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Elektronische Signatur: So verschicken Sie signierte Ausgangsrechnungen

Rechnungen von und an Geschäftskunden werden vom Fiskus genau kontrolliert. Überraschend ist das nicht: Die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs setzt leider allzu oft kriminelle Energien frei. Da elektronische Ausgangsrechnungen vergleichsweise einfach manipulierbar sind, nehmen Finanzamtsprüfer sie ganz besonders kritisch unter die Lupe. Geprüft werden …

  • die Echtheit der Herkunft,
  • die Unversehrtheit des Inhalts und
  • die Lesbarkeit der Rechnung.

14 Abs. 1 UStG verlangt dafür ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“, das einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ schafft. Konkrete Vorschriften über die Art und Funktionsweise eines geeigneten Kontrollverfahrens macht der Gesetzgeber jedoch nicht. Auf der sicheren Seite sind Sie bei einer „qualifizierten elektronischen Signatur mit -Anbieter-Akkreditierung“.

Zwar ist die obligatorische Signatur elektronischer Ausgangsrechnungen bei B2B-Geschäften vor einigen Jahren abgeschafft worden. Sicherheitshalber verlangen insbesondere größere Unternehmen von ihren Lieferanten und Dienstleistern aber nach wie vor elektronisch signierte Rechnungen. Mit WISO Mein Büro ist das zum Glück einfach möglich. Voraussetzungen:

  • Sie richten Ihre „Online-Poststelle“ ein und
  • aktivieren die Signaturfunktion für per E-Mail verschickte Rechnungen.

Die Signatur ausgehender Rechnungen übernimmt anschließend der Signatur-Dienstleister IO Factory GmbH.

Bitte beachten Sie: Je nach genutztem Poststellen-Tarif kostet die elektronische Signatur pro Rechnungsdokument 0,15 Euro bis 0,20 Euro (plus 19 % Umsatzsteuer). Verglichen mit den Kosten einer klassischen Papierrechnung sind das Peanuts. Vor allem aber können alle Beteiligten sicher sein, dass ein Finanzamtsprüfer nichts zu mäkeln haben wird.

Insbesondere bei Rechnungen über höhere Beträge ist das ein beruhigendes Gefühl.

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Praxistipp: Um Kosten zu sparen, können Sie eine bedingte Signatur-Option voreinstellen. MeinBüro fragt dann vor jedem Rechnungsversand nach, ob eine Signatur erforderlich ist. So können Sie Signaturen z. B. auf B2B-Rechnungen und / oder Rechnungen über besonders hohe Beträge beschränken. Grundsätzlich dürfen Sie Rechnungen auch als einfache E-Mail verschicken. Solange es sich um Privatkunden handelt, ist das ohnehin kein Problem.

1. Online-Poststelle vorbereiten

Um die Signaturfunktion zu aktivieren …

  • klicken Sie im MeinBüro-Menü „Stammdaten > Einstellungen“ auf „Online-Poststelle“,
  • tragen – sofern noch nicht geschehen – den Benutzernamen und das Passwort Ihrer Online-Poststelle ein (falls Sie noch keine Zugangsdaten haben, registrieren Sie sich einmalig) – und
  • legen fest, ob das Programm beim Rechnungsversand via E-Mail immer signieren oder vor dem Signieren nachfragen soll.

Außerdem können Sie im Einstellungen-Dialog festlegen, dass beim Signieren von Rechnungen ein Prüfprotokoll erzeugt werden soll:

Einstellungen Online-Poststelle

Das war’s auch schon: Nachdem Sie Ihre Voreinstellungen mit „OK F11“ gespeichert haben, ist die Signaturfunktion aktiviert.

2. Ausgangsrechnung signieren

Der eigentliche Signaturvorgang ist dann denkbar einfach:

  • Sie öffnen die Druckansicht der Rechnung,
  • klicken auf das „E-Mail“-Symbol am rechten Seitenrand,

Ausgangsrechnung signieren

  • und bestätigen die Nachfrage des Programms, ob die Rechnung signiert werden soll (falls Sie diese Option aktiviert haben):

Signatur Nachfrage

  • Daraufhin übermittelt WISO Mein Büro die PDF-Rechnung an den Signaturdienst,

Signaturdienst

  • holt das signierte Dokument postwendend wieder ab
  • fügt es als Anhang in eine neue E-Mail ein:

E-Mail mit signierter Rechnung

Falls Sie das optionale „Prüfprotokoll“ aktiviert haben, findet sich auch das im Dateianhang der E-Mail. Das Signatur-Zertifikat im Prüfprotokoll sieht zum Beispiel so aus:

Signaturzertifikat

Per Mausklick auf „Senden“ bringen Sie Ihre elektronisch signierte Ausgangsrechnung schließlich auf den Weg zum Kunden – fertig! Der Rechnungsversand verlängert sich durch die Signaturfunktion nur um wenige Sekunden.

Fazit

Mit MeinBüro signieren Sie Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen per Mausklick für ganz kleines Geld. Auf diese Weise sind Sie und Ihre Geschäftspartner beim Vorsteuerabzug von vornherein auf der sicheren Seite.

Praxistipp: Die elektronische Signatur von Ausgangsrechnungen ist nur einer von vielen praktischen Serviceleistungen der Online-Poststelle: Über die Schnittstelle zum Online-Dienstleister IO Factory GmbH können Sie Ihre Geschäftskorrespondenz zu günstigen Konditionen drucken, falzen, kuvertieren, frankieren und bei der Post einliefern lassen!

Ob Sie Ihre Schreiben mithilfe der sogenannten Hybrid-Post als normale Briefe oder mit speziellen Einschreibe Optionen verschicken, bleibt dabei Ihnen überlassen. Neben dem ein- oder beidseitigen Schwarz-Weiß-Druck sind auch farbige Ausdrucke möglich. Außerdem verschicken Sie über die Online-Poststelle günstige SMS- und Fax-Sendungen.

Mehr zur virtuellen Poststelle in MeinBüro erfahren sie nach einem Klick.
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