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So geht's: Ankündigungsschreiben zur SEPA-Umstellung mit der Word-Seriendruckfunktion erstellen

Gepostet am 06.04.2016;

Seit Februar 2014 ist der gesamte Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt worden. Da die bestehenden Einzugsermächtigungen in ein Mandat umgewandelt werden können, müssen Ihre Mitglieder zuvor über die Mandatsreferenz und Ihre Gläubiger-ID informiert werden. Es ist möglich, mit der Software WISO Mein Verein in Verbindung zu Microsoft Word einen Serienbrief zu erstellen, in dem diese Daten automatisiert übernommen werden. Diese Dokumentation befasst sich mit der Erstellung eines solchen Serienbriefs. 
 
Hinweis: Die Dokumentation bezieht sich auf Microsoft Word 2013. Bei älteren oder auch neueren Versionen kann die Vorgehensweise geringfügig abweichen. 
 
Begeben Sie sich zunächst über die Menüleiste in den Menüpunkt "Finanzen > SEPA-Lastschriftmandate". Hier finden Sie eine Übersicht über die einzelnen SEPA-Mandate mit diversen Mitgliedsinformationen. Um den Serienbrief vorzubereiten, ist es notwendig, weitere Spalten mit in der Übersicht einzublenden. Klicken Sie dafür auf den Menüpunkt "Ansicht > Spalten definieren". Eine kleine Box "Anpassen" wird sich öffnen. Die darin aufgelisteten Spalten können Sie mit gedrückter linker Maustaste oben in die Überschrift, beispielsweise neben "Kontoinhaber", ablegen. Lassen Sie dazu die Maustaste los, sobald zwei kleine grüne Pfeile erscheinen: 
 
 
Fügen Sie über diesen Weg weitere Spalten ein, bis Sie unter anderem folgende Spalten in der Übersicht haben (die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle):
 
Mandatsreferenz 
Gläubiger-ID 
Kontoinhaber 
IBAN 
BIC 
Straße 
PLZ 
Ort 
 
Nun ist diese Tabelle als Excel-Tabelle zu exportieren, um später als Datenquelle in Ihren Microsoft Word Serienbrief eingefügt werden zu können. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt "Ansicht > Tabelle exportieren". Speichern Sie die Datei wie gewünscht ab. 
 
Öffnen Sie als nächstes ein neues, leeres Word-Dokument. Verknüpfen Sie jetzt die Excel-Tabelle als Datenquelle mit Ihrem Word-Dokument. Klicken Sie dazu oben in der Menüleiste auf "Sendungen > Empfänger auswählen":
 
 
Wählen Sie hier "Vorhandene Liste verwenden" und wählen als nächstes die vorher erstellte Excel-Datei aus. Klicken Sie in der nächsten Dialogbox auf "OK". Nun können Sie die Seriendruckfelder an den gewünschten Stellen einfügen. Über diesen Weg kann sowohl die Anschrift, als auch die SEPA-Information des jeweiligen Mitglieds dargestellt werden.
 
Klicken Sie dazu auf "Seriendruckfeld einfügen". Es öffnet sich eine Liste der Felder (die Übersicht kann bei Ihnen abweichen):
 
 
 
Über diesen Weg können Sie die Mitgliedsanschrift und die Mandatsinformationen in einen fortlaufenden Text einfügen, der Ihre Mitglieder über die Mandatsreferenz informiert. Eine feste Vorgabe gibt es dafür nicht. Die Sparkasse Wittenberg stellt Ihren Kunden freundlicherweise einen Mustertext dafür zur Verfügung, den auch Sie als Grundlage für den Serienbrief hernehmen können: Link
 
Verwenden Sie folgende Seriendruckfelder:
 
Für die Anschrift:
Kontoinhaber
Straße
PLZ Ort
 
Für die Mandatsreferenz:
Mandatsreferenz des Mitglieds und Ihre GläubigerID
Ihr Konto (IBAN):  IBAN
Kreditinstitut (BIC):  BIC
 
Da keine feste Briefanrede zur Verfügung steht, nutzen Sie am besten die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren". Alternativ können Sie die Seriendruckfelder für die Anrede und den Namen des Ansprechpartners vom Verein hinterlegen.
 
Der vorbereitete Serienbrief kann nun beispielsweise wie folgt aussehen:
 
 
Hinweis: Sie können jederzeit über "Sendungen > Vorschau Ergebnisse" prüfen, wie der fertige Ausdruck aussieht.
 
 
Nun ist der Serienbrief bereit für den Seriendruck. Klicken Sie dazu unter "Sendungen" auf "Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente Drucken":
 
 

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