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Steffen Doberstein: Experte für MeinBüro Bürosoftware

Expertentipp: Steffen Dobersteins praktische „Online-Vorlagen“

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Einer von ihnen ist der Berliner Unternehmensberater Steffen Doberstein, den einige Leser bereits aus seinen Buchführungsseminaren und Produktschulungen zu WISO Mein Büro kennen.

Als Betriebswirt und Bankkaufmann steht Steffen Doberstein kleinen und mittleren Unternehmen hilfreich zur Seite – auch und gerade in schwierigen Situationen. Außerdem kennt er sich richtig gut mit WISO Mein Büro aus: Mit der Verknüpfung aus betriebswirtschaftlichem Know-how und genauen Software-Kenntnissen überzeugt er seine Seminarteilnehmer immer wieder. Manchmal sind es schon ganz unscheinbare Tipps und Hinweise, die im Alltag weiterhelfen – wie zum Beispiel der pfiffige Umgang mit den praktischen Online-Vorlagen:

„Im MeinBüro-Onlineshop stehen zahlreiche kostenlose Dokument-Vorlagen bereit, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen und spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Dass bereits minimale Anpassungen große Wirkung erzeugen können, zeigt das Beispiel der unscheinbaren Vorlage „Rechnung mit weiterer Spalte“.

Beginnen wir mit dem Download: Am oberen Rand der „Druckansicht“ von Rechnungen und anderen Vorgangsarten finden Sie das Auswahlmenü „Vorlagengestaltung“, über das Sie „Weitere Vorlagen online suchen“ können.online-vorlagen suchen

Über das Auswahlmenü „Kategorie“ können Sie sich dort optisch oder funktional unterschiedliche Vorlagen anzeigen lassen. Über die Schaltfläche „PDF-Beispiel“ nehmen Sie bei Bedarf Inhalt und äußere Form der Vorlagen in Augenschein:online-vorlagen auswählen

Nehmen wir das Beispiel der Online-Vorlage „Rechnung mit weiterer Spalte“: Nach dem Download finden Sie den neuen Vordruck unter der Bezeichnung
„Rechnung mit individuellem Artikelfeld“ im Rechnungs-Auswahlmenü „Vorlage“ (am oberen Seitenrand Ihrer Rechnungs-Druckansicht):online-vorlagen individuelles Feld

Funktional sorgt die neue Rechnungsvorlage dafür, dass Bezeichnung und Inhalt des ersten „individuellen Feldes“ (aus dem Artikelstamm!) als zusätzliche Spalte in die Rechnungstabelle eingefügt wird. Falls Sie im Artikelstamm noch keine individuellen Felder aktiviert haben, lautet die Feldbezeichnung „Feld Artikel 1“.

Die zusätzliche Spalte lässt sich auf ganz unterschiedliche Weise nutzen:

(a)  Sie können dort alle Artikel-Eigenschaften eingetragen werden, die Sie auf Ihren Rechnungen gern separat ausweisen möchten (z. B. Hersteller oder Materialart).

(b)  Die Spalte eignet sich aber auch für artikelunabhängige Angaben, die Sie erst bei Rechnungstellung bei Bedarf von Hand eintragen möchten (z. B. Lieferdatum auf Positionsebene oder produktspezifische Ansprechpartner).

Aktiviert wird das individuelle Artikelfeld unter „Stammdaten – Meine Firma“ im Bereich „Individuelle Felder (Artikel)“:online-vorlagen individuelle felder

Der selbst gewählte „Feldname“ wird zugleich als Spaltenüberschrift im Rechnungsformular genutzt.

Bitte beachten Sie: Die im Register „Individuelle Felder“ des Artikelstamms in Feld 1 erfassten Inhalte (z. B. die Herstellerangaben)…online-vorlagen WISO Mein Büro

… erscheinen später automatisch auf der Rechnung (Variante a). Falls Sie die betreffende Information erst bei Rechnungstellung von Hand erfassen wollen (z. B. ein „Lieferdatum“ auf Positionsebene, vgl. Variante b), müssen Sie das neue Feld zuvor per „Spalten definieren“ in den Zeilenkopf der Rechnungs-Eingabemaske ziehen:Online-Vorlagen Spalten definieren

Zusatz-Tipp: Damit Sie die äußere Form und die Inhalte Ihrer Rechnungen (und aller anderen Vorgangsarten) völlig frei festlegen können, bietet WISO Mein Büro das Zusatzmodul „Designer“. Sie können den Vorlagen-Designer über den Menüpunkt „Stammdaten – Vorlagen-Designer“ jederzeit zu Testzwecken per Mausklick aktivieren und 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren.

Bitte beachten Sie: Das mächtige Designer-Modul erfordert gründliche Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Berichterstellung, Datenbank-Abfragen und Layout. Sofern es nur um das einmalige Erstellen einzelner Rechnungs-, Angebots- oder Briefvorlagen nach Ihren Wünschen geht, lohnt sich die Einarbeitung meistens nicht. In solchen Fällen liefern wir Ihnen gern fertige Vorlagen nach Ihren Vorgaben. Ausführliche Informationen zum Einrichtungsservice und anderen individuellen Dienstleistungen bietet unser „Zeit & Nerven-Spar-Flyer“ (PDF, 255 KB).

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