Expertentipp: So dokumentieren Sie Ihren Büroalltag

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Einer von ihnen ist Unternehmensberater und Werbetexter Victor Lourenço, den viele Leser aus den MeinBüro-Seminaren in Frankfurt und Stuttgart kennen.

Der gelernte Diplom-Handelslehrer versteht sich als „Business-Coach“: Er unterstützt seine Klienten engagiert dabei, ihre Fähigkeiten zur Entfaltung zu bringen. Ein ganz besonderes Faible hat „Coach Victor“ für Tipps & Tricks, die das alltägliche Berufs- und Geschäftsleben erleichtern. Wie zum Beispiel die ausgesprochen nützlichen Dokumentationsfunktionen von WISO MeinBüro:

„Der Büroalltag besteht aus lauter mehr oder weniger wichtigen Einzelvorgängen – viele davon protokolliert WISO MeinBüro automatisch – denken Sie nur an das Schreiben von Briefen, Angeboten, Rechnungen, Mahnung oder auch Aufgaben- und Termindetails. Daneben gibt es aber auch eine Menge informeller Kommunikationsereignisse, wie zum Beispiel …

•  ein- und ausgehende Anrufe und Rückrufe,
• E-Mails, Rundschreiben und Newsletter oder auch
• interne Vorgänge wie Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks.

 Diese und ähnliche „Ereignisse“ können Sie ganz bequem im MeinBüro-Reiter „Historie“ der „Details“-Ansicht Ihrer Kunden-, Interessenten- und Lieferanten-Stammdaten festhalten. Das erspart Ihnen das umständliche Öffnen einzelner Eingabemasken. Über den Button „Neu F10“ dokumentieren Sie neue Ereignisse:

Daraufhin öffnet sich ein „Ereignis“-Dialog, in dem Sie den Inhalt des jeweiligen Vorgangs erfassen:

• In der „Betreff“-Zeile fassen Sie den Kommunikationsanlass zusammen,
• ordnen ihm einen „Ereignistyp“ und bei Bedarf einen Mitarbeiter zu,
• halten den Zeitpunkt fest (das aktuelle Datum und die Uhrzeit sind bereits voreingestellt),
• legen bei Bedarf einen „Neuen Ereignistyp“ an und
• halten den Inhalt des Ereignisses im Feld „Notizen“ fest.

Außerdem können Sie im separaten Register „Dokumente“ jedem Ereignis externe Unterlagen zuordnen (z. B. Gesprächsprotokolle, Vertragsunterlagen, Kalkulationen etc.):

Auf diese Weise entsteht in der Kunden-, Interessenten- und Lieferantenhistorie im Handumdrehen eine lückenlose Kontaktdokumentation.

Praxistipps:

Unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Einstellungen“ können Sie in den „Historien-Einstellungen“ festlegen, welche Ereignis-Typen automatisch im Bereich „Historie“ Ihrer Geschäftspartner-Stammdaten gespeichert werden sollen. Außerdem haben Sie die Wahl, ob die betreffenden Historieneinträge direkt „im Hintergrund angelegt“ oder aber zunächst „erstellt und zur Bearbeitung geöffnet“ werden sollen:

• Standardmäßig sieht WISO MeinBüro die folgenden Ereignistypen vor:
  • Brief (Ausgang) und Brief (Eingang),
  • E-Mail (Ausgang) und E-Mail (Eingang),
  • Fax (Ausgang) und Fax (Eingang),
  • SMS (Ausgang),
  • Telefon (Ausgang) und Telefon (Eingang) sowie
  • Wiedervorlage bearbeitet.
• Unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ legen Sie bei Bedarf eine Liste weiterer „Ereignistypen“ an, die zu Ihren Betriebsabläufen und Ihrem Informationsbedarf passen.

So erweist sich WISO MeinBüro auch im ereignisreichsten Büroalltag als flexibles und komfortables Werkzeug.“