Erweiterte Auftragsverwaltung

MeinBüro verfügt über viele praktische Verwaltungs- und Kommunikations-Tools zur Abwicklung von Kundenaufträgen. Wenn Ihre betrieblichen Prozesse im Laufe der Zeit umfangreicher und komplexer werden, können Sie den Leistungsumfang der Auftragsverwaltung noch deutlich erweitern.

Mit der erweiterten Auftragsverwaltung im Zusatzmodul “Auftrag+” vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie aus Ihren Angeboten mit einem Klick Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen und Lieferscheine drucken. Selbst Großaufträge stellen dank der integrierten Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen kein Problem mehr dar. So optimieren Sie sämtliche Arbeitsabläufe vom Auftragseingang bis hin zur Rechnung:

  • Sie behalten den Überblick über Ihre Auftragslage, Ihre noch zu liefernden Artikel und noch zu berechnenden Artikel,
  • erfassen eingehende Bestellungen als Auftrag,
  • wandeln Aufträge einfach per Mausklick in fertige Rechnungen um,
  • legen Lieferbedingungen fest und verwalten Liefertermine,
  • unterscheiden zwischen Liefer- und Rechnungsadressen,
  • erstellen und drucken Lieferscheine,
  • erzeugen bei Bedarf 1:1-Lieferscheine, Teil- und Sammellieferscheine,
  • wickeln größere Aufträge mit Teil-, Sammel- und Abschlussrechnungen sicher und einfach ab,
  • erzeugen Umsatzvorschauen auf Basis der vorliegenden Aufträge und Liefertermine und

behalten mit der integrierten Projektverwaltung den Überblick über größere Vorhaben.

  • wickeln größere Aufträge mit Teil-, Sammel- und Abschlussrechnungen sicher und einfach ab und
  • erzeugen Umsatzvorschauen auf Basis der vorliegenden Aufträge und Liefertermine.

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, wie Sie die erweiterte Auftragsverwaltung nutzen.

Hinweis

Viele der im Folgenden beschriebenen Funktionen setzen voraus, dass das Zusatzmodul “Auftrag+” freigeschaltet ist.

Neue Aufträge anlegen

MeinBüro lässt Ihnen die Wahl, ob Sie Aufträge aus bereits vorliegenden Angeboten erzeugen oder Aufträge komplett neu erstellen, ohne dass zuvor ein Angebot abgegeben worden ist. Für die Umwandlung eines bestehenden Angebots …

  • wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf” – “Angebote”,
  • markieren das Ausgangs-Angebot und
  • rufen die Funktion “in Auftrag umwandeln” auf:

Angebote in Aufträge umwandeln

Sie finden den Befehl im Kontextmenü oder starten ihn über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3”. Nachdem Sie die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigt haben, wird der erzeugte Vorgang umgehend in der Druck- oder Maskenansicht “Aufträge erfassen / bearbeiten” angezeigt:

Aufträge bearbeiten

Sofern Sie mit dem Kunden Abweichungen gegenüber dem zugrundeliegenden Angebot vereinbart haben, ändern oder löschen Sie die betreffenden Positionen oder fügen neue ein. Per Mausklick auf “OK” schließen Sie das Anlegen des Vorgangs ab. Der neue Auftrag erscheint daraufhin unter einer separaten Auftragsnummer in der Vorgangsliste Ihrer “Aufträge“. Dort erkennen Sie anhand der Ampelsymbole, ob der Auftrag …

  • noch “nicht geliefert” (rot),
  • “teilweise geliefert” (gelb),
  • bereits “komplett geliefert” (grün) oder aber
  • der „Auftrag storniert / Vertrag erstellt“ ist.

Sobald der Auftrag abgearbeitet ist, markieren Sie den betreffenden Eintrag im Bereich “Verkauf” – “Aufträge” und erzeugen mithilfe des Kontextmenü-Befehls “Lieferschein/ Rechnung erstellen F4” den dazu gehörigen Lieferschein und / oder gleich die Rechnung:

Lieferscheine und Rechnungen erstellen

Dabei lässt Ihnen MeinBüro die Wahl, …

  • ob Sie eine schlichte “1:1-Verarbeitung” wünschen (also alle Auftragspositionen auf einen Schlag liefern und / oder abrechnen) oder
  • ob Sie sich für “Teil- / Sammel-Lieferscheine” und “Teil- /Sammel-Rechnungen” entscheiden: In dem Fall können Sie einzelne Auftrags-Positionen vorläufig aus Lieferungen und Rechnungen ausklammern und /oder Positionen aus anderen Aufträgen hinzufügen.

Lieferscheine erstellen

Wenn die Lieferung an einen anderen Empfänger geht oder zu einem anderen Zeitpunkt erfolgt als der Rechnungsversand, ist ein zusätzlicher Lieferschein unverzichtbar. In vielen Branchen erwarten Kunden ohnehin zusätzlich zur Rechnung einen Warenbegleitschein. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das bis auf die Positions- und Rechnungsbeträge, die Steuerangaben und Zahlungsbedingungen mit den Rechnungsangaben übereinstimmt. Sobald Sie eine Rechnung drucken, legt MeinBüro im Arbeitsbereich “Verkauf”“Lieferscheine” automatisch die zur Rechnung gehörenden Warenbegleitpapiere an.

Bitte beachten Sie: Lieferscheine lassen sich in der Basisversion von MeinBüro zwar nicht bearbeiten. Sie können aber gedruckt oder auf elektronischem Weg an die Kunden übermittelt werden. Sie öffnen die Lieferschein-Ansicht über das Kontextmenü der Lieferscheinübersicht:

Lieferscheine und Rechnungen erstellen

Rechtsklick auf den Vorgang und dann auf “Drucken” – “Seitenvorschau F7”) oder über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” (und dort auf “Drucken” – “Seitenvorschau F7”):

Lieferschein bearbeiten

Mehr Liefer-Komfort

Das Zusatzmodul “Auftrag+“ ermöglicht darüber hinaus die Bearbeitung von Lieferscheinen. Anhand der Lieferschein-“Statusampel” erkennen Sie auf den ersten Blick, welche Vorgänge wie weit abgerechnet sind. Die farbigen Symbole haben folgende Bedeutung:

Statusleiste

  • rot: „nicht abgerechnet“,
  • gelb: „teilweise abgerechnet“,
  • grün: „komplett abgerechnet“,
  • schwarz: „Vorgang abgeschlossen“.

Unterstützung beim Zusammenstellen von Lieferungen und bei der Ausgabe von Lieferscheinen bieten zudem die komfortablen Teil- und Sammellieferungen sowie die dazugehörigen Komplett-, Teil- und Sammelrechnungen:

Teil- / Sammellieferscheine erstellen

Bei Aufträgen mit mehreren Positionen ergeben sich manchmal unterschiedliche Liefertermine. In solchen Fällen erstellen Sie mit MeinBüro problemlos Teil-Lieferscheine (und darauf basierende Teil-Rechnungen). Der Auftrag wird daraufhin automatisch als “teilweise geliefert” gekennzeichnet.

Wenn sich in Ihrer Auftragsverwaltung umgekehrt mehrere offene Vorgänge eines bestimmten Kunden befinden, können Sie die Lieferung aller oder ausgewählter Positionen auch ganz einfach zu Sammel-Lieferungen zusammenfassen. Teil- und Sammellieferungen und-rechnungen sind bequem miteinander kombinierbar. Die Funktion beschleunigt die Auftrags-Abwicklung und erleichtert Ihnen und Ihren Kunden die Arbeit beträchtlich.

Das Vorgehen ist in jedem Fall gleich: Unter “Verkauf”“Aufträge” markieren Sie den betreffenden Auftrag und wählen den Kontext-Menübefehl “Lieferschein / Rechnung erstellen”.

Praxistipp

Angebot als alternative Startbasis

Falls Sie noch keinen Auftrag angelegt haben, können Sie die Funktion Teil- / Sammellieferscheine auch direkt von jedem Angebot aus starten. Dann legt das Programm im Hintergrund automatisch den dazugehörigen Auftrag an.

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Option “Teil- / Sammellieferschein” erstellen:

Sammellieferscheinerstellung

Der anschließende Dialog “Lieferscheinerstellung” ist zweigeteilt:

  • Im oberen Teil wählen Sie die lieferbaren Positionen des ausgewählten Auftrags, indem Sie ein Häkchen vor die betreffenden Positionen setzen und falls erforderlich die abweichende Lieferanzahl oder -menge festlegen. Mithilfe der Abwärtspfeile übernehmen Sie die gewünschten Positionen in den Lieferschein. Das doppelte Pfeilsymbol befördert auf einen Schlag sämtliche Positionen in den Lieferschein. In dem Fall können Sie sich das vorherige Abhaken der einzelnen Positionen sparen. Über das Auswahlfeld “Auftragsnummer” wechseln Sie den angezeigten Auftrag. Zur Auswahl stehen sämtliche noch nicht vollständig abgewickelten Aufträge des betreffenden Kunden.
  • Im unteren Teil des Fensters sehen Sie die sich daraus ergebenden Positionen des Sammel-Lieferscheins. Indem Sie dort ein Häkchen vor bestimmten Positionen setzen, können Sie sie mithilfe der Aufwärts-Pfeilsymbole wieder aus der Lieferung entfernen:

Lieferschein Positions-Auswahl

Falls erforderlich, ändern Sie außerdem nachträglich die standardmäßig aus den Kunden-Stammdaten übernommene Lieferanschrift. Über die Schaltfläche “Seitenvorschau F7” lassen Sie sich den fertigen Lieferschein in der üblichen Druck- oder Maskenansicht anzeigen. Mit “Drucken F8” bringen Sie ihn gleich zu Papier.

Zu guter Letzt haben Sie dann auch noch die Wahl, eine “Komplettrechnung” über alle Positionen dieses Lieferscheins oder eine “Teil-/Sammelrechnung” zu erstellen, in der Sie die abzurechnenden Positionen manuell auswählen.

Praxistipp

Ausgangspunkt Kunden-Verwaltung

Statt über offene Angebote oder Aufträge in der Vorgangsverwaltung können Sie Lieferscheine und Rechnungen aller Art auch über den Arbeitsbereich “Stammdaten”“Kunden” anlegen: Wenn Sie dort die “Details”-Ansicht aktivieren und eine der Registerkarten “Angebote”, “Aufträge” oder “Lieferscheine” auswählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und den “erweiterten Funktionen”) die entsprechenden Befehle zur Verfügung.

Teil- / Sammelrechnungen erstellen

Nachdem Sie einen Teil- / Sammellieferschein erstellt haben, erzeugen Sie im nächsten Schritt bei Bedarf gleich die dazugehörige Rechnung. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer Komplettrechnung und einer Teil- / Sammelrechnung: Analog zur “Teil-/ Sammellieferung” fassen Sie hier die offenen Positionen aller noch nicht abgerechneten Aufträge eines Kunden zu einer einzigen Rechnung zusammen. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick, welche Auftragspositionen noch nicht geliefert und / oder noch nicht abgerechnet sind.

Bitte beachten Sie

GoBD-Konformität

GoBD-Zertifikat

MeinBüro ist GoBD-konform. Daher sind gedruckte und abgeschlossene Rechnungen vor versehentlichem Löschen und nachträglichen Änderungen geschützt. Sofern Sie eine gedruckte oder abgeschlossene Rechnung noch im Zugriff haben, dürfen Sie sie löschen oder per Mausklick auf die Schaltfläche “Bearbeitung freigeben” nachträglich ändern. Das Programm weist Sie in diesen Fällen aber darauf hin, dass Sie mit einer Storno-Buchung auf der sicheren Seite sind.

Welche Folgen die GoBD-Richtlinien für Aufträge mit Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen haben, können Sie am Ende dieses Kapitels unter der Überschrift “GoBD und die Folgen” nachlesen.

Den Befehl “Teil- / Sammelrechnung“ rufen Sie im Arbeitsbereich “Lieferscheine” über das Kontextmenü eines markierten Lieferscheins oder über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” auf. Sie können die Funktion aber auch direkt über das Dialogfenster “Teil- /Sammellieferungen” starten: Dort finden Sie am unteren Fensterrand eine gleichlautende Schaltfläche.

Die Handhabung des Eingabe-Dialogs “Rechnungserstellung” entspricht weitgehend der Lieferscheinerstellung: Statt zwischen verschiedenen Aufträgen wählen Sie bei der Rechnungserstellung im oberen Bereich zwischen verschiedenen Lieferscheinen. Im unteren Fensterbereich finden Sie nicht den Inhalt des Lieferscheins, sondern die Inhalte der zu erzeugenden Rechnung. Die Positionsauswahl per Markierung und Mausklick auf die Pfeilsymbole funktioniert auf die gleiche Weise:

Rechnungserstellung

Über die Schaltfläche “Seitenvorschau F7” können Sie sich Ihre fertige Teil- oder Sammelrechnung in der üblichen Druck- oder Maskenansicht anzeigen lassen. Mit “Drucken F8” bringen Sie Ihre neue Rechnung gleich zu Papier.

Praxistipp

Ausgangspunkt Kunden-Verwaltung

Statt über offene Lieferscheine können Sie Ihre Teil-, Sammel- und Komplettrechnungen auch über den Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Kunden” anlegen: Wenn Sie “Details”-Ansicht aktivieren und dort die Registerkarte “Lieferschein” auswählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3”) die Befehle “Komplettrechnung F4” sowie “Teil- / Sammelrechnung F5” zur Verfügung.

Komplettrechnungen erstellen

Wenn der Umfang Ihrer Lieferungen hin und wieder vom zugrundeliegenden Auftrag abweicht, und / oder wenn Sie Positionen aus unterschiedlichen Aufträgen zusammenfassen möchten, rechnen Sie mithilfe der Auftragsverwaltung von MeinBüro im Handumdrehen “Teil- / Sammellieferungen” ab. Bei den im Arbeitsbereich “Verkauf”“Aufträge” erzeugten Lieferscheinen haben Sie wiederum die Möglichkeit, unterschiedlich umfangreiche Rechnungen zu erstellen (s. o. Teil-/ Sammelrechnungen erstellen).

Bei der “Lieferscheinerstellung” fasst das Programm umgekehrt alle Positionen aus unterschiedlichen Aufträgen und Lieferscheinen in einer übergreifenden “Komplettrechnung” zusammen:

Lieferscheinerstellung

Sie können Komplettrechnungen auch über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” oder das Kontextmenü des Arbeitsbereichs “Lieferscheine” erzeugen.

Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen

Mithilfe des Zusatzmoduls “Auftrag+” verwalten Sie Abschlagszahlungen und die dazugehörigen Teil- und Schlussrechnungen, die Sie mit Ihren Kunden vereinbart haben. Vorteil vorgezogener Teilzahlungen: Sie müssen bei größeren Projekten nicht warten, bis ein Auftrag komplett abgeschlossen und der Kunde das Ergebnis abgenommen hat. Auf diese Weise wird das Auftrags- und Finanzierungsrisiko etwas gerechter zwischen Dienstleister und Auftraggeber verteilt.

Hinweis

MeinBüro behandelt Abschlags- und Schlusszahlungen – wie gesetzlich vorgeschrieben – als Bruttoeinnahmen! Die Umsatzsteueranteile werden dabei vom Programm bei der Umsatzsteuervoranmeldung desjenigen Voranmeldezeitraums berücksichtigt, in dem der Rechnungsausgleich erfolgt.

Welche Art von Abschlagzahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren, hängt von den Branchengepflogenheiten und Ihrem Verhandlungsgeschick ab. Ob Sie sich auf eine oder mehrere Anzahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen (z. B. bei Erreichen bestimmter Meilensteine eines Projekts), bleibt Ihnen und Ihrem Kunden überlassen. Häufig genutzt wird zum Beispiel die folgende Drittelung:

  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Auftragserteilung,
  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Lieferung und
  • Schlussrechnung fällig nach Abnahme durch den Kunden.

1. Abschlagsdefinition in der Auftragsbestätigung

Im Arbeitsbereich “Verkauf”“Aufträge” legen Sie einen neuen Auftrag an. (Sofern der Auftrag auf einem zuvor von Ihnen erstellten Angebot basiert, nehmen Sie der Einfachheit halber das Angebot als Ausgangspunkt.) Am unteren Rand des Auftragsfensters finden Sie in jedem Fall die Schaltfläche “Abschlagsdefinitionen”:

Auftragsbestätigung

Wenn Sie daraufklicken, öffnet sich ein Fenster mit einer Zusammenfassung der bisherigen Auftragsdaten. Dort legen Sie per Mausklick auf “Neu F2” die erste Abschlagszahlung an. Zunächst tragen Sie das geplante Rechnungsdatum ein. Außerdem haben Sie die Wahl, ob Sie einen absoluten Nettobetrag vorgeben oder die Höhe der Abschlagzahlung per Mausklick auf die Schaltfläche “Betrag durch Prozentwert vom Auftrag” ermitteln. In unserem Drittelungs-Beispiel sind das 33,3 %:

Abschlagsdefinition

Mit “OK F11” schließen Sie die Definition der ersten Teilzahlung ab und geben danach auf demselben Weg den zweiten (und ggf. dritten, vierten) Abschlag ein.

2. Erste Abschlagsrechnung erstellen

Mit “OK F11” schließen Sie die Definition der Abschlagzahlungen ab und landen wieder im zugrundeliegenden Auftragsdialog. Dort …

  • klicken Sie auf den Button “Lieferschein / Rechnung erstellen F3”,
  • wählen die Option “Nächste Abschlagsrechnung erstellen” und sorgen …
  • per Mausklick auf “Weiter” dafür, dass das Programm gleich die erste Abschlagsrechnung anlegt:

Neue Abschlagsrechnung erstellen

Die fertige Rechnung brauchen Sie nur noch zu Papier zu bringen oder auf elektronischem Weg an Ihren Kunden zuschicken. Anschließend wird die Abschlagsrechnung wie eine ganz normale Rechnung unter “Verkauf” – “Rechnungen” abgelegt. Wie bei jeder anderen Rechnung überwacht das Programm auch hier die Fälligkeit und bereitet automatisch Zahlungserinnerungen vor.

Praxistipp

Abschlagsdefinitionen ändern

Bei Bedarf können Sie fertige Abschlagsdefinitionen im Auftragsmodul jederzeit über die Schaltfläche “Bearbeiten” nachträglich ändern. Ausgenommen davon sind nur solche Abschlagszahlungen, bei denen die dazugehörige Abschlagsrechnung bereits erstellt ist.

3. Weitere Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung erstellen

Sobald die nächste Abschlagsrechnung fällig ist, …

  • rufen Sie den betreffenden Vorgang unter “Verkauf”“Aufträge” auf,
  • klicken wieder auf “Lieferschein/ Rechnung erstellen F3” und dann
  • auf “Nächste Abschlagsrechnung erstellen” und
  • erzeugen so die nächste Rechnung.

Sofern der vorhergehende Abschlag noch nicht bezahlt worden ist, werden Sie vom Programm gefragt, ob trotzdem schon die nächste Abschlagsrechnung erzeugt werden soll. Sind sämtliche Abschlagsrechnungen erstellt, bleibt nur noch die Schlussrechnung übrig: Die erzeugen Sie auf demselben Weg wie Abschlagsrechnungen. Im Auswahldialog “Rechnung erstellen” heißt es dann statt “Nächste Abrechnung erstellen” schlicht: “Schlussrechnung erstellen”.

Bitte beachten Sie

Falls Sie im Laufe einer Auftragsbearbeitung Änderungen an Positionstexten vornehmen, werden die Änderungen auch in den dazugehörigen Lieferscheinen und Rechnungen berücksichtigt. Sofern für die betreffende Auftragsposition noch keine Rechnung erstellt worden ist, sind sogar nachträgliche Preisanpassungen möglich. Auch dabei genügt es, die Änderung im zugrundeliegenden Auftrag vorzunehmen. Die dazugehörigen Vorgangsdokumente werden automatisch aktualisiert.

 

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