sofort fällig. Es ist aber sehr sinnvoll, eine Zahlungsfrist anzugeben. 14 oder 30 Tage sind hier gängige Praxis.

Des Weiteren sollte Ihre Kontoverbindung in jedem Fall auf den Rechnungen zu finden sein. Sonst machen Sie es Ihren Kunden unnötig kompliziert, die Rechnung zu begleichen. Auch Kontaktdaten wie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten Sie auf Ihren Rechnungen angeben. Eventuelle Rückfragen können auf diese Weise sehr schnell geklärt werden.

Darüber hinaus sorgt eine ansprechende optische Briefpapiergestaltung für einen hochwertigen und professionellen Eindruck. Das gilt natürlich nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Ihre weiteren Anschreiben wie zum Beispiel Angebote.

Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro inkl. Umsatzsteuer reicht eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Das soll den bürokratischen Aufwand vor allem für KMU etwas eindämmen. Daher kommt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Pflichtangaben aus:

1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
2. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
4. Das Brutto-Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
5. Der Steuersatz und gegebenenfalls Gründe für eine Befreiung von der Umsatzsteuer

Nach § 14 Abs. 4 UStG setzt das Finanzamt Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer voraus, um die eindeutige Identifizierung jeder Rechnung sicherzustellen. Das bedeutet, dass Sie jede Rechnungsnummer nur einmal verwenden dürfen. Ob es sich dabei um eine reine Zahlenkette oder eine Kombination von Zahlen und Buchstaben handelt, ist Ihnen aber freigestellt.

Wer erst frisch in die Selbstständigkeit gestartet ist und befürchtet, eine Rechnung mit einer Nummer wie „2017-0002“ könnte abschreckend wirken, kann die Darstellung seiner Rechnungsnummern also anpassen. So kann niemand auf die tatsächliche Anzahl der Kunden schließen. Kleinbetragsrechnungen müssen übrigens keine fortlaufenden Nummern beinhalten.

Doppelt vergebene Nummern sollten Sie aber unbedingt vermeiden. Sonst könnte es unangenehm werden bei der nächsten Steuerprüfung. Die korrekte Vergabe ist einer von vielen guten Gründen, von der manuellen Rechnungsstellung mit Word, Excel und Co. Abstand zu nehmen und die eigenen Rechnungen automatisch zu erzeugen.

Mit MeinBüro Web vermeiden Sie Zahlungsausfälle. Wenn eine Rechnung überfällig und das Zahlungsziel überschritten ist, zeigt ihnen MeinBüro Web die fehlende Zahlung in der Rechnungsansicht auf. Anschließend erzeugen Sie per App oder am Desktop die entsprechende Mahnung.

Nach dem Rechnungsversand behalten Sie immer alle Zahlungsziele unter Kontrolle. In der Rechnungsübersicht sehen Sie dank des intelligenten Ampelsystems den Rechnungsstatus jeder Rechnung.

Der professionellste Weg eine Rechnung zu schreiben geht über eine Rechnungs­software. Diese unterstützt Sie vom Angebot über die Rechnung bis hin zum Mahnwesen. Mit MeinBüro Web geht das Schreiben von Rechnungen immer einfach von der Hand – egal wo Sie sind. Sie erhalten außerdem viele Verwaltungsfunktionen, die Ihnen den Büroalltag zusätzlich erleichtern.