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Expertinnentipp: Mehr Sicherheit durch faire Teil- und Abschlagsrechnungen

In unseren Crashkursen „Rechnung, Buchführung und Steuern“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Steuerberaterin Sandra Bies: Sie bietet ihre Seminare im süddeutschen Raum an – insbesondere in Augsburg und München.

Im Mittelpunkt der Buchführungs-Seminare und Software-Schulungen stehen nicht nur Orientierungs- und Fachwissen: Besonders beliebt sind ihre Praxistipps, mit denen sich die laufenden Büroarbeiten einfacher und schneller erledigen lassen. Wie zum Beispiel mithilfe von Teil- und Abschlagsrechnungen.

„Bei größeren Projekten sorgen Anzahlungen oder schrittweise Abschlagszahlungen für eine faire Risikoverteilung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Als Dienstleister müssen Sie also nicht warten, bis ein Auftrag komplett abgeschlossen ist und der Kunde das Ergebnis abgenommen hat.

Welche Art von Abschlagzahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren, hängt von den Branchengepflogenheiten und Ihrem Verhandlungsgeschick ab. Ob Sie sich auf eine oder mehrere Anzahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen (z. B. bei Erreichen bestimmter Meilensteine eines Projekts), bleibt Ihnen und Ihrem Kunden überlassen. Oft praktiziert wird zum Beispiel die folgende Aufteilung:

  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Auftragserteilung,
  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Lieferung und
  • Schlussrechnung fällig nach Abnahme durch den Kunden.

Für solche Teilzahlungsmodelle erzeugt WISO Mein Büro im Handumdrehen steuerlich korrekte Rechnungsdokumente: Abschlags- und Schlusszahlungen werden dabei – wie gesetzlich vorgeschrieben – als Bruttoeinnahmen behandelt. So sorgt das Programm dafür, dass die Umsatzsteueranteile bei der Umsatzsteuervoranmeldung desjenigen Voranmeldezeitraums berücksichtigt werden, in dem der Rechnungsausgleich erfolgt.

Abschlagsdefinitionen festlegen
Die „Abschlagsdefinitionen“ Ihrer Teilrechnungen nehmen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufträge“ vor. Nachdem Sie einen Auftrag neu angelegt (oder auf Grundlage eines bereits vorhandenen kopiert) haben, klicken Sie am unteren Seitenrand auf die Schaltfläche „Abschlagsdefinitionen“:

Teil- und Abschalgsrechnungen abschlagsdefinition
Über „<F2> Neu“ legen Sie dort die gewünschten Abschlagszahlungen fest. Die Schlusszahlung errechnet das Programm automatisch. Nachdem Sie die Teilzahlungen eingetragen haben, öffnen Sie in der Auftragsverwaltung per Mausklick auf die Schaltfläche „<F3> Lieferschein / Rechnung erstellen“ den folgenden Auswahl-Dialog:

Teil- und Abschlagsrechnungen Auswahl
Über den Auswahlpunkt „Nächste Abschlagsrechnung erstellen“ und „<F11> Weiter“ erzeugen Sie schließlich die passenden Rechnungsdokumente.
Tipp: Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Dokumentation der Abschlags- und Schlussrechnungen finden Sie im Bedienbuch-Kapitel „Erweiterte Auftragsverwaltung mit Lieferscheinen, Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen“ (unter „Hilfe“ – „Bedienanleitung öffnen (PDF)“)

Modul Auftrag+
Bitte beachten Sie: Voraussetzung für das Ausstellen von Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen ist das Mein-Büro-Zusatzmodul „Auftrag+“. Zu dessen Funktionsumfang gehören außerdem professionelle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Preisanfragen. Sogar Abo-Rechnungen sind möglich, mit deren Hilfe Sie regelmäßig wiederkehrende Aufträge ganz bequem per Mausklick abrechnen. Händler können zudem Proforma-Rechnungen erstellen: Damit lassen sich Inhalt und Wert einer Warensendung rechtssicher dokumentieren – etwa bei Auslandsgeschäften gegenüber dem Zoll.“

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