Die Finanzbehörden verlangen, dass ‚originär‘ elektronische Dokumente auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. So heißt es in den ‚Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ (GoBD):
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).
Es genügt also nicht, eine per E-Mail eingegangene PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften. Bei einer späteren Betriebsprüfung müssen Sie in der Lage sein, auch das elektronische Dokument vorzulegen – und glaubhaft machen, dass es nicht nachträglich verändert wurde!
Mit seinen digitalen Dokumentenmappen stellt Ihnen WISO MeinBüro eine besonders bequeme und praktische Lösung für die Aufbewahrung elektronischer Zahlungsbelege zur Verfügung. PDF-Eingangsrechnungen und ähnliche elektronische Zahlungsbelege finden Sie damit ohne langes Suchen dort wieder, wo sie hingehören. Kontoauszug, Buchung und Buchungsbeleg bilden in WISO MeinBüro eine organische Einheit.
Angenommen, Sie haben von Ihrem Büromaterial-Händler eine PDF-Rechnung per E-Mail bekommen. Einige Tage später wird der Rechnungsbetrag von Ihrem Konto abgebucht. Dann erscheint der Zahlungsvorgang im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „Zahlungen Bank / Kasse“ auf dem Kontoauszug Ihres Girokontos. Um die dazugehörige PDF-Rechnung in WISO MeinBüro abzulegen…
- markieren Sie den Zahlungsvorgang per Mausklick auf dem Kontoauszug,
- klicken auf „Details“ und dann auf das Register „Dokumente“ und
- ziehen das PDF-Dokument aus dem E-Mailanhang in die Dokumentenablage:
Die E-Mail selbst brauchen Sie in diesem Fall nicht aufzubewahren, weil sie nur als eine Art elektronisches Kuvert für das PDF-Dokument gedient hat. Bei Bedarf können Sie Ihren Zahlungsvorgängen aber auch komplette E-Mails aus Ihrem E-Mailprogramm zuordnen.
Zusatztipps:
- Falls Ihnen das Kopieren und Verschieben per Maus fremd ist, übernehmen Sie Dokumente aller Art mithilfe der Windows-Tastenkombination (STRG+C / STRG+V) in Ihre Dokumentenablage.
- Per Mausklick auf die Schaltfläche „Importieren“ lassen sich elektronische Dokumente auch über die Windows-Dateiauswahl in der Dokumentenmappe ablegen.
Bitte beachten Sie: WISO MeinBüro speichert die Inhalte der Dokumentenmappen im Windows-Dateiverzeichnis. Der Dokumentenpfad wird in der Statusleiste des Programmfensters angezeigt. Standardmäßig lautet der Pfad: C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\MeinBüro\Dokumente
Spätestens am Jahresende sollte Sie den kompletten Dokumentenordner auf einem externen Datenträger speichern, der gegen nachträgliche Änderungen geschützt ist.
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Über die Autorin:
Ilona Janssen ist Finanz- und Controlling-Expertin. Sie berät mittelständische Unternehmen beim Kostenmanagement und ist langjährige Referentin im MeinBüro-Seminarprogramm.
