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Expertinnentipp: „Sprechende“ PDF-Dateinamen beim Rechnungsversand

Sandra Bies

In unseren Crashkursen „Rechnung, Buchführung und Steuern“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Steuerberaterin Sandra Bies: Sie bietet ihre Seminare im süddeutschen Raum an – insbesondere in Augsburg und München.

Im Mittelpunkt der Buchführungs-Seminare und Software-Schulungen stehen nicht nur Orientierungs- und Fachwissen: Besonders beliebt sind ihre Praxistipps, mit denen sich die laufenden Büroarbeiten einfacher und schneller erledigen lassen. Wie zum Beispiel mit dem elektronischen Versand von Angeboten, Rechnungen und anderen Vorgangsdokumenten.

„Immer mehr Unternehmen nutzen die ebenso praktische wie kostengünstige Möglichkeit, Angebote, Rechnungen, Aufträge und andere Geschäftskorrespondenz elektronisch an Kunden und Interessenten zu schicken. Meistens erfolgt der Versand im PDF-Format per E-Mail, gelegentlich auch per Download-Link oder via Online-Poststelle.

In allen Druck- und Ausgabedialogen von WISO Mein Büro finden Sie daher den Button „PDF-Export“. Auch der E-Mailversand setzt auf Dateianhänge im PDF-Format. So weit, so bekannt. Was viele Anwender jedoch nicht wissen: Die standardmäßig vergebenen PDF-Dateinamen lassen sich gezielt an die eigene betriebliche Praxis anpassen:

Angenommen, der Standard-Dateiname beim Rechnungsversand („Rechnung Nr. 47110816“) ist Ihnen und / oder Ihren Rechnungsempfängern zu wenig aussagekräftig. Dann machen Sie daraus im Handumdrehen eine „sprechende“ Dokumentenbezeichnung. Den dazugehörigen Einstellungen-Dialog finden Sie unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Ausgabeoptionen“ im Abschnitt „PDF-Exporte“. Dort können Sie die Dateinamen-Vorgaben sogar gezielt nach den verfügbaren Vorgangsarten ändern. Gleichbleibende Text-Bestandteile können dabei ganz bequem mit „Variablen“ (wie Vorgangsdatum und Vorgangsnummer) kombiniert werden. Die verfügbaren Platzhalter tragen Sie per Mausklick auf das Drop-down-Menü „Variable einfügen“ ein:

Dateiname konfigurieren WISO Mein Büro

Aus dem wenig aussagekräftigen Dateinamen „Rechnung Nr. 47110816“ wird so zum Beispiel „MustermannOnlineGbR – RgNr. 47110816 vom 25.01.2016“:

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