MeinBürofür Mac
Ilona Jansen MeinBüro Bürosoftware

Expertentipp: So bewahren Sie elektronische Belege auf

In unseren Software- und Buchführungs-„Crashkursen“ plaudern Fachleute und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Ilona Janssen.

Die erfahrene Finanz- und Controllingexpertin mit einem Faible für die Buchführung berät und unterstützt mittelständische Unternehmen beim Kostenmanagement. In ihren Seminaren zeigt sie, wie Selbstständige und Kleingewerbetreibende mit WISO Mein Büro den finanziellen Überblick behalten und mit wenig Aufwand die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wie zum Beispiel die Vorschriften über die Aufbewahrung elektronischer Geschäftsunterlagen:

„Die Finanzbehörden verlangen, dass ‚originär‘ elektronische Dokumente auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. So heißt es in den ‚Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ (GoBD):

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).

Es genügt also nicht, eine per E-Mail eingegangene PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften. Bei einer späteren Betriebsprüfung müssen Sie in der Lage sein, auch das elektronische Dokument vorzulegen – und glaubhaft machen, dass es nicht nachträglich verändert wurde!

Mit seinen digitalen Dokumentenmappen stellt Ihnen WISO Mein Büro eine besonders bequeme und praktische Lösung für die Aufbewahrung elektronischer Zahlungsbelege zur Verfügung. PDF-Eingangsrechnungen und ähnliche elektronische Zahlungsbelege finden Sie damit ohne langes Suchen dort wieder, wo sie hingehören. Kontoauszug, Buchung und Buchungsbeleg bilden in WISO Mein Büro eine organische Einheit.

Angenommen, Sie haben von Ihrem Büromaterial-Händler eine PDF-Rechnung per E-Mail bekommen. Einige Tage später wird der Rechnungsbetrag von Ihrem Konto abgebucht. Dann erscheint der Zahlungsvorgang im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „Zahlungen Bank / Kasse“ auf dem Kontoauszug Ihres Girokontos. Um die dazugehörige PDF-Rechnung in WISO Mein Büro abzulegen…

  • markieren Sie den Zahlungsvorgang per Mausklick auf dem Kontoauszug,
  • klicken auf „Details“ und dann auf das Register „Dokumente“ und
  • ziehen das PDF-Dokument aus dem E-Mailanhang in die Dokumentenablage:

Elektronische belege WISO Mein Büro

Die E-Mail selbst brauchen Sie in diesem Fall nicht aufzubewahren, weil sie nur als eine Art elektronisches Kuvert für das PDF-Dokument gedient hat. Bei Bedarf können Sie Ihren Zahlungsvorgängen aber auch komplette E-Mails aus Ihrem E-Mailprogramm zuordnen.

Zusatztipps:

  • Falls Ihnen das Kopieren und Verschieben per Maus fremd ist, übernehmen Sie Dokumente aller Art mithilfe der Windows-Tastenkombination (STRG+C / STRG+V) in Ihre Dokumentenablage.
  • Per Mausklick auf die Schaltfläche „Importieren“ lassen sich elektronische Dokumente auch über die Windows-Dateiauswahl in der Dokumentenmappe ablegen.

Bitte beachten Sie: WISO Mein Büro speichert die Inhalte der Dokumentenmappen im Windows-Dateiverzeichnis. Der Dokumentenpfad wird in der Statusleiste des Programmfensters angezeigt. Standardmäßig lautet der Pfad: C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\Dokumente

Spätestens am Jahresende sollte Sie den kompletten Dokumentenordner auf einem externen Datenträger speichern, der gegen nachträgliche Änderungen geschützt ist.

Das könnte Sie auch interessieren:

Diese Beiträge könnten
Ihnen auch gefallen

Hier finden Sie aktuelle Themen rund um die Themen MeinBüro, Features & Funktionen sowie News & Trends und vieles mehr.
12.10.2018

Expertinnentipp: Online-Banking mit Buchungs-Turbo

In unseren Software- und Buchführungs-„Crashkursen“ plaudern Fachleute und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Ilona Janssen: Die erfahrene Finanz- und Controlling-Expertin mit einem Faible für Buchführungs-Fragen berät und unterstützt mittelständische Unternehmen beim Kostenmanagement. In ihren Seminaren zeigt Frau Janssen, wie Selbstständige und Kleingewerbetreibende mit WISO Mein Büro den finanziellen Überblick behalten und mit
10.10.2018

MeinBüro-Update: Was gibt’s Neues?

Kinder wie die Zeit vergeht: Im Juni hatten wir anlässlich der DSGVO-Einführung über ein größeres MeinBüro-Update berichtet. Mittlerweile haben unsere Entwickler längst den nächsten größeren Schwung Programm-Neuerungen fertiggestellt. Wahrscheinlich ist die aktuelle MeinBüro-Version 18.03.50.001 sogar schon auf Ihrem Rechner installiert. Höchste Zeit also, Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Highlights zu geben: Online-Banking: MeinBüro
18.09.2018

Expertinnentipp: So erzeugen Sie kontenübergreifende Auswertungen

In unseren Software und Business-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Expertinnen und Praktiker aus dem Nähkästchen. Bei Seminaren in Norddeutschland übernimmt Petra Winkelmann diese Aufgabe. Die gebürtige Hamburgerin ist Gründercoach und Organisationsberaterin: Sie unterstützt Solo-Selbstständige und Kleinbetriebe beim Unternehmensaufbau, organisiert die Buchhaltung und optimiert das Zeitmanagement. In ihren Seminaren und Trainings gibt Petra Winkelmann ihr Know-how mit Begeisterung

Newsletter abonnieren

Gerne ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen, wie unsere flexible Cloudlösung Sie bei Ihrer mobilen Büroarbeit unterstützen kann.