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Rechnungen überwachen

Sobald Sie eine neue Rechnung mit „OK“ gespeichert haben, erscheint sie in der Liste der „Rechnungen“ im Arbeitsbereich „Verkauf“. Neue Rechnungen werden in der Überwachungsliste zunächst mit einem blauen Pfeilsymbol als „Entwurf“ gekennzeichnet.

  • Sobald die Rechnung gedruckt, auf elektronischem Weg verschickt oder ihr Druckstatus über das Kontextmenü manuell „auf ausgedruckt gesetzt“ worden ist, bekommt sie ein gelbes Symbol („Zahlung erwartet“).
  • Bezahlt ein Kunde seine Rechnung, springt das Ampelsymbol in der Rechnungstabelle auf grün („Zahlung erfolgt“).
Praxistipp

Sofern Sie kein Online-Banking nutzen, ordnen Sie den Forderungseingang entweder im Zahlungsdialog der richtigen Rechnung zu (Kategorie „Zahlung vom Kunden“ und dann „Rechnung / Kundenkonto suchen“) oder über die Rechnungsliste (Rechtsklick auf die betreffende Rechnung und dann auf „Zahlungseingang zur Rechnung hinterlegen“).

  • Ist die Zahlungsfrist überschritten, wechselt die Überwachungsampel auf Rot („Zahlung überfällig“).
  • Sobald es Zeit für eine Mahnung ist, wird die betreffende Rechnung mit einem roten Ausrufungszeichen versehen („Mahnung fällig“).
  • Falls ein Kunde dauerhaft zahlungsunfähig wird oder sich mit Erfolg gegen eine Rechnung wehrt, kann der Vorgang über das Kontextmenü der Rechnungsliste als „uneinbringbar“ (schwarzer Punkt) gekennzeichnet werden.

Anzeigeleiste

Praxistipp

Damit Sie auf einen Blick zwischen bereits ausgedruckten (= abgeschlossenen) Rechnungen und noch nicht ausgedruckten (= nicht abgeschlossenen) Rechnungen unterscheiden können, steht Ihnen in der Feldauswahl der Rechnungsliste die Spalte „Druckstatus“ zur Verfügung:

Rechnungen einfach unterscheiden

Und gleich noch ein Tipp: Falls das Feld „Druckstatus“ bei Ihnen nicht angezeigt wird, können Sie es über die Funktion „Feld Auswahl“ in die Rechnungstabelle übernehmen. Sie öffnen die Auswahlliste per Rechtsklick auf den Spaltenkopf einer beliebigen Spalte und dann auf Feld Auswahl“. Anschließend ziehen Sie die Spaltenüberschrift „Druckstatus“ an eine beliebige Stelle Ihrer Rechnungsliste.

Tipps & Tricks für Einsteiger und Fortgeschrittene

Sie haben Fragen zum Anlegen von Rechnungen, die durch die bisherigen Erläuterungen nicht beantwortet sind? Hier noch einige exemplarische Lösungen für spezielle Anwendungsfälle:

Mehrfachdruck und Massenmails

Falls Sie Ihre Rechnung nicht gleich im Anschluss an die Erstellung gedruckt haben, können Sie den Druckvorgang einer oder mehrerer Rechnungen auch über die Rechnungsübersicht anstoßen. Auf diese Weise sparen Sie sich das zeitraubende Öffnen der Rechnung(en). Dazu?

  • markieren Sie eine oder gleich mehrere Rechnungen,
  • rufen mit einem Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und
  • starten dort die Druckfunktion („Drucken“ oder „Alle drucken“):

Rechnungen Drucken

Falls Sie nur eine Rechnung gewählt haben, können Sie vordem Druckvorgang auch noch die interaktive Seitenansicht aufrufen.

Statt zu drucken, lassen sich Rechnungen auch über das Kontextmenü der Rechnungsübersicht per E-Mail verschicken. Wenn Sie dort mehrere Rechnungen markieren, ist sogar ein Massenversand möglich! Das Programm lässt Ihnen dabei die Wahl, ob die Rechnungen sofort an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden oder Sie die einzelnen E-Mails erst noch einmal in Augenschein nehmen und sie einzeln verschicken. In beiden Fällen landen die fertigen E-Mails anschließend im Postausgang Ihres E-Mail-Programms:

Rechnungen per E-Mail versenden

Bitte beachten Sie

Neben der Mehrfachdruck- und -Mailfunktion stehen Ihnen im Kontextmenü der Rechnungstabelle eine Reihe weiterer Sammelfunktionen zur Verfügung. Sie können per STRG- oder UMSCHALT-Taste markierte Datensätze bei Bedarf auf einen Schlag …

  • löschen,
  • Versanddaten exportieren,
  • auf „vollständig bezahlt“ setzen,
  • ihnen Tabellenkategorien zuweisen oder auch
  • archivieren:

Rechnungen löschen

Einige der Funktionen können Sie auch über das „Aktuell“-Menü der Menüleiste oder per Mausklick auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ aufrufen.

Spalten sichtbar machen

Standardmäßig werden in der Rechnungs-Eingabemaske nur die wichtigsten Spalten angezeigt. Falls Sie zum Beispiel die Spalte „Kundennummer“, die „Nettosumme“, den positionsbezogenen „MwSt.-Satz“ oder auch die „Positionsart“ vermissen …

  • klicken Sie oberhalb der Positionszeilen auf den Link „Spalten definieren“,
  • zeigen in der daraufhin geöffneten Spalten-Auswahlliste auf die gewünschte Spaltenüberschrift,
  • drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt,
  • ziehen die Spaltenüberschrift an eine Stelle Ihrer Wahl im Spaltenkopf und
  • lassen die zusätzliche Spaltenüberschrift zwischen den grünen Pfeilen fallen:

Spalten sichtbar machen

Praxistipp

Auf diese Weise blenden Sie bei Bedarf auch „individuelle Felder“ ein, in die Sie Zusatzinformationen zu Ihren Rechnungen eintragen, für die an anderer Stelle kein Platz ist. Selbstverständlich lässt sich die Tabellenansicht auch nach individuellen Feldern sortieren, gruppieren und filtern.

Verschiedene Steuersätze in einer Rechnung

Falls Ihre Rechnungen Positionen enthalten, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen, können Sie das bereits auf Positionsebene deutlich machen: In dem Fall fügen Sie Ihrer Rechnungstabelle die Spalte „MwSt.-Satz“ hinzu.

Auf diese Weise können Sieden standardmäßig in der Artikeldatenbank hinterlegten Mehrwertsteuersatz bei Bedarf nicht nur nachträglich ändern: Ihre Kunden erkennen dann auch auf Anhieb, welche Waren und Dienstleistungen welchen Steuersatz haben. Wie Sie die standardmäßig verborgenen Spalten einblenden, können Sie im vorhergehenden Absatz unter „Spalten sichtbar machen“ nachlesen.

Praxistipp

Falls Sie die Reihenfolge Ihrer Rechnungspositionen nachträglich verändern wollen, um die Positionsliste zum Beispiel nach Steuersätzen oder Lohn- und Materialkosten zu sortieren, markieren Sie die zu verschiebende Position und bewegen sie mithilfe des blauen Auf- oder Abwärtspfeils nach oben oder unten:

Positionen bearbeiten

Rechnungsspalten: Bezeichnung ändern

Mithilfe der Funktion „Stammdaten„- „Briefpapier gestalten“ beeinflussen Sie das äußere Erscheinungsbild Ihrer Geschäftskorrespondenz: Im Abschnitt „Inhalte“ – „Spaltenauswahl“ legen Sie dort auch fest, welche Spalten unter welcher Bezeichnung auf Ihren Ausgangsrechnungen auftauchen:

Katalogziffern hinzufügen

Auf diese Weise blenden zum Beispiel Dienstleister die standardmäßige „Artikelnummer“ aus – oder ersetzen sie durch eine Bezeichnung eigener Wahl (z. B. „Leistungsnummer“, „Katalogziffer“ oder ähnliches). Ausführliche Informationen zum komfortablen Briefpapier-Gestalter finden Sie im Kapitel „Arbeitsumgebung einrichten“ unter der Überschrift „Stammdaten: Briefpapier gestalten“.

Praxistipp

Wenn Sie in der Rechnungs-„Druckansicht“ auf die grau hinterlegten Spaltenüberschriften klicken, können Sie ebenfalls auf die „Ausdruckdetails“ Einfluss nehmen. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Programm die Einstellungen nur auf die aktuelle Rechnung anwenden oder als Standardeinstellung für die Vorgangsart „Rechnung“ übernehmen soll. Die Bearbeitung der Ausdruckdetails ist auch in allen anderen Vorgangsarten möglich.

 

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