SEPA-Lastschriftmandate

Üblicherweise werden Sie SEPA-Lastschriftmandate beim Erfassen der Bankverbindungen Ihrer Kunden anlegen (im Stammdaten-Register „Konditionen“). Sie können neue Lastschriftmandate aber auch im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „SEPA-Lastschriftmandate“ eingeben. Dort verwalten Sie außerdem die bereits vorhandenen Lastschriftmandate Ihrer Kunden:

Über die Schaltfläche „Neu F10“ legen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate an. Bereits vorhandene Lastschriftmandate ändern Sie über „Bearbeiten F11“. Im (Haupt-) Register „Mandatsdaten“ gibt es die folgenden Eingabebereiche:

• Die „Mandatsreferenz“ ist eine eindeutige kundenspezifische Nummer (kann z. B. die Kundennummer sein).
• Unter „Basismandat / Firmenmandat“ wählen Sie den Typ des SEPA-Mandats. In den meisten Fällen handelt es sich um Basismandate, die an die Stelle der bisherigen Einzugsermächtigung treten.
• Die „Status“-Auswahl bietet folgende Einstellungen:
  • Unter „Art des Mandats“ legen Sie fest, ob die Vollmacht nur „einmalig verwendbar“ oder „bis auf Widerruf verwendbar“ ist.
  • „erhalten“: ein gültiges Mandat liegt vor, es wurde aber noch nicht verwendet,
  • „verwendet“: ein gültiges Mandat liegt vor und wurde bereits verwendet,
  • „widerrufen“: ein gültiges Mandat liegt vor, es wurde aber widerrufen,
  • „abgelaufen“: ein gültiges, aber befristetes Mandat liegt vor, es ist aber abgelaufen.
  • Das Datum der „letzten Verwendung“ wird auf Basis tatsächlich erfolgter Lastschriften automatisch vom Programm ausgefüllt.
• Im Feld „Nächste Lastschrift Art“ können Sie die Art der nächsten Lastschrift festlegen: Neben der Standardeinstellung „Erste Lastschrift“ kann es sich um eine „Folgelastschrift“ oder die „Letzte Lastschrift“ handeln.
• Im Feld „Gültig bis“ können Sie den letzten Gültigkeitstag des Mandats ablesen. Das Datum wird auf Basis des „Datums der Mandatserteilung“ und der letzten Mandatsverwendung automatisch vom Programm ausgefüllt. Hintergrund: SEPA-Basismandate erlöschen, wenn sie drei Jahre lang nicht genutzt werden.
• Im Abschnitt „Gläubiger-Daten“ erscheint Ihre (eigene) Gläubiger-Identifikationsnummer, die das Programm automatisch aus dem Bereich „Stammdaten“ – „Einstellungen“ – „SEPA-Lastschriften“ übernimmt. Firmenname und Anschrift stammen aus dem Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Firmendaten“ – „Firmenangaben“.
• Im Abschnitt „Informationen zum Zahlungspflichtigen“ schließlich tragen Sie den Namen des Zahlungspflichtigen, seine Anschrift sowie IBAN und BIC ein. Sofern vorhanden, können Sie die Bankdaten auch „aus Bankverbindungen wählen“.
• Sofern Sie die Option „Automatisch Lastschriften-Vorankündigung per E-Mail versenden“ aktivieren und die E-Mailadresse des Zahlungspflichtigen eingeben, erzeugt das Programm automatisch eine E-Mail an den Kunden, sobald Sie eine Lastschrift bei Ihrer Bank einreichen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, Ihre Vorankündigungspflichten 100-prozentig pünktlich zu erfüllen.
• Über die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3″ haben Sie schließlich Zugriff auf die Schaltfläche „SEPA-Lastschriftmandat drucken F4“, mit deren Hilfe Sie bei Bedarf alle Angaben zum jeweiligen Lastschriftmandat zu Papier bringen.