ZUGFeRD

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Die Rechnungs-Spezifikation basiert auf dem PDF/A-3-Format. Es eröffnet die Möglichkeit, strukturierte und maschinenlesbare XML-Rechnungsdaten in ein PDF-Dokument einzubetten. Die XML-Daten werden dabei zusammen mit der Rechnungs-Abbildung in ein und derselben PDF-Datei übermittelt.

MeinBüro bietet Ihnen bei aktivierten Modul Auftrag+ in der „Druckansicht“ und im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“ – „Rechnungen“ die Möglichkeit des „ZUGFeRD Exports“:

• „EN 16931“ steht für das XML-basierte ZUGFeRD-Profil 2.1, das alle Anforderungen der EU-Norm EN16931 erfüllt, mit der die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die „Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ umgesetzt wurde.
• Auch die „XRechnung“ entspricht der EU-Norm EN16931. Darüber hinaus erfüllt das Format mehr als 20 nationale Zusatzanforderungen, die sich aus der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ (= „E-Rechnungs-Verordnung“) ergeben.

Beide elektronische Rechnungsformate sind gesetzeskonform. Bei innerdeutschen Geschäften sind Sie in der Regel mit der XRechnung auf der sicheren Seite.

Bitte beachten Sie: Welches Format Sie im Einzelfall wählen, besprechen Sie am besten mit Ihrem Auftraggeber. Weitere Informationen zu den elektronischen Rechnungsformaten finden Sie im MeinBüro-Blog: „Immer mit der Ruhe: Das verbirgt sich hinter XRechnungen“.

Ganz gleich, welches der beiden Format Sie verschicken möchten: Im zweiten Schritt …

• wählen Sie die (1) Bankverbindung, über die der Rechnungsausgleich erfolgen soll und
• tragen die (2) „Bestell-Referenz“ des Vorgangs ein, sofern Ihr Auftraggeber Ihnen eine obligatorische Referenznummer mitgeteilt hat:

Per Mausklick auf „OK – F11“ sorgen Sie anschließend dafür, dass WISO MeinBüro die elektronische Rechnung erzeugt. Nachdem Sie das PDF-Dokument mit den eingebetteten XML-Daten im Windows-Dateisystem gespeichert haben, können Sie Ihre ZUGFeRD- bzw. XRechnung wie gewohnt als PDF-Datei per E-Mail übermitteln oder Ihrem Kunden zum Download bereitstellen.

Zusatztipp: Im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“ – „Rechnungen“ finden Sie gleich vier verschiedene ZUGFeRD-Funktionen. Ohne eine Rechnung öffnen zu müssen, lassen sich Vorgänge direkt aus der Rechnungsliste heraus wahlweise in einem der beiden PDF-Formate exportieren oder gleich per E-Mail versenden:

Dazu …

• klicken Sie mit der rechten Maustaste zunächst auf die betreffende Rechnung, dann auf den Kontextmenü-Befehl „Drucken“ und wählen schließlich die passende Export- oder E-Mail-Funktion aus. Oder aber …
• Sie markieren die Rechnung und klicken am unteren linken Seitenrand auf den Button „Weitere Funktionen – F3“. Damit öffnen Sie ebenfalls das Kontextmenü mit den genannten Unterfunktionen.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Den XML-Inhalt schreibgeschützter ZUGFeRD- und XRechnungs-Dokumente können Sie sich jederzeit anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die exportierte PDF-Datei und klicken am linken Seitenrand im Bereich „Anlagen“ doppelt auf die Zeile „xrechnung.xml“ (bzw. „factur-x.xml“):

Lektüretipps: Weiterführende Infos zum Umgang mit ZUGFeRD- und XRechnungen finden Sie in den MeinBüro-FAQ:

• So geht’s: ZUGFeRD Export in WISO MeinBüro 365
• XRechnung: Codes und ihre Bedeutung