Geschenke an Kunden und Geschäftspartner: So bleiben sie steuerfrei

Weihnachten steht vor der Tür, und damit auch die Zeit für größere oder kleinere Aufmerksamkeiten im Geschäftsalltag. Immerhin sind Geschenke an Kunden und wichtige Geschäftspartner eine gute Marketing-Strategie. Wenn Sie unsere Ratschläge beherzigen, bleiben diese Geschenke nicht nur steuerfrei für die Beschenkten, sondern für Sie auch absetzbar als Betriebskosten:

Das Wichtigste in Kürze:

• In diesem Beitrag geht es ausschließlich um Sachzuwendungen. Geldgeschenke unterliegen anderen Regeln.
• Geschenke unter 10 Euro (sogenannte Streuwerbartikel) werden nicht besteuert.
• Für teurere Aufwendungen können Sie als Unternehmer die Pauschalbesteuerung übernehmen (30%).
• Liegt der Wert Ihres Präsents unter 35 Euro oder ist es ausschließlich beruflich nutzbar, können Sie es in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen.
• Dafür müssen die Aufwendungen in der Buchhaltung gesondert erfasst und die Namen der Beschenkten mit angegeben werden, auch die entsprechenden Belege sind aufzubewahren.

Das gilt für die Beschenkten

Das letzte, was Sie als Schenkender wollen, sind Nachteile oder Unannehmlichkeiten für die Beschenkten. Dieser Fall würde aber eintreten, wenn Ihre Kunden die Geschenke selbst mit ihrem eigenen Einkommenssteuersatz versteuern müssten.

Ein hochwertiger Wein in schicker Flasche, und der Beleg klebt an der Grußkarte mit dem Text: “Alles Gute, bitte selbst versteuern”? Große Freude und Dankbarkeit sehen sicher anders aus.

Daher können Sie als Unternehmer die Flasche Wein auch selbst versteuern. Laut § 37b EStG pauschal mit einem Steuersatz von 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) des Kauf- oder Herstellungspreises. Sie müssen dem Beschenkten dann nur noch mitteilen, dass Sie die Steuer für das Geschenk selbst übernommen haben.

Die Pauschalversteuerung ist für alle Geschenke anwendbar, die einen betrieblichen Anlass haben und dürfen nicht Teil einer vorher vereinbaren Leistung oder eines vorher vereinbarten Arbeitslohns sein. Außerdem müssen sich die pauschal versteuerten Geschenke an Kunden und Geschäftspartner auf ein bestehendes Geschäfts- oder Vertragsverhältnis beziehen – Geschenk-Aktionen zur Neukunden-Akquise fallen damit raus.

Ausgenommen sind auch Geschenke an Geschäftspartner im Ausland: Da diese in Deutschland ohnehin keine Steuern zahlen, müssen Sie auch keine Pauschalsteuer übernehmen.

Vorsicht: Die Entscheidung für die Pauschalversteuerung fällen Sie direkt für ein ganzes Jahr. Alle Zuwendungen an Kunden innerhalb dieses Zeitraums werden dann auf diese Weise von Ihnen versteuert.

Es gibt auch eine Höchstgrenze für die Pauschalversteuerung, allerdings eine sehr sehr großzügige: Die einzelnen Geschenke dürfen maximal 10.000 Euro kosten, gleiches gilt insgesamt pro Kunde und Jahr.

Und was ist mit kleinen Werbegeschenken?

Für Geschenke mit einem Wert von unter 10 Euro fallen gar keine Steuern an. Zu beachten ist, dass es sich dabei um eine Freigrenze handelt, und nicht einen Freibetrag. Soll heißen: Kostet die Weinflasche 11 Euro, zahlen Sie die Steuer auch auf die vollen 11 Euro und nicht etwa nur die Differenz.

Weil Sie diese kleinen Werbeartikel – denken Sie nur an die Klassiker Kugelschreiber oder USB-Stick – sorglos unter die Leute bringen dürfen, spricht man in diesem Zusammenhang auch von „Streuwerbartikeln“.

Geschenke an Kunden als Betriebsausgaben absetzen

Für die Übernahme der Pauschalsteuer erhalten Sie einen guten Ausgleich: Sie können Ihre Geschenke als Betriebsausgabe absetzen, bis zu einem Betrag von 35 Euro netto.

Diese Freigrenze (!) gilt allerdings nicht für jedes einzelne Geschenk, sondern pro Kunde und pro Jahr. Auch hier ist darauf zu achten, dass es sich wirklich um ein Geschenk handelt, also keine Gegenleistung erwartet wird.

Sobald der Preis eines Geschenks über der Freigrenze liegt, handelt es sich um eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Der komplette Wert des Geschenks darf dann nicht ihren Gewinn mindern.

Auch die weiter oben erwähnte Pauschalsteuer, die Sie für den Kunden übernommen haben, können Sie geltend machen. Das oberste Finanzgericht, der Bundesfinanzhof, hatte hier Anfang des Jahres entschieden, dass die Pauschalsteuer ein weiteres „Geschenk“ ist und bei der Ermittlung der 35 Euro-Grenze berücksichtigt werden müsste.

Hier gibt es aber gute Nachrichten: Die Finanzverwaltung verzichtet auf diese sehr strenge Auslegung. Sie dürfen die bisherige Regelung also weiter nutzen. Im Klartext: Liegen die Anschaffungs- und Herstellungskosten unter 35 Euro netto, mindern die Ausgaben für das Geschenk und die Pauschalsteuer Ihren Gewinn. Kostet es mehr, können Sie beide Ausgaben nicht absetzen.

Übrigens: Bei Kleinunternehmern gelten die 35 Euro nicht netto, sondern als Bruttobetrag.

Geschenke an Kunden und die Umsatzsteuer

Auch bei der Umsatzsteuer gelten die Anschaffungskosten von 35 Euro netto als Richtschnur. Hat Sie das Geschenk weniger gekostet, dürfen Sie sich die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Bei höheren Kosten bekommen Sie die Vorsteuer nicht zurück. Für die eigentliche Schenkung fällt dann keine Umsatzsteuer an.

Haben Sie für einen Kauf über 35 Euro die Vorsteuer erstattet bekommen, zum Beispiel, weil Sie die Anschaffung zunächst nicht als Geschenk geplant hatten, bekommt der Fiskus dennoch seinen Teil. In diesem Fall unterliegt die Schenkung über 35 Euro nämlich doch der Umsatzsteuer.

Geschenke an Kunden in der Buchhaltung

Damit es an dieser Stelle keine Probleme mit dem Finanzamt gibt, müssen Sie die absetzbaren Aufwendungen auf einem separaten Konto buchen. Sonst ist der Abzug als Betriebsausgabe gefährdet.

Am besten führen Sie eine Liste, in der Sie die Namen der beschenkten Kunden, das jeweilige Sachgeschenk mit Anlass und den Wert vermerken. Der Name des Empfängers muss auf jedem Ihrer Belege zu finden sein.

Wenn auf den ersten Blick klar ist, dass es sich um Kleinstgeschenke handelt, die deutlich unter 35 Euro liegen, können Sie für gleichartige Geschenke eine Sammelbuchung vornehmen.