Online-Poststelle einrichten

Dokumente scannen und faxen! Online-Poststelle einrichten

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Einer von ihnen ist Unternehmensberater und Werbetexter Victor Lourenço, den einige Leser bestimmt aus seinen Seminaren in Frankfurt, Stuttgart und Köln kennen.

Der gelernte Diplom-Handelslehrer sieht sich als „Business-Coach“: Er unterstützt seine Klienten engagiert dabei, ihre Fähigkeiten zur Entfaltung zu bringen. Ein ganz besonderes Faible hat „Coach Victor“ für Hilfsmittel, die das alltägliche Berufs- und Geschäftsleben erleichtern. Wie zum Beispiel die vielseitigen Fax-Funktionen der Online-Poststelle von WISO MeinBüro:

„Klar: Faxen ist out. Aber noch längst nicht mausetot. Behörden oder konservative Geschäftspartner wollen bestimmte Sendungen immer noch partout „gefaxt“ bekommen. Oft geht es dabei um Unterschriften unter Formularen, Bestellscheinen oder Auftragsbestätigungen. Solche Dokumente lassen sich zwar ebenso gut in gescannter Form als PDF-Datei via E-Mail verschicken – es gibt jedoch Empfänger, die hartnäckig auf dem Fax-Versand bestehen.

Wenn dann im Büro kein Fax-Gerät mehr steht oder die Fax-Funktion von Multifunktionsgeräten mangels Telefax-Buchse nicht genutzt werden kann, geht die Suche nach Notlösungen los. WISO MeinBüro erspart Ihnen die Sucherei: Sofern die (auch sonst höchst empfehlenswerte) „Online-Poststelle“ aktiviert ist, verschicken Sie mit deren Hilfe auch ganz bequem Fax-Sendungen.

[four_fifth]Praxistipp: Sollte Ihre Online-Poststelle noch nicht aktiviert sein, werfen Sie am besten einen Blick ins Mein-Büro-Bedienbuch (unter „Hilfe“ – „Bedienanleitung öffnen (PDF)“): Dort finden Sie ab Seite 640 ausführliche Informationen, wie Ihnen die Poststelle auch das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Einlieferung Ihrer Papierkorrespondenz bei der Post abnimmt![/four_fifth][one_fifth_last]icon-online-poststelle[/one_fifth_last]

Zurück zum Faxversand: Bei internen MeinBüro-Dokumenten genügt dafür in der „Druckansicht“ ein Mausklick auf das „Faxen“-Symbol:

Online-Poststelle einrichten

Sie können aber auch externe PDF-, Word- und OpenOffice-Dokumente via Online-Poststelle faxen. Dazu …

  • klicken Sie im Arbeitsbereich „Office“ zunächst auf „Online-Poststelle“,
  • dann im Bereich „Funktionen“ auf den Link „Datei als Fax zustellen“

online-poststelle per fax WISO MeinBüro

  • wählen im folgenden Dialogfenster („Zu verschickendes Fax öffnen“) das gewünschte Dokument,
  • tragen im Versand-Dialog die Fax-Nummer des Empfängers ein und klicken schließlich auf „<F11> OK“

online-poststelle fax-versand2

 

Im Anschluss an die erfolgreiche Datenübertragung zur Online-Poststelle bekommen Sie zwei Versandbestätigungen – eine per E-Mail und eine direkt am Bildschirm:

online-poststelle erfolgreich versendet

Und gleich noch ein Tipp: Sollte es beim Faxen bestimmter Dokumentformate einmal zu Problemen kommen, verwenden Sie am besten das universelle PDF-Format. PDF-Dokumente lassen sich aus jeder aktuellen Office-Software heraus speichern oder exportieren.“

Ausblick: Wie Sie handschriftlich ausgefüllte und unterschriebene Formulare, Bestellscheine oder ähnliche Dokumente vor dem Fax-Versand einscannen, erfahren Sie in einer der nächsten Ausgaben des Mein-Büro-Newsletters. Dort erklärt unser Experte auch, wie Poweruser den praktischen Fax-Druckertreiber der Online-Poststelle installieren.

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