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Instandhaltungsrücklage verwalten

Gepostet am 29.07.2013;

Das Programm WISO Hausverwalter bietet Ihnen die Möglichkeit an Ihre Rücklage für die Instandhaltung Ihrer Objekte zu verwalten. Für die Erfassung der Zuführungen, Entnahmen und Rücklagenzahhlungen sind verschiedene Buchungsvorgänge erforderlich.

Einrichtung der Bankkonten

Es wird allgemein davon ausgegangen, dass

    - mindestens ein Bankkonto für Einnahmen und Ausgaben existiert, über das die laufenden Kosten gedeckt werden und
    - mindestens ein Bankkonto für Rücklagen, über das die Instandhaltungskosten gedeckt werden.

Über den Dialog "Eigenverwaltung > Verwalter > Bankverbindung" haben Sie die Möglichkeit alle Bankkonten, die Sie für die Verwaltung Ihrer Objekte verwenden anzulegen.
Über den Dialog "Stammdaten > Gebäude > Gebäudekonten" besteht die Möglichkeit, die vorab angelegten Bankkonten für jedes Gebäude gesondert für die "Einnahmen und Ausgaben" oder für die "Rücklage" zu definieren.

Erläuterung der Buchungskonten

Die neue Version WISO Hausverwalter 2008 enthält einen allgemein üblichen Standardkontenplan. Die Standardkonten werden wie folgt verwendet:

1000-1999Finanzkonten
2000-2999Abgrenzungskonten
3000-3999Rücklagen (Kategorie: Rücklagen (Bestandsabwicklung))
4000-4999Ausgaben (Kategorie: Ausgaben + Rücklagen(Zuführungen/Entnnahmen))
8000-8999Einnahmen (Kategorie: Einnahmen)
9000-9999Vortragskonten
10.000-99.999Personenkonten
100.000-999.999Bankkonten

In der Hausgeldabrechnung werden die Ausgaben (Nummerkreis 4000-4999) den Einnahmen (Nummernkreis 8000-8999) gegenübergestellt und hieraus wird eine Nachzahlungsforderung ermittelt. Die Hausgeldabrechnung enthält ebenfalls die Information über Zuführungen, Rücklagevorauszahlungen, Entnahmen und Ausgaben für Großreparaturen.

In der Rücklagenübersicht werden Anfangsbestand, Zuführungen, Entnahmen und der Endbestand (Nummernkreis 3000-3999) für die Instandhaltungsrücklage dargestellt.

Für die Rücklage sind also Buchungen auf Konten in 3 Nummernkreisen erforderlich.

Rücklagenassistent + Sollstellungen erzeugen

Für die verschiedenen Buchungen stehen Ihnen Hilfsmittel zur Verfügung, die die Buchungsvorgänge für die Instandhaltungsrücklage für Sie vereinfachen.

Über den Rücklageassistenten, den Sie über den Menübefehl "Tools > Rücklagenassistent" erreichen werden folgende Buchungen für Sie ausgeführt:

Anfangsbestand:

Wählen Sie im Dialog "Rücklagenassistent" die "Art der Buchung: Anfangsbestand", so ist

    - die Eingabe des Gebäudes
    - die Auswahl des Bankkontos für die Rücklage
    - die Erfassung des Buchungsdatums
    - der Definition des Betrags
erforderlich.

Hierbei werden folgende Buchungen ausgeführt, die Sie über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Einnahmen und Ausgaben" ebenfalls manuell erstellen können:

    1. Anfangsbestand
Art der Buchung:Anfangsbestand
Betrag:X €
Bankkonto:Zuführungen

    2. Anfangsbestand
Art der Buchung:Anfangsbestand
Betrag:X €
Bankkonto:Bankkonto für Rücklagen

Hieraus entstehen folgende Kontobegewegungen:

3000 (Zuführungen) = X €
9000 (Saldenvortrag, Sachk.) = X €
9000 (Saldenvortrag, Sachk.) = -X €
1000xx (Finanzkonto, Rücklage) = X €

Zuführungen (Umbuchung):

Wählen Sie im Dialog "Rücklagenassistent" die "Art der Buchung: Zuführung (Umbuchung)", so ist

    - die Eingabe des Gebäudes
    - die Auswahl des Bankkontos für Einnahmen und Ausgaben
    - die Auswahl des Bankkontos für die Rücklage
    - die Erfassung des Buchungsdatums
    - der Definition des Betrags
erforderlich.

Bei dieser Art der Buchung für die Zuführung wird die Umbuchung der Spareinlage von Ihrem Bankkonto für Einnahmen und Ausgaben auf Ihr Bankkonto für die Instandhaltungsrücklage mit berücksichtigt.

Hierbei werden folgende Buchungen ausgeführt, die Sie über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Einnahmen und Ausgaben" ebenfalls manuell erstellen können:

    1. Zuführung zu Rücklagen
Art der Buchung:Umbuchung
Betrag:X €
Bankkonto (Haben):Bankkonto für Einnahmen und Ausgaben
Bankkonto (Soll):Bankkonten für Rücklagen

    2. Zuführung zu Rücklagen
Art der Buchung:Ausgabe
Betrag:X €
Bankkonto:Zuführung
Buchungskonto:4600 - Zuführung zu Rücklagen

Hieraus entstehen folgende Kontobegewegungen:

3000 (Zuführung) = X €
4600 (Zuführungen zu den Rücklagen) = -X €
1000xx (Finanzkonto, Ein-/Asugabe) = -X €
1000xx (Finanzkonte, Rücklage) = X €

Zuführung (direkt):

Wählen Sie im Dialog "Rücklagenassistent" die "Art der Buchung: Zuführung (direkt)", so ist

    - die Eingabe des Gebäudes
    - die Auswahl des Bankkontos für die Rücklage
    - die Erfassung des Buchungsdatums
    - der Definition des Betrags
erforderlich.

Bei dieser Art der Buchung für die Zuführung wird die Spareinlage direkt auf Ihr Bankkonto für die Instandhaltungsrücklage erstellt.

Hierbei wird folgende Buchungen ausgeführt, die Sie über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Einnahmen und Ausgaben" ebenfalls manuell erstellen können:

    1. Zuführung zu Rücklagen
Art der Buchung:Ausgabe
Betrag:X €
Bankkonto:Zuführung
Buchungskonto:4600 - Zuführung zu Rücklagen

Hieraus entstehen folgende Kontobegewegungen:

3000 (Zuführung) = X €
4600 (Zuführungen zu den Rücklagen) = -X €

Entnahme:

Wählen Sie im Dialog "Rücklagenassistent" die "Art der Buchung: Entnahme" so ist

    - die Eingabe des Gebäudes
    - die Auswahl des Bankkontos für Einnahmen und Ausgaben
    - die Auswahl des Bankkontos für die Rücklage
    - die Erfassung des Buchungsdatums
    - der Definition des Betrags
erforderlich.

Hierbei werden folgende Buchungen ausgeführt, die Sie über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Einnahmen und Ausgaben" ebenfalls manuell erstellen können:

    1. Entnahme aus Rücklagen
Art der Buchung:Umbuchung
Betrag:X €
Bankkonto (Haben):Bankkonten für Rücklagen
Bankkonto (Soll):Bankkonto für Einnahmen und Ausgaben

    2. Entnahme aus Rücklagen
Art der Buchung:Ausgaberückzahlung (Gutschrift)
Betrag:X €
Bankkonto:Entnahmen

Hieraus entstehen folgende Kontobegewegungen:

3010 (Entnahmen) = -X €
4610 (Entnahme aus Rücklage) = X €
1000xx (Finanzkonto, Ein-/Asugabe) = X €
1000xx (Finanzkonte, Rücklage)= -X €

Zinsertrag:

Wählen Sie im Dialog "Rücklagenassistent" die "Art der Buchung: Entnahme" so ist

    - die Eingabe des Gebäudes
    - die Auswahl des Bankkontos für die Rücklage
    - die Erfassung des Buchungsdatums
    - der Definition des Betrags, der Zinsabschlagssteuer und des Solidaritätszuschlags erforderlich.

Hierbei werden folgende Buchungen ausgeführt, die Sie über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Einnahmen und Ausgaben" ebenfalls manuell erstellen können:

    1. Zinsertrag
Art der Buchung:Umbuchung
Betrag:X €
Bankkonto (Haben):Zinsen
Bankkonto (Soll):Bankkonten für Rücklagen

    2. Zinsabschlagssteuer
Art der Buchung:Umbuchung
Betrag:Y €
Bannkkonto (Haben):Bankkonten für Rücklagen
Bankkonto (Soll):Zinsabschlagsteuer

    3. Solidaritätszuschlag
Art der Buchung:Umbuchung
Betrag:Z €
Bankkonto (Haben):Bankkonten für Rücklagen
Bankkonto (Soll):Solidaritätszuschlag

Hieraus entstehen folgende Kontobegewegungen:

3100 (Zinsen) = X €
1000xx (Finanzkonte, Rücklage) = X €
3110 (Zinsabschlagsteuer) = -Y €
1000xx (Finanzkonte, Rücklage) = -Y €
3130 (Solidaritätszuschlag) = -Z €
1000xx (Finanzkonte, Rücklage) = -Z €

Sollstellungen erzeugen

Es ist zudem erforderlich die Einnahmen für die Rücklage von Ihren Eigentümern, bzw. die Rücklagenvorauszahlungen zu buchen.

Über den Dialoge "Wohnungen / Einheiten > Eigentümerumlage" haben Sie die Möglichkeit die Forderungen die Sie als Verwalter an Ihre Eigentümer stellen chronologisch zu erfassen, bspw. die Forderung für die Rücklage. In Bezug auf das jeweilige Gültigkeitsdatum und die Zahlungsweise die Sie hier zusätzlich erfassen werden Ihnen bei Programmstart, bspw. für die monatlichen Forderungen Sollstellungen angeboten.

Diese Sollstellungen können automatisiert in die Offenen Posten des Programms übernommen werden. Nutzen Sie hierfür den Menübefehl "Tools > Sollstellungen erzeugen".

Über den Dialog "Einnahmen/Ausgaben > Offene Posten" haben Sie die Möglichkeit die Forderungen über die Verknüpfung "Mehrere offene Posten eines Gebäudes verbuchen" als Buchung in die "Einnahmen und Ausgaben" zu übertragen.

Einnahmen die über diesen Weg auf Buchungskonten mit der Kategorie "Rücklagenvorauszahlungen" gebucht wurden, werden in der Hausgeldabrechnung entsprechend ausgewiesen.

Allgemein stehen auf der Hausgeldabrechnung die Zuführungen den Rücklagenvorauszahlungen gegenüber. Die Entnahmen stehen den Ausgaben gegenüber, die Sie auf bspw. für Großreparaturen auf ein nicht umlagefähiges Buchungskonto bitte zusätzlich erfassen.


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