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Victor Lourenco: Experte für MeinBüro Bürosoftware

Expertentipp: So erstellen Sie kontenübergreifende Auswertungen

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Einer von ihnen ist Unternehmensberater und Werbetexter Victor Lourenço, den viele Leser aus den MeinBüro-Seminaren in Frankfurt, Stuttgart, Köln und München kennen.

Der gelernte Diplom-Handelslehrer versteht sich als „Business-Coach“: Er unterstützt seine Klienten engagiert dabei, ihre Fähigkeiten zur Entfaltung zu bringen. Ein ganz besonderes Faible hat „Coach Victor“ für Tipps & Tricks, die das alltägliche Berufs- und Geschäftsleben erleichtern. Wie zum Beispiel die kontenübergreifende Zusammenfassung von Aufwendungen mit WISO Mein Büro.

Expertentipps zu Features und Funktionen

„Mithilfe von Buchungskonten (= Kategorien) lassen sich Einnahmen und Ausgaben sachgerecht zusammenfassen. Allzu ausdifferenzierte Kontenpläne erschweren jedoch die richtige Zuordnung von Vorgängen. Außerdem eignet sich die Einrichtung separater Kategorien nicht für jede betriebliche Aufgabenstellung.

Beispiel Künstlersozialabgabe (KSA): Wer regelmäßig Aufträge an freiberufliche Künstler und Publizisten vergibt, muss auf die gesamte jährliche Honorarsumme eine Abgabe abführen. Diese Abgabe ist in diesem Jahr zwar erstmals gesunken (von 5,2 % auf 4,8 % – wir berichteten). Was viele Selbstständige und Unternehmer jedoch nicht wissen: Bei der KSA-Meldung müssen alle beitragspflichtigen Vorgänge listenmäßig zusammengefasst werden, um die korrekte Ermittlung der Honorarsumme nachweisen zu können.

Üblicherweise finden sich die Aufwendungen für künstlerische und publizistische Leistungen auf dem Konto „Werbekosten“ wieder. Manchmal werden abgabepflichtige Aufwendungen aber auch auf anderen Konten verbucht. Um sämtliche relevanten Vorgänge auf unterschiedlichen oder gemischten Konten wiederzufinden und die nicht-beitragspflichtigen Vorgänge herauszufiltern, bieten sich folgende Verfahren an:

  • „sprechende“ Belegnummer,
  • Kosten / Verwendungen via „Auswertung“ und
  • Kosten / Verwendungen via „Tabellenauswertung“.

Die kontenübergreifende Zusammenfassung verschiedener Zahlungsvorgänge lässt sich auch für andere Auswertungen nutzen, für die es kein separates Buchungskonto gibt.

Sprechende Belegnummer

Im einfachsten Fall kennzeichnen Sie KSA-pflichtige Vorgänge bei der Zahlungszuordnung einfach mithilfe der optionalen Belegnummer („opt. Beleg-Nr.“) Da es sich um ein alphanumerisches Feld handelt, können Sie dort Zahlen und Buchstaben eintragen. Wenn Sie an Ihren üblichen Belegnummern ein sprechendes Kürzel anhängen (z. B. „429-KSA“), können Sie am Jahresende alle „KSA“-Vorgänge über die Filterzeile des Bankkontos gezielt herausfiltern („*KSA*“), anschließend ausdrucken oder mithilfe einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten:

MeinBüro Filter nach Belegnummer

Auf diese Weise erstellen Sie mit minimalem Aufwand eine chronologische Liste aller KSA-Vorgänge – ganz gleich, welcher Zahlungskategorie oder welchem Buchungskonto sie zugeordnet sind.

Praxistipp: Falls die Filterzeile (unterhalb der Spaltenköpfe Ihrer Kontoauszüge) nicht angezeigt wird, setzen Sie ein Häkchen vor den Menüpunkt „Ansicht > Filterzeile anzeigen“.

Kosten / Verwendungen via „Auswertungen“

Mit den „Kosten-/Erlösarten“ und „Verwendungsarten“ stellt Ihnen WISO Mein Büro aber auch ein etwas eleganteres und vielseitigeres Hilfsmittel zur Verfügung. Hintergrund: Zusätzlich zu den steuerlichen Buchungskategorien können Sie Ihre Geschäftsvorgänge frei wählbaren Kosten-/Erlösarten bzw. Verwendungsarten zuordnen. Üblicherweise werden solche Zuordnungen für die interne Kosten- und Leistungsrechnung genutzt. Sie sind aber auch für punktuelle Spezialauswertungen einsetzbar.

Ob Sie KSA-pflichtige Vorgänge dabei als Kostenart oder als Verwendungsart definieren, hängt davon ab, wie Sie diese Gliederungsebenen bisher nutzen. Falls Sie die Kosten- und Verwendungsarten bislang noch gar nicht einsetzen, richten Sie unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ einfach die Kosten-/Erlösart „Künstlersozialabgabe“ ein:

kontenübergreifende Auswertungen

Anschließend weisen Sie allen abgabepflichtigen Vorgängen bei der Zahlungszuordnung die Kosten-/Erlösart „Künstlersozialabgabe“ zu:

Werbekosten Zahlung zuordnen

Bei der KSA-Meldung oder anlässlich einer Betriebsprüfung können Sie sich im Bereich „Auswertungen“ unter „Kosten-/Verwendungen“ auf dieser Grundlage eine Liste sämtlicher KSA-pflichtigen Vorgänge für das betreffende Kalenderjahr anzeigen lassen, weiterverarbeiten und ausdrucken:

Konten und Erlösdaten

Welcher steuerlichen „Kategorie“ Sie Ihre Entgelte für künstlerische und publizistische Leistungen daneben zuordnen, spielt dabei keine Rolle.

Kosten / Verwendungen via „Tabellenauswertung“

Sollte diese Auswertung im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung wegen fehlender namentlicher Nennung des Künstlers/Publizisten moniert werden, können Sie im Bereich „Auswertungen“ alternativ eine „Tabellenauswertung“ erstellen (z. B. „KSA-Vorgänge 2017“):

  • Dort geben Sie im ersten Schritt als „Datenquelle“ die „Zahlungszuordnungen“ an.
  • Im Bereich „Spezialfilter“ wählen Sie anschließend die von Ihnen eingerichtete Kosten-/Erlösart „Künstlersozialabgabe“ aus und
  • klicken auf „Filter anwenden“.

Daraufhin erscheint die Liste aller abgabepflichtigen Vorgänge, die auch die Namen der einzelnen Künstler und Publizisten enthält:

KSA-Vorgänge

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