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Lieferfähigkeit von Auftragspositionen

Sofern die Bewirtschaftungsarten Lagerbestandsführung oder Kundenauftrags-Steuerung aktiviert sind, überwacht WISO Mein Büro die Lieferfähigkeit von Auftragspositionen, erstellt Lieferlisten und weist bei der Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen aller Art automatisch auf Lieferengpässe hin.

Lieferliste anzeigen

Im Menü „Einkauf“ finden Sie den Menüpunkt „Lieferliste“.

Lieferliste anzeigen

Die Lieferliste zeigt Ihnen alle nicht gelieferten Auftragspositionen. Über die beiden Spalten am rechten Seitenrand können Sie sich die Lieferfähigkeit …

  • sowohl auf Positionsebene („Lieferfähigkeit Artikel“)
  • als auch auf Auftragsebene („Lieferfähigkeit Auftrag“)

… anzeigen lassen. Wenn der Gruppierungsbereich eingeblendet ist („Ansicht“„Gruppierungsbereich anzeigen“) können Sie die Lieferliste nach „Lieferfähigkeit Artikel“ oder „Lieferfähigkeit Auftrag“ gruppieren.

Lieferfähigkeit einzelner Aufträge prüfen

Im Bereich „Verkauf“„Aufträge“ prüfen Sie die Lieferfähigkeit einzelner Aufträge bei Bedarf mithilfe des Kontextmenüs der Auftragsübersicht (oder über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“):

Lieferfähigkeit prüfen

Das Programm zeigt Ihnen daraufhin eine Zusammenfassung der Lieferfähigkeit aller Positionen des betreffenden Auftrags an:

Lieferfähigkeit anzeigen

Lieferfähigkeit automatisch prüfen

Falls Sie das wünschen, prüft das Programm auch direkt …

  • beim Anlegen eines Lieferscheins (z. B. Teillieferschein, Sammellieferschein),
  • beim Kopieren von Rechnungen oder auch
  • beim Verarbeiten von Webshop-Bestellungen

… automatisch die Lieferfähigkeit der enthaltenen Artikel. Gleichzeitig erzeugt das Programm im Hintergrund Bestellvorschläge.

Dasselbe geschieht beim Anlegen von Rechnungen: Hier kann die Prüfung der Lieferfähigkeit bereits beim Erfassen einzelner Positionen stattfinden. Stellt das Programm fest, dass ein benötigter Artikel nicht oder nicht in ausreichender Menge im Lager verfügbar ist, erscheint ein Warnhinweis:

Lieferbarkeit: teilweise lieferbar

Der Warnhinweis des Programms hat keine funktionalen Folgen: Es bleibt also Ihnen überlassen, ob Sie die Vorgangsbearbeitung fortsetzen -oder abbrechen und erst für Nachschub sorgen.

Hinweis

Benachrichtigungen deaktivieren

Bitte beachten Sie: Falls die Benachrichtigungen über Lieferengpässe stören und / oder Sie bereits die erforderlichen Bestellungen vorgenommen haben, können Sie die automatische Prüfung während der Vorgangsbearbeitung jederzeit abschalten. Dazu rufen Sie unter „Stammdaten“„Meine Firma“ den Bereich „Sonstiges“ auf und deaktivieren im Abschnitt „Lagerbestandsprüfung“ die entbehrlichen Prüfoption(en):

Konfiguration: Vorgangsbearbeitung

Bestellvorschläge erzeugen

Wenn Sie im Rahmen einer Auftrags- oder Rechnungsstellung einen Artikel verplanen, gibt Ihnen WISO Mein Büro automatische Einkaufshinweise. Voraussetzung ist, dass das Zusatzmodul „Lager“ freigeschaltet ist:

Frage: Bestellvorschlag

Stimmen Sie der Abfrage zu, werden „Bestellvorschläge“ angelegt und im Bereich „Einkauf“ gespeichert. Diese Vorschläge wandeln Sie anschließend im Handumdrehen in Preisanfragen oder Bestellungen um:

Bestellung erzeugen

Voraussetzung für die Ausgabe von Bestellvorschlägen ist jedoch, dass es sich um einen „disponierten“ Artikel handelt: Unter „Stammdaten“- „Artikel“ besteht im Register „Lager“ die Möglichkeit, eine „Bewirtschaftungsart“ festzulegen. Je nach Art des Artikels können Sie zwischen der einfachen „Kundenauftrags-Steuerung“ und der differenzierten „Lagerbestandsführung“ wählen:

Lager: Bewirtschaftungsart

Bestellvorschläge werden auch dann erzeugt, wenn Sie Änderungen an den Lagerbeständen vornehmen oder die Artikel-Vorgaben ändern (indem Sie z. B. beim Bearbeiten eines Artikels dessen Mindestbestand erhöhen). Je nach Ausgangspunkt der Aktualisierung werden Bestellvorschläge für alle Artikel oder nur einzelne Artikel erzeugt.

Praxistipp

Bestellbündelung

Sofern Sie bei den betroffenen Artikeln einen Standard-Lieferanten angegeben haben, wird dieser automatisch bei den Bestellvorschlägen berücksichtigt. Ergeben sich aus unterschiedlichen Arbeitszusammenhängen mehrere Bestellvorschläge für denselben Lieferanten, schlägt WISO Mein Büro Ihnen beim Umwandeln in die endgültige Bestellung unaufgefordert vor, diese Positionen zusammenzufassen.

Bestellungen überwachen

Im Bereich „Einkauf“ – „Bestellung“ vergeben und überwachen Sie die Aufträge an Ihre Lieferanten. Die Eingabe der Lieferanten und Artikelpositionen entspricht im Wesentlichen dem Verfahren bei Angeboten und Rechnungen. Ist in der Artikeldatenbank ein Einkaufspreis hinterlegt, wird er automatisch übernommen. Falls erforderlich kann dieser Preis aber in jedem Einzelfall verändert werden. Über die Ampelsymbole am Zeilenanfang sehen Sie auf Anhieb, welche Bestellungen noch ausstehen und welche bereits ganz oder teilweise geliefert sind. In der „Details“-Ansicht der Bestellliste können Sie sich alle Bestellpositionen der oben markierten Bestellung ansehen:

Bestellpositionen anzeigen

Über <F5> kennzeichnen Sie in der Bestellübersicht eine Komplettlieferung. Falls Sie mit mehreren Lagerorten arbeiten, haben Sie anschließend die Möglichkeit, die verschiedenen Artikel der Lieferung einem oder mehreren Lagerorten zuzuweisen.

Lagerort zuweisen

Um eine Teillieferung einzutragen, drücken Sie in Liste Ihrer Bestelllungen auf F6 und tragen anschließend im Dialogfenster „Lagerbewegungen …“ die Menge oder Anzahl der eingetroffenen Artikel ein. Um eine Bestellposition zu editieren, setzen Sie ein Häkchen in die Auswahlbox und geben anschließend den bisherigen Lieferumfang ein. Anschließend nehmen Sie auch hier die Zuweisung zum gewünschten Lagerort vor.

Praxistipp

Falls Sie das Zusatzmodul „Finanzen+“ freigeschaltet haben und mit Eingangsrechnungen arbeiten, wandeln Sie vorhandene Bestellungen bei Bedarf im Handumdrehen in Eingangsrechnungen um. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Bestellung und rufen anschließend aus dem Kontextmenü die Funktion „Eingangsrechnung erzeugen“ auf:

Daraufhin öffnet sich eine neue Eingangsrechnung, in der bereits alle wichtigen Felder ausgefüllt sind. Das senkt den manuellen Erfassungsaufwand spürbar.

Praxistipp

Statt über das Kontextmenü können Sie die Funktion „Eingangsrechnung erzeugen“ zu einer ausgewählten Bestellung auch über die MeinBüro-Menüleiste (Mausklick auf „Bestellungen“ und dann auf „Eingangsrechnung erzeugen“) sowie per Mausklick auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ aufrufen.

Eingangsrechnungen

Das Dialogfenster „Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten“ ist in vier Register unterteilt:

Register „Rechnungsdaten“

Im oberen linken Teil des Registers „Rechnungsdaten“ geben Sie die Kontakt- und Adressdaten des Rechnungsausstellers ein. Sie können den „Lieferanten“ aber auch aus Ihren „Stammdaten wählen“:

Eingangsrechnung bearbeiten

Im oberen rechten Teil der Registerkarte „Rechnungsdaten“ erfassen Sie Ihre „Internen Daten“ – insbesondere die interne Belegnummer und das Eingangsdatum der Rechnung. Außerdem ordnen Sie dem Vorgang bei Bedarf einen Sachbearbeiter und ein Projekt zu und halten eventuelle Anmerkungen zur Eingangsrechnung fest. Außerdem könnten Sie hier den aktuellen „Zahlungsstatus“ einsehen und die geplante „Zahlart“ eintragen (z. B. Überweisung, Lastschrift oder Dauerauftrag). Einmal eingetippte Zahlarten nimmt das Programm automatisch in eine Auswahlliste auf: So können Sie wiederkehrende Bezahlverfahren später per Mausklick übernehmen.

Im unteren Teil der Registerkarte erfassen Sie eigentlichen „Rechnungsdaten“, darunter …

  • die Rechnungsnummer des Ausstellers,
  • den (Brutto!) -Rechnungsbetrag,
  • das Rechnungsdatum,
  • den Fälligkeitstermin,
  • die Skonto-Konditionen sowie
  • eventuelle Mahnstufen und Mahngebühren.

Der Skonto-Betrag wird vom Programm automatisch berücksichtigt und bei einer Überweisung direkt vom Bruttobetrag der Eingangsrechnung abgezogen.

Praxistipp

Wenn Sie mithilfe der Feldauswahl die Spalte „Zahlart“ in die Übersicht Ihrer Eingangsrechnungen aufnehmen, lässt sich die Liste nach der Zahlart sortieren. Auf diese Weise erkennen Sie auf einen Blick, um welche offenen Zahlungen Sie sich kümmern müssen (z. B. fällige Überweisungen) und welche Zahlungen vom Rechnungsaussteller oder Ihrer Bank veranlasst werden (z. B. Lastschriften oder Daueraufträge).

Register „Kategorien-Zuordnung“

In diesem Register erledigen Sie mit wenigen Mausklicks sämtliche Buchführungs-Vorarbeiten. Je nachdem, um welchen Vorgang es sich handelt …

  • weisen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Steuerkategorie“ direkt das passende Buchungskonto zu,
  • teilen einzelne Positionen der Eingangsrechnung per Mausklick auf „Splittbuchung“ verschiedenen „Kategorien“ zu oder
  • sorgen über den Button „Anlagevermögen“ dafür, dass die Anschaffung bereits beim Erfassen der Eingangsrechnung ins Betriebsvermögen aufgenommen wird. Der ansonsten erforderliche zusätzliche Arbeitsschritt beim Bezahlen der Rechnung entfällt somit.

Eingangsrechung: Kategorien

Außerdem können Sie wie bei Zahlungszuordnungen üblich, Kostenrechnungs-, Kalkulations- und Auswertungsvorgaben machen („Kosten-/Erlösarten“, „Verwendungen“) sowie den voreingestellten Umsatz-Steuersatz von Hand ändern.

Bitte beachten Sie: Per Mausklick auf den Link „Zur erweiterten Ansicht wechseln“ können Sie sich den Inhalt der zweiten Registerkarte („Kategorien-Zuordnung“) direkt unterhalb der ersten Registerkarte („Rechnungsdaten“) anzeigen lassen. Auf diese Weise haben Sie alle wichtigen Informationen der Eingangsrechnung im Blick. Mit „“Zur Standardansicht wechseln“ kehren Sie zur ursprünglichen Darstellung zurück. Die Umschaltmöglichkeit steht Ihnen in allen Registerkarten zur Verfügung.

Register „Individuelle Felder“

In diesem Eingabebereich erfassen Sie bei Bedarf die Inhalte individueller Felder:

Eingangsrechung: Kategorien

Die Anzahl und Bezeichnungen dieser Felder legen Sie im Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Individuelle Felder“ fest. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Individuelle Felder definieren“ wechseln Sie bei Bedarf direkt in den Einstellungen-Dialog.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig dienen individuelle Felder nur der internen Information und Dokumentation. Wenn das Modul „Designer“ freigeschaltet ist, können Sie den Inhalt der individuellen Felder auch in die Vorlagen Ihrer Vorgangsdokumente einbinden.

Register „Dokumente“

Auch Ihren Eingangsrechnungen können Sie externe Dokumente aller Art und Formate zuordnen:

Eingangsrechnung: Dokumente

Wenn Sie zum Beispiel eine elektronische PDF-Rechnung per E-Mail erhalten oder aus dem Internet heruntergeladen haben, sorgen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Importieren“ dafür, dass die PDF-Datei der Eingangsrechnung zugeordnet wird und bei einer eventuellen Steuerprüfung auf Knopfdruck zur Verfügung steht.

Falls Sie eine Papierrechnung bekommen haben und ein Scanner an Ihrem Rechner angeschlossen ist, können Sie den Beleg per Mausklick auf die Schaltfläche „Scannen“ ganz bequem digitalisieren und ebenfalls als PDF-Dokument speichern.

Praxistipp

Allgegenwärtige Dokumente

Die Registerkarte „Dokumente“ stehen Ihnen nicht nur im Bereich Eingangsrechnungen zur Verfügung. Sie finden die vielseitig nutzbare Dokumentenablage auch bei den?

  • Stammdaten (z B. Kunden, Lieferanten und Artikeln),
  • Vorgangsarten (Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc.) und den
  • Aufgaben.

Besonders praktisch: Mit der Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie die Registerkarte „Zugeordnete Dokumente“ direkt aus den Stammdaten- und Vorgangstabellen auf. Das erspart Ihnen den Umweg über das Öffnen der Registerkarte „Dokumente“ oder über die „Details“-Ansicht.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Mit dem neuen Zusatzmodul „Dokumente+“ erweitern Sie WISO Mein Büro um ein GoBD- und DSGVO-konformes Dokumenten-Managementsystem.

Zurück zur Eingangsrechnung: Ganz gleich, auf welcher Registerkarte Sie sich befinden: Mit „OK F11“ schließen Sie die Erfassung der Eingangsrechnung ab.

Um bestehende Eingangsrechnungen zu bearbeiten, klicken Sie auf „Bearbeiten F11“. Sie finden Sie Funktion wie üblich auch in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Aktuell“.

Bitte beachten Sie

Sobald eine Eingangsrechnung bezahlt ist, lassen sich einige Angaben nicht mehr ändern (z. B. Empfänger, Rechnungsbetrag und Skontokonditionen). Bei vollständig bezahlten Eingangsrechnungen sind nachträgliche Änderungen interner Angaben weiterhin möglich (z. B. „Kategorien“, Steuersatz, Kosten-/Erlösart oder Verwendung).

Praxistipp

Eingangsrechnungen klonen

Regelmäßig in ähnlicher Form wiederkehrende Eingangsrechnungen duplizieren Sie – wie von anderen Vorgangsarten gewohnt – über den Kontextmenü-Befehl „Kopieren und bearbeiten“: Sie brauchen dann nur die veränderten Teile der neuen Eingangsrechnung anzupassen. Sie finden den praktischen Kopierbefehl auch im Bereich „Weitere Funktionen F3“.

Ganz gleich, ob von Hand neu eingegeben oder kopiert: Der zusätzliche Erfassungsaufwand für Eingangsrechnungen hält sich in Grenzen. Denn durch Ihre Vorarbeiten haben Sie den Vorgang fertig vorbereitet und können ihn später bei erfolgter Zahlung mit einem Mausklick komplett mit allen Angaben in Ihre Buchführung übernehmen.

Zusätzlich haben Sie aber den Vorteil, dass Sie im Bereich „Finanzen“- „Eingangsrechnungen“ die Fälligkeit Ihrer Rechnungsverbindlichkeiten ganz bequem und zuverlässig im Blick behalten. Sie sehen dort jederzeit, welche Rechnungen noch offen, wann sie fällig sind und wie hoch die Gesamtsumme der Lieferantenverbindlichkeiten ist:

Geleistete Zahlungen anzeigen

Die Zahlungsstatus-Symbole haben bei Eingangsrechnungen folgende Bedeutung:

  • rot: Zahlung fällig,
  • gelb: Skonto möglich,
  • grün: wartend,
  • schwarz: bezahlt.

Sie finden die Symbolerklärungen wie üblich auch unterhalb der Tabellenansicht.

Praxistipp

Wie aus anderen Tabellenansichten von WISO Mein Büro gewohnt, blenden Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Details“ die Detailinformationen der gerade markierten Eingangsrechnung ein. Ohne den Vorgang eigens per Doppelklick öffnen zu müssen, erkennen Sie so bereits geleistete (Teil-)Zahlungen, die einzelnen Rechnungspositionen (bei Splittbuchungen) sowie zugeordnete Dokumente und Notizen.

Bei Fälligkeit einer Eingangsrechnung genügt ein Rechtsklick auf den betreffenden Vorgang und dann auf „Überweisung erzeugen“, um den Bezahlvorgang anzustoßen:

SEPA Überweisung erzeugen

Praxistipp: Wenn Sie mehrere fällige Eingangsrechnungen gleichzeitig markieren, können Sie nun auch eine „Sammelüberweisung erzeugen“.

So oder so: Zuvor eingetragene Skonto-Angaben werden vom Programm bei rechtzeitiger Zahlung automatisch berücksichtigt – das Programm fragt aber sicherheitshalber nach, ob Sie das auch wirklich wünschen:

Frage: Rechnungszahlung

Daraufhin landen Sie im Dialogfenster „Überweisung erfassen / bearbeiten“, ergänzen die noch fehlenden Kontodaten (oder übernehmen Sie aus einer zuvor angelegten Vorlage) und stellen die Überweisung mit „OK“ fertig. Sobald der Zahlungsvorgang erfolgt ist, erkennt der Zuordnungsassistent bei Online-Konten automatisch, um welchen Vorgang es sich handelt und macht einen entsprechenden Buchungs-Vorschlag – sowie Sie es bei Kundenzahlungen von Ausgangsrechnungen bereits gewohnt sind.

Praxistipp

Bezahlung manuell vermerken

Sofern Sie noch nicht mit Online-Bankkonten arbeiten, können Sie die Bezahlung offener Lieferantenrechnungen im Bereich „Finanzen“ – „Eingangsrechnungen“ über das Kontextmenü (oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“) hinterlegen:

Eingangsrechnung auf vollständig bezahlt setzen

Sie brauchen dem Programm dann nur noch die „Herkunft“ des Zahlungsvorgangs (also das Bankkonto oder bei Barzahlung die Kasse) mitzuteilen und mit „OK F11“ zu bestätigen …

Eingangsrechnung auf vollständig bezahlt setzen

… und schon taucht der Vorgang mit allen dazugehörigen Angaben im Kontoauszug des betreffenden Offline-Kontos auf.

Um die korrekte steuerliche Verbuchung Ihrer Eingangsrechnung kümmert sich anschließend WISO Mein Büro. Grundlage sind die Angaben, die Sie auf den Registerkarten „Rechnungsdaten“ und „“Kategorien-Zuordnung“ gemacht haben.

  • Bitte beachten Sie: Im Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Einstellungen“ – „Steuer-Einstellungen“ können Sie im Abschnitt „Verbuchung von Eingangsrechnungen“ zwei Voreinstellungen festlegen. Dort haben Sie die Wahl, ob Verbuchung zeitlich auf Basis des „Eingangsdatums“ oder des „Rechnungsdatums erfolgt und ob
  • die „Rechnungs-Nr.“ oder die „interne Beleg-Nr.“ als Referenznummer verwendet werden soll.

Eingangsrechnung auf vollständig bezahlt setzen

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