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Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Aufbewahrungsfristen 2018: Diese Dokumente können Sie gefahrlos entsorgen

Selbstständige und Unternehmer sollten unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn sie finanzielle Nachteile verhindern wollen. Denn wer verfrüht auf Papierkorb oder Schredder zurückgreift, muss mit einer groben Schätzung der eigenen Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt rechnen. Um solchen Ärger zu vermeiden, liefern wir Ihnen die essenziellen Basics zu den Aufbewahrungsfristen 2018:

Für wen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Aus  § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz ergeben sich bereits zahlreiche Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer verschiedener Formen. Außerdem sind Sie an die Bestimmungen des Handelsrechts gebunden, wenn Sie als Kaufmann ins Handelsregister eingetragen sind oder Ihr Unternehmen der Buchführungspflicht unterliegt. Diese weiteren Bestimmungen finden sich unter § 257 HGB.

Darüber hinaus sollten Sie natürlich auch private Unterlagen nicht einfach sofort wegwerfen. Verträge, Steuerunterlagen oder Bankunterlagen sind nur einige Beispiele für Dokumente, die Sie später noch einmal dringend brauchen könnten.

Wichtiger Hinweis: Abhängig von Ihrer Branche gelten für Sie möglicherweise weitere Aufbewahrungspflichten. Die Details besprechen Sie im Zweifel am besten mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange muss welches Dokument aufbewahrt werden?

Je nach Art des geschäftlichen Dokuments gilt entweder eine Frist von 10 beziehungsweise von 6 Jahren. Hier einige Beispiele:

  • 10 Jahre gelten für Eröffnungsbilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Quittungen oder Rechnungen, weitere Buchungsbelege, Inventuren, Lohnsteuerunterlagen.
  • 6 Jahre gelten für Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (empfangene im Original, versendete als Kopie) und sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Wann genau beginnt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die Frist startet in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem im Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist beziehungsweise in dem der Beleg oder die sonstige Aufzeichnung entstanden ist. Wenn Sie also Ihren Jahresabschluss für 2016 im November 2017 fertiggestellt haben, beginnt die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss am 31. Dezember 2017. Dementsprechend kann das Dokument am 01. Januar 2028 entsorgt werden.

Was bedeutet das für die Aufbewahrungsfristen 2018?

Daraus ergibt sich, dass Sie seit dem 01. Januar 2018 zum Beispiel Rechnungen aus dem Jahr 2007 vernichten dürfen. Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen mit
der letzten Eintragung aus 2007 oder Jahresabschlüsse, die Sie bis zum 31. Dezember 2007 oder früher erstellt haben (Ende der 10-jährigen Frist). Ihre empfangenen oder versendeten Handels- und Geschäftsbriefe bis zum 31. Dezember 2011 dürfen Sie ebenso entsorgen (Ende der 6-jährigen Frist).

Link-Tipp: Bei der IHK Essen finden Sie diese praktische Liste vieler Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen 2018 abgelaufen sind.

Gibt es Ausnahmen?

Selbstverständlich – mal ehrlich, hätten Sie etwas anderes erwartet? Zum Beispiel, wenn Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung oder eine vorläufige Steuerfestsetzung relevant sind.  Im Einzelfall können Gerichtsverfahren oder spezielle Anforderungen bei bestimmten Berufsgruppen für verlängerte Aufbewahrungsfristen sprechen. Auch hier lautet unsere Empfehlung, dass Sie sich im Zweifelsfall an einen Steuerberater wenden.

In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für gedruckte als auch elektronische Dokumente, darunter können je nach Geschäftsvorfall auch E-Mails oder Faxe fallen. Sie sind nicht verpflichtet,  elektronische Dokumente auszudrucken, die Archivierung in elektronischer Form ist nach GoBD allerdings Pflicht!

Übrigens: Nutzer von MeinBüro werden von der Software dank verschiedener Hilfestellungen und Sicherheits-Features bei der Einhaltung ihrer allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-Pflichten sowie der GoBD-Richtlinien unterstützt. Beachten Sie dazu auch unseren Praxisratgeber „So arbeiten Sie mit MeinBüro GoBD-konform“.

Hinweis

In diesem Beitrag geben wir persönliche Empfehlungen weiter. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernehmen wir keine Garantie.

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