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Kosten- und Erlösrechnung: Profi-Auswertungen per Mausklick

Mit WISO Mein Büro ordnen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben mit ein, zwei Mausklicks den passenden steuerlichen Kategorien zu. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über die Ertragslage und Kostenstruktur Ihres Unternehmens. Außerdem erledigen Sie quasi im Vorbeigehen Ihre Steuerpflichten – oder stellen Ihrem Steuerberater perfekt vorbereitete Daten zur Verfügung.

Praxistipp: Wie Sie mit MeinBüro die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei optimieren, erfahren Sie im Beitrag „Modul DATEV: Ihr direkter Draht zum Steuerberater“!

Weitere Gliederungsebenen

Das Programm kann aber noch viel mehr: Zusätzlich zur Einteilung Ihrer Einnahmen und Ausgaben nach

  1. steuerlichen Gesichtspunkten
    … stellt Ihnen MeinBüro zwei weitere frei konfigurierbare Gliederungsebenen zur Verfügung:
  2. „Kosten- und Erlösarten“ und
  3. „Verwendungen“.

Zuordnung 1 - 3

An Vorgaben des Finanzamts sind Sie bei der Struktur Ihrer innerbetrieblichen Kostenrechnung nicht gebunden. Entscheidend ist allein ihr persönliches Informationsbedürfnis! Durch Zuordnung von Artikeln, Rechnungen und Zahlungen zu „Kosten-/Erlösarten“ und / oder „Verwendungen“ haben Sie die Möglichkeit, den Erfolg bestimmter …

  • Produkte,
  • Dienstleistungen,
  • ganzer Geschäftsbereiche oder
  • einzelner Projekte

… gesondert zu analysieren. Dafür stehen Ihnen im Arbeitsbereich „Auswertungen“ unter „Kosten/Verwendungen“ zahlreiche Diagramme und Tabellen zur Verfügung:

Auswertungen in MeinBüro

Freie Wahl der Gliederungskriterien

Wie gesagt: Welche Produkte, Dienstleistungen, Geschäftsbereiche oder Projekte Sie welchen Kosten-/Erlösarten oder Verwendungen zuordnen, hängt allein von Ihrem späteren Auswertungsbedürfnis ab. Beispiel:

Ursula Setzer bietet professionelle Sprachdienstleistungen in vier verschiedenen Geschäftsbereichen an:

  • Übersetzung,
  • Dolmetschen,
  • Sprachkurse und
  • Lektorat.

Umsatzauswertung über Artikelkategorien

Den reinen Umsatzanteil ihrer Geschäftsbereiche kann Frau Setzer bereits ohne Zuordnung von „Kosten-/Erlösarten“ oder „Verwendungen“ feststellen. Im Register „Statistik“ des Artikelstamms lassen sich einzelne Produkte und Dienstleistungsangebote passenden „Artikelkategorien“ zuordnen:

Artikelkategorie

Ihre Artikelkategorien definiert Frau Setzer im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“:

Ihre Artikelkategorien definiert Frau Setzer im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“

Analysen zu ihren Artikelkategorien findet Frau Setzer später im Arbeitsbereich „Auswertungen“ – beispielsweise unter …

  • „Allgemeine Geschäftsentwicklung“ („Detailliert je Artikelkategorie“) oder unter
  • „Rechnungsstellung“ („Umsatz je Artikelkategorie“):

Detailliert je Artikelkategorie

Kostenrechnung und Gewinn

So aussagekräftig schlichte Umsatzbetrachtungen bereits sind: Frau Setzer weiß damit noch nicht, wie hoch der Gewinn der einzelnen Geschäftsbereiche nach Abzug der erforderlichen Einzelkosten war. So tragen zum Beispiel die Einnahmen aus Lektoratsaufträgen nahezu komplett zum Unternehmensgewinn bei. Die Erlöse aus Sprachkursen und Dolmetscher-Aufträgen gehen hingegen mit vergleichsweise hohen Material- und Fahrtkosten einher.

Außerdem hat Frau Setzer keine genauen Vorstellungen, wie hoch die übergeordneten Kosten ihres Unternehmens sind (z. B. die Büromiete oder die Ausgaben für den Steuerberater). Die sogenannten „Gemeinkosten“ lassen sich keinem einzelnen Geschäftsbereich verursachungsgerecht zuordnen.

Ebene 1: Kosten-/Erlösarten

Um differenziertere Aussagen über den Erfolg der einzelnen geschäftlichen Standbeine treffen zu können, trägt Frau Setzer die vier Geschäftsbereiche unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ als „Kosten-/Erlösarten“ ein.

  • Für Einnahmen, die sich keinem der Haupt-Geschäftsbereiche zuordnen lassen, legt sie dort die zusätzliche Erlösart „Sonstige Erlöse“ fest.
  • Für Ausgaben, die sich keinem der vier Geschäftsbereiche zuordnen lassen („Overhead“), fügt sie die Kostenart „Gemeinkosten“ hinzu:

Ebene 1: Kosten-/Erlösarten

Bitte beachten Sie: Solange es bloß um die reine Gewinnbetrachtung geht, genügt die erste Gliederungsebene bereits voll und ganz.

Ebene 2: Verwendungen

Soll darüber hinaus die Kostenstruktur einzelner Geschäftsbereiche genauer aufgeschlüsselt werden, ist eine zweite Gliederungsebene erforderlich.

Angenommen, Frau Setzer möchte wissen, wie sich die Einnahmen und Ausgaben ihrer vier Geschäftsbereiche nach Art der Fremdsprache und Übersetzungsrichtung aufteilen (z. B. „DE > EN“, „DE > FR“, „DE > IT“, „DE > SP“, „EN > FR“). Dann legt sie diese Angaben als zusätzliche Auswertungskriterien unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ im Abschnitt „Verwendungen“ fest:

Ebene 2: Verwendungen

Wichtig: Beim Strukturieren Ihrer innerbetrieblichen „Kosten-/Erlösarten“ und „Verwendungen“ haben Sie grundsätzlich freie Hand. Als erste Gliederungsebene bieten sich aber die „Kosten-/Erlösarten“ an. Diese können Sie nämlich bereits auf Artikelebene fest mit einzelnen Produkten und Dienstleistungen verdrahten. Das erspart Ihnen im Alltag das manuelle Zuordnen von Einnahmen in Zahlungsvorgängen.

Praxistipp: Die Verknüpfung eines Artikels mit einer bestimmten „Kosten- / Erlösart“ erledigen Sie im Artikelstamm-Register „Sonstiges“ im Abschnitt „Kostenart“:

„Sonstiges“ im Abschnitt „Kostenart“

Tipp: Per Mausklick auf das Zahnradsymbol neben der Auswahlliste „Kostenart“ greifen Sie an dieser Stelle bei Bedarf direkt auf den Kleinstammdaten-Dialog „Kosten-Erlösarten“ zu. Falls Sie bestimmte „Kosten-Erlösarten“ vermissen, können Sie diese dort gleich ergänzen.

Zuordnung im Vorgang

Die Zuordnung von Vorgängen zu ihren „Kosten- und Erlösarten“ bzw. „Verwendungen“ erledigt Frau Setzer schließlich …

  • beim Anlegen von Rechnungen (in der Rechnungen-„Eingabemaske“ im Abschnitt „Weitere Rechnungsdaten > Verwendungen“)

Zuordnung im Vorgang

  • und / oder
    direkt im Zahlungsvorgang (im Zuordnungsassistenten rechts neben der „Kategorien“-Liste):

Finale Zuordnung

Auswertungen

Die Ergebnisse ihrer innerbetrieblichen Kostenrechnung stellt MeinBüro im Arbeitsbereich „Auswertungen > Kosten/Verwendungen“ bereit. Dort finden sich zahlreiche Berichtsformate – darunter …

  • Monats- und Jahresvergleiche,
  • Hitlisten der Kosten- / Erlösarten sowie
  • detaillierte Berichte über die verschiedenen Kosten- / Erlösarten sowie Verwendungen.

Auswertungen

Bitte beachten Sie: Viele MeinBüro-Auswertungen sind interaktiv. So auch die „Kosten / Verwendungen“. Falls Sie mit mehreren Gliederungsebenen arbeiten, sind zum Beispiel die Zeilen der „detaillierten“ Berichte klickbar. Wenn etwa Frau Setzer wissen möchte, wie sich die Einnahmen und Ausgaben ihrer deutsch-französischen Dolmetscher-Aufträge zusammensetzen, klickt sie auf die Zeile „DE-FR“. Das Programm listet daraufhin die einzelnen Zahlungsvorgänge auf.

Vollständigkeit und Kontinuität wahren

Die Aussagekraft von kostenrechnerischen Auswertungen steht und fällt mit einer möglichst vollständigen Zuordnung aller Vorgänge zu den passenden „Kosten- und Erlösarten“ und / oder „Verwendungen“. Bei Ihren Erlösen sorgen Sie dafür am besten direkt im Artikelstamm oder spätestens beim Anlegen der Ausgangsrechnung. Hintergrund: Bei „Zahlungen von Kunden“ ist im Zahlungsvorgang eine nachträgliche Zuordnung von „Kosten- und Erlösarten“ und „Verwendungen“ nicht mehr möglich!

Und gleich noch ein paar Tipps hinterher:

  • Falls erforderlich können Sie die Struktur Ihrer „Kosten- und Erlösarten“ und „Verwendungen“ bei Bedarf jederzeit ändern oder erweitern. Um die Vergleichbarkeit verschiedener Geschäftsjahre zu erhalten, beschränken Sie Änderungen am besten jedoch auf das Nötigste.
  • Besonders zurückhaltend sollten Sie mit dem Löschen entbehrlicher Kategorien sein: Änderungen wirken sich nämlich auch auf vorangegangene Geschäftsjahre aus. Durch das Löschen einzelner „Kosten- und Erlösarten“ oder „Verwendungen“ gehen die Zuordnungen in den historischen Zahlungsvorgängen verloren.

Falls Sie wenig oder gar keine Erfahrung mit innerbetrieblicher Kostenrechnung haben, fragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Buchführungs-Dienstleister nach.

Lektüretipps

Im MeinBüro-Weblog finden Sie noch viel mehr Praxis- und Expertentipps rund um Buchführung, Kostenrechnung und Dokumenten-Management. Hier eine kleine Auswahl:

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