Corona Dokumentation

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Corona-Dokumentation: Wer schreibt, der bleibt!

Die Pandemie hat in den letzten zwölf Monaten viele Betriebe ordentlich durchgeschüttelt. Unter dem Motto „Außergewöhnliche Umstände erfordern außergewöhnliche Maßnahmen“ haben die Unternehmen selbst, aber auch viele Behörden, auf die schwierige Lage reagiert – und diese damit (hoffentlich bald!) gemeistert.

Doch das dicke Ende kommt bestimmt: Stellen Sie sich vor, Corona ist vorbei und das Finanzamt schickt einen Prüfer. Das wird zwar erst in zwei oder drei Jahren der Fall sein, aber sicher ist schon jetzt:

  • Nach einem Blick auf Ihre Steuererklärungen, Buchführungsunterlagen und andere Aufzeichnungen der Jahre 2020 und 2021 wird der Prüfer viele Fragen und eine Menge Klärungsbedarf haben.
  • Mit pauschalen Hinweisen auf die damalige katastrophale epidemische Notlage und den Zwang, auf Sicht fahren zu müssen, gibt er sich bestimmt nicht zufrieden.

Gefragt sind vielmehr konkrete und plausible Antworten für Umsatz-, Kosten- und Gewinnabweichungen gegenüber Ihren eigenen Vorjahreszahlen und denen Ihrer Branche.

So flexibel und großzügig sich Wirtschafts- und Finanzpolitiker während einer Krise geben: Finanzbeamte sehen das Jahre später wesentlich weniger entspannt. Zwar wurden manche Hilfsprogramme schnell beschlossen und zahlreiche Gesetzesänderungen über Nacht auf den Weg gebracht, die Finanzbehörden werden sich aber kleinlich auf die jeweils gültige Gesetzes- und Verordnungslage berufen. Und dann auf dieser Grundlage Steuern und Abgaben verlangen.

Vom Corona- zum Erklärungsnotstand

Und nun kommen Sie: Hand aufs Herz, wissen Sie heute auf Anhieb noch genau, was Ihnen Ministerien, Landrats- und Gesundheitsämter zum Beispiel im März/April 2020 so alles zugemutet haben? Wie es in den Folgemonaten konkret weiterging mit der pandemischen Berg- und Talfahrt?

Und vor allem: Welche ganz konkreten Auswirkungen die bundesweiten, regionalen und lokalen Coronamaßnahmen auf …

  • Ihre eigene Geschäftstätigkeit,
  • den Absatz bestimmter Waren und Dienstleistungen,
  • einzelne Sortiments-, Preis- und Rabattentscheidungen,
  • die Einrichtung Ihrer Büro- und Geschäftsräume,
  • die Einsatzfähigkeit Ihres Personals,
  • Ihre Zahlungsfähigkeit,
  • beantragte Hilfsprogramme oder Darlehen – aber auch Kleinigkeiten wie
  • die Einrichtung Ihres eigenen Home-Office und der Ihrer Mitarbeiter usw. …

… hatten? Und wie Sie mit all diesen Herausforderungen umgegangen sind? Vermutlich fällt Ihnen die Bestandsaufnahme bereits jetzt schon nicht mehr leicht. Wie wird das erst in einigen Jahren sein, wenn das Finanzamt bei Ihnen auf der Matte steht?

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Freiwillige Aufzeichnungen – aber subito!

Grund genug, alle wichtigen betrieblichen Informationen über die Jahre 2020 und 2021 möglichst genau und vor allem zeitnah festzuhalten. Je länger Sie damit warten, desto größer die späteren Erinnerungslücken. Und je größer die sind, desto größer wird Ihre Erklärungsnot sein – und damit im ungünstigsten Fall die drohenden Steuernachzahlungen!

Bitte beachten: Eine verpflichtende Corona-Dokumentation gibt es nicht. Aber das ist auch kein Wunder: Die mangelnde Plausibilität Ihrer Buchführungsunterlagen geht steuerlich letztlich immer zu Ihren Lasten. Am besten besprechen Sie daher rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater, welche Besonderheiten in Ihrem Unternehmen vorliegen und wie Sie diese glaubwürdig dokumentieren.

Lektüretipps:

  • Die gemeinnützige Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) hat mit Unterstützung des Deutschen Bundestags eine Handreichung für kleine und mittlere Unternehmen veröffentlicht. Darin enthalten ist eine Liste möglicher Besonderheiten während der Pandemie oder anderer Notlagen. Sie finden die Dokumentation steuerlich relevanter betrieblicher Besonderheiten auf der Website des AWV.
  • Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) stellt auf seiner Website eine Muster-Corona-Dokumentation (PDF, 244 KB) zum Download bereit. Der Vordruck mit Checkliste sowie die dazugehörigen Erläuterungen sind nicht nur für Handwerksbetriebe hilfreich!

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