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Tabellen-Tipps und Tricks: Suchen – sortieren – filtern – gruppieren – auswerten

Je mehr Aufgaben Sie mit WISO Mein Büro erledigen, je mehr Kunden, Lieferanten, Rechnungen oder auch Kontobewegungen Sie im Blick behalten müssen, desto häufiger sind Sie erfahrungsgemäß auf der Suche. Das Programm erleichtert Ihnen deshalb den zielgerichteten Zugriff auf die benötigten Informationen und Vorgänge auf vielerlei Arten. Fangen wir mit der wichtigsten an – dem Suchen:

Allgegenwärtige Volltext-Suchmaschine

In der Funktionsleiste am linken oberen Rand des Programmfensters öffnen Sie per Mausklick auf das Lupensymbol die geniale Volltext-Suchmaschine:

Ansicht: Suchen in Tabellen

Mit deren Hilfe durchforsten Sie im Handumdrehen Ihre gesamten Datenbestände. Die vorherige Auswahl von Datenquellen oder Feldern können Sie sich sparen. Sie brauchen noch nicht einmal auf „Enter“ oder „Return“ zu drücken: Sobald Sie die ersten Buchstaben oder Ziffern eintippen, liefert WISO Mein Büro unverzüglich Ergebnisse. Einfach finden, statt lange suchen: Probieren Sie das Echtzeit-Feeling einfach mal aus! Ganz gleich, ob Sie …

  • Informationen über Artikel, Kunden, Interessenten oder Lieferanten,
  • Details aus Angeboten, Aufträgen und Rechnungen,
  • bestimmte Texte aus Vorgangspositionen oder auch
  • Zahlungsvorgänge

… benötigen: Mit der Mein Büro-Findmaschine greifen Sie blitzschnell und direkt auf die jeweils benötigten Daten zu. Mehr noch: Die Fundstellen werden gleich während des Suchvorgangs übersichtlich nach Art der Ergebnisse in folgenden Kategorien zusammengefasst:

  • Kunden und Interessenten,
  • Artikel,
  • Rechnung,
  • Angebot & Auftrag sowie
  • Zahlungen / Buchungen

Oft taucht das gesuchte Element bereits in der eingeblendeten Turbo-Ergebnisliste auf:

Turbo Ergebnisliste

  • Per Mausklick auf den gesuchten Eintrag rufen Sie dann direkt die dazugehörigen Details auf.
  • Per Mausklick auf „Anzeigen“ bzw. „Alle anzeigen“ können Sie aber auch die komplette Ergebnisseite aufrufen:

Komplette Ergebnisseite

Von der Ergebnisseite aus rufen Sie die gewünschte Information per Doppelklick auf die Fundstelle auf. Über die Reiter am oberen Seitenrand können Sie zwischen den verschiedenen Fundstellen-Kategorien hin- und her wechseln.

Gezielte Suche übers „Datei“-Menü

Zusätzlich zur Volltextsuche stehen Ihnen im „Datei“-Menü einige Spezialsuchfunktionen zur Verfügung. Mit deren Hilfe durchforsten Sie Ihre MeinBüro-Datenbestände gezielt nach …

  • Kunden, Lieferanten und Interessenten,
  • Artikeln,
  • Vorgangsnummern,
  • Texten in Vorgangspositionen,
  • Seriennummern und Chargen sowie
  • DATANORM-Artikeln.

Suche über Datei

Sortieren statt suchen

Statt eine Liste zu durchsuchen, können Sie sie auch ganz einfach sortieren: Ein Mausklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift ordnet die Liste nach dem jeweiligen Datenfeld. Ein weiterer Mausklick dreht die Sortierreihenfolge um. Auf diese Weise identifizieren Sie zum Beispiel im Handumdrehen sämtliche Geschäftspartner aus einer bestimmten Stadt. Oder Sie erkennen auf Kontoauszügen, wann ein bestimmter Kunde seine Rechnungen bezahlt hat. In größeren Stamm- und Vorgangsdatenbeständen erledigen Sie solche Recherchen mithilfe der Gruppier- und Filterfunktionen:

Filigrane Filter-Vielfalt

Die smarten Filterfunktionen von WISO Mein Büro sind die perfekte Ergänzung zur gezielten Volltextsuche. Das Programm stellt Ihnen gleich vier verschiedene Filterverfahren zur Verfügung:

  • intelligente Schnellfilter (oberhalb der Tabellen),
  • spaltenorientierte Dropdown-Filter (in den Dropdown-Menüs der Spaltenköpfe),
  • spaltenorientierte Filterzeile (unter den Spaltenköpfen der Tabellen) sowie
  • manuell erzeugte, benutzerdefinierte Kombinationsfilter.

Intelligente Schnellfilter

Oberhalb der Mein Büro-Tabellenbereiche finden Sie praktische Schnellfilter-Felder, mit denen Sie blitzschnell auf benötigte Datensätze zugreifen. Indem Sie mehrere Schnellfilter miteinander kombinieren, finden Sie selbst in sehr großen Datenbeständen in kürzester Zeit die Stecknadel im Heuhaufen. Mit den Filterfunktionen werden Sie oft sogar schneller fündig als mit der mächtigen Volltextsuche: Probieren Sie’s einfach einmal aus!

Falls der Filterbereich bei Ihnen nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn per Mausklick auf das Wort „Filter“ oder den kleinen Abwärtspfeil am oberen rechten Fensterrand ein:

Filterbutton

Besonders vielseitige Schnellfilter stehen Ihnen zurzeit in folgenden Arbeitsbereichen zur Verfügung:

  • Kunden und Interessenten,
  • Angebote, Rechnungen und Aufträge sowie
  • Zahlungen Bank / Kasse.
Bitte beachten Sie

Welche Schnellfilter-Felder dort jeweils angezeigt werden, hängt von der Art der Tabelle ab. Eine durchdachte Vorauswahl sorgt dafür, dass alle oft genutzten Datenfelder einbezogen werden können. Bei den Kundenstammdaten können Sie zum Beispiel nach Kundenkategorien, Ländern, Orten, Postleitzahlbereichen, Wiedervorlage-Terminen und Kommunikationskanälen filtern.

Praxistipp

Am rechten Rand des Schnellfilter-Bereichs steht Ihnen zudem ein Suchfeld zur Verfügung. Mit dessen Hilfe lassen sich die Inhalte bestimmter Datenfelder eingrenzen und so noch gezielter Teilmengen bilden. Im Feld „In Spalte“ ist das je nach Arbeitsbereich am häufigsten genutzten Datenfeld vorbelegt: So können Sie im Feld „Suche nach“ gleich ihren Suchbegriff eingeben. Falls Sie eine andere Spalte durchsuchen wollen, ändern Sie die Vorauswahl über das Auswahlmenü im Feld „In Spalte“.

Spaltenorientierte Dropdown-Filter

Die bewährten Dropdown-Menüs der Spaltenköpfe können Sie weiterhin zum Filtern Ihrer Datenbestände nutzen:

Spaltenorientierter Dropdown-Filter

Wie bisher gewohnt, können Sie hier für bestimmte Spalten einzelne oder mehrere Kriterien festlegen sowie mehrere Einzelfilter miteinander verknüpfen. Außerdem lassen sich die Dropdown-Filter der Tabellenspalten ganz einfach mit den vordefinierten Schnellfiltern kombinieren.

Spaltenorientierte Filterzeile

Unterhalb der Spaltenköpfe stellt Ihnen WISO Mein Büro nach wie vor eine separate Filterzeile zur Verfügung:

Spaltenorientierte Filterzeile

Hier können Sie Filterkriterien für die einzelnen Spalten direkt eintippen: Angenommen Sie suchen alle Kunden eines bestimmten PLZ-Bereichs. Dann filtern Sie Ihre Datenbestände ganz einfach durch Eintippen der PLZ-Ziffern in der PLZ-Spalte. Diese Variante führt manchmal noch schneller zum Ziel als der Weg über die Schnellfilter.

Hinweis

Falls die Filterzeile bei Ihnen nicht erscheint, lässt sie sich über den Menüpunkt „Ansicht > Filterzeile anzeigen“ (wieder) einblenden.

Bitte beachten Sie: Die Filterkriterien der Schnellfilter, Dropdown-Filter und der Filterzeile sind per „UND“-Operator miteinander verknüpft. Je mehr Kriterien Sie festlegen, desto kleiner wird die gefundene Teilmenge.

Manuelle Kombinationsfilter

Die größte Filter-Flexibilität bieten Ihnen die benutzerdefinierten Kombinationsfilter: Das Dialogfenster „Filter erzeugen“ öffnen Sie per Mausklick auf das Zahnradsymbol am oberen rechten Fensterrand:

Manuelle Kombinationsfilter

Wenn Sie zuvor schon Schnell- und Dropdown-Filter aktiviert und / oder Eingaben in der Filterzeile gemacht haben, finden Sie diese Vorgaben im manuellen Filterdialog bereits wieder. Sie können darüber hinaus direkt auf sämtliche Datenfelder der betreffenden Mein Büro Tabelle zugreifen, beliebige Auswahlkriterien vorgeben und sie mit verschiedenen Bool’schen-Logikoperatoren verknüpfen.

Praxistipp

Falls Sie öfter mit komplexen Filter-Einstellungen arbeiten, bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, Ihre Abfragen per Mausklick auf die Schaltfläche Speichern
unter als Filter-Vorlage zu speichern. Gespeicherte Vorlagen können Sie später bei Bedarf über die Schaltfläche „Laden“ wieder öffnen.

Mit Anwenden aktivieren Sie Ihre Filtereinstellungen. Per Mausklick auf den Textlink zurücksetzen kehren Sie schließlich zur ungefilterten Anzeige Ihres gesamten Datenbestandes zurück.

Bitte beachten Sie

Auf Wunsch vieler Anwender merkt WISO Mein Büro sich seit der Version 17 die Filtereinstellungen beim Wechsel des Arbeitsbereichs. Das erspart die wiederholte Eingabe oft genutzter Filtereinstellungen bei der Rückkehr zum vorherigen Arbeitsbereich. Die Bereichsüberschrift enthält dann den Hinweis
Gefiltert:

Manuelle Kombinationsfilter

Außerdem wird am rechten Rand die Anzahl der Filterkriterien angezeigt. Falls Sie beim Aufruf eines Arbeitsbereichs den Hinweis Gefiltert sehen (oder Stammdaten und Vorgänge vermissen), kehren Sie per Mausklick auf den Textlink zurücksetzen zur Darstellung aller Datensätze zurück.

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