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Webselling: Amazon-, Ebay- und Webshop-Schnittstellen

Im Arbeitsbereich „Verkauf“ > „E-Commerce-Bestellungen“ verwalten Sie eingehende Bestellungen aus eigenen Webshops sowie über Amazon- und Ebay-Konten. Voraussetzung für die Nutzung ist das Zusatzmodul „Webselling“. Sie können gleichzeitig mehrere verschiedene E-Commerce-Plattformen nebeneinander betreiben.

Bitte beachten Sie

Für jede Verkaufs-Plattform benötigen Sie eine eigene Webselling-Lizenz.

Um Amazon-Konten, Ebay-Konten oder eigene Webshops einzurichten, klicken Sie auf „Stammdaten“ – „Einstellungen“ – „E-Commerce…“

Praxistipp

Einstellungen im Kontextmenü

Sie finden den Einstellungen-Dialog auch im Kontextmenü der E-Commerce-Übersicht. Per Rechtsklick in den anfangs leeren E-Commerce-Tabellenbereich öffnen Sie das Kontextmenü: Dort finden Sie den Menüpunkt „Einstellungen“.

Im Dialogfenster „E-Commerce-Einstellungen“ wählen Sie die gewünschte Kontenart aus und klicken dann auf die Schaltfläche „Neu“. Die weiteren Einrichtungsschritte hängen von der gewählten Kontoart ab. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Amazon-Verkäufe, Ebay-Verkäufe und Webshops.

Sobald Ihre E-Commerce-Konten eingerichtet sind, können Sie über die Schaltfläche „Bestellungen einlesen F10“ wahlweise …

  • sämtliche Bestellungen aller Art abholen,
  • alle Bestellungen einer bestimmten E-Commerce-Plattform oder
  • alle Bestellungen eines bestimmten Kontos

… abrufen:

Mustergültiger Webshop

Über „Bestellung(en) verarbeiten zu F3“ haben Sie anschließend die Möglichkeit, einzelne, mehrere oder gleich alle eingegangenen Bestellungen zu Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen weiterzuverarbeiten.

Bitte beachten Sie

Am unteren rechten Rand des Dialogfensters „E-Commerce-Einstellungen“ finden Sie die Schaltfläche „E-Mail Anhänge verwalten“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein „Dokumente“-Fenster. Dort können Sie Dokumente ablegen, die das Programmautomatisch bei jeder E-Mail als Anhang an Ihre Besteller mitschicken soll:

Anhänge verwalten

Wichtig: Falls Sie mehrere Ebay-Shops, Webshops, oder Amazon-Marktplätze betreiben, können Sie für jede einzelne Plattform spezielle E-Mailanhänge festlegen und versenden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden immer mit den passenden AGB, Widerrufsbelehrungen, Zusatzangeboten und allen anderen wichtigen Informationen versorgt werden.

Amazon-Schnittstelle

Amazon Services

Wenn Sie bei Amazon als „Power-Anbieter“ registriert sind, steht Ihnen der „Amazon Marketplace Webservice“ (MWS) zur Verfügung. Über die MWS-Schnittstelle (https://developer.amazonservices.de/„) kann das Webselling-Zusatzmodul von WISO Mein Büro eingehende Marketplace-Bestellungen abrufen und weiterverarbeiten.

Amazon-Konto vorbereiten

Bitte beachten Sie: Damit die Daten korrekt verarbeitet werden können, müssen die Bestellberichte von Amazon im XML-Format ausgegeben werden. Diese Voreinstellung beantragen Sie direkt bei Amazon. Dazu …

  • rufen Sie die Seite Amazon Services“ auf (https://services.amazon.de/), ,
  • geben Ihre Zugangsdaten ein,
  • klicken auf „Verkaufen bei Amazon“,
  • tippen im Textfeld am rechten Fensterrand das Wort „Verkäuferkonto“ ein,
  • klicken in der Navigationsleiste am linken Fensterrand auf den Menüpunkt „Ihr Konto“ und dann auf „Andere Probleme mit dem Konto“:

Amazon-Sellercentral

  • tragen einen aussagekräftigen Betreff ein (z. B. „Anzeige Kundenrechnungsadresse und Bereitstellung der Bestellberichte im XML-Format“) und geben folgenden E-Mailtext ein: Guten Tag, bitte aktivieren Sie in meinem Händler-Account die Anzeige der Kundenrechnungsadresse. Außerdem bitte ich Sie, die Bestellungen ab sofort im XML-Format bereitzustellen. Vielen Dank.“

Anschließend tragen Sie Ihre E-Mailadresse ein und klicken am unteren Fensterrand auf die Schaltfläche „Abschicken“. Sobald der Kundendienst die Umstellungen für Sie vorgenommen hat, ist Ihr Amazon-Konto für die Kommunikation mit WISO Mein Büro vorbereitet. Es fehlen nur noch zwei Einstellungen:.

  • Im Menü „Bestellungen“ – „Bestellberichte“ klicken Sie auf den Link „Spalten im Bestellbericht hinzufügen oder entfernen“,
  • aktivieren die Option „Fakturierung“ und
  • klicken am unteren Fensterrand auf „Änderungen speichern“:

Amazon Services

Amazon-Konto mit WISO Mein Büro verknüpfen

Im ersten Schritt nehmen Sie im Bereich „Stammdaten“ – „Einstellungen“- „E-Commerce“ – „Neu F2“ die Verknüpfung der Software mit Ihrem Amazon-Marketplace-Konto für „Power-Anbieter“ vor. Dazu …

  • geben Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Amazon-Konto ein,

Amazon anmeldung

  • akzeptieren die Lizenzvereinbarung des „Amazon Marketplace Web Service (Amazon MWS)“ und
  • erklären sich mit der automatischen Verarbeitung der Bestelldaten durch WISO Mein Büro einverstanden.

Mit „Weiter“ schließen Sie den ersten Teil Einrichtungsprozess ab. Ihre Amazon-Händlerkennung und alle anderen Zugangsdaten speichert das Programm automatisch ab.

Sie landen nun wieder im Einstellungs-Dialog Ihres Amazon-Kontos: Hier geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt WISO Mein Büro Ihre Amazon-Bestellungen abholen soll. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass keine abgeschlossenen Vorgänge aus der Vergangenheit berücksichtigt werden:

Amazon Konto Einstellungen

Darüber hinaus können Sie eine Reihe von Standardwerten festlegen, mit deren Hilfe Sie die Verarbeitung von Amazon-Verkäufen beschleunigen lassen:

  • Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie Auftragsart (zur speziellen Amazon-Zahlungsbedingung weiter unten mehr),
  • definieren Zuschlags- und / oder Rabattartikel für Ihre Amazon-Lieferungen (Frachtkosten, Geschenkverpackung, Nachnahmegebühr und Aktionsrabatte),
  • aktivieren bei Bedarf die Dublettenprüfung bei der Kunden-Zuordnung aus Amazon-Bestellungen und
  • legen per Mausklick auf die Schaltfläche „Einstellungen“ die Kriterien für die Dublettenprüfung fest:

Mit „OK“ schließen Sie den Einrichtungsdialog vorläufig ab.

Abschluss der Vorarbeiten

Damit das Programm die von Amazon eingehenden Zahlungen auch richtig verbuchen kann, sind jetzt noch ein paar Einstellungen erforderlich:

  • Über den Menüpunkt „Stammdaten“- „Kleinstammdaten“ – „Zahlungsbedingungen“ legen Sie im Register „Karten“ eine neue Kreditkarten-Zahlungsbedingung mit der Bezeichnung „Amazon“ an.
  • Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass das Mahnwesen deaktiviert ist.
  • Als Text auf Angeboten, Auftragsbestätigung und Rechnungen tragen Sie den Hinweis „Verkauf über Amazon-Marketplace“ ein,
  • mit „OK“ schließen Sie den Vorgang ab:

Rechnungstext anpassen

Ihre neue Amazon-Zahlungsbedingung befördern Sie unter „Stammdaten“- „Einstellungen“ – „E-Commerce“ – „Amazon-Konto“ im Abschnitt „Standardwerte“ zur voreingestellten „Zahlungsbedingung“:

Amazon-Konto anpassen

Hinweis

Falls Sie mit zwei oder mehr verschiedenen Amazon-Verkäuferkonten arbeiten, benötigen Sie auch mehrere unterschiedliche „Amazon-Zahlungsbedingungen“. Sonst kann WISO Mein Büro die Amazon-Zahlungseingänge später nicht eindeutig zuordnen.

Zurück zum einzelnen Amazon-Konto: Damit Sie die von Amazon einbehaltenen Verkaufsprovisionen beim Zahlungseingang schnell und bequem als Betriebsausgabe verbuchen können, machen Sie nun noch die standardmäßig ausgeblendete Steuerkategorie „Verkaufsprovisionen“ in der Kategorienliste sichtbar: Voraussetzung dafür ist, dass Sie unter „Stammdaten“- „Meine Firma“ – „Einstellungen“ im Bereich „Steuerliche Einstellungen“ die Buchungs-„Variante 3“ eingestellt haben:

Steuerliche Verbuchungsart ändern

Anschließend …

  • wechseln Sie in den Bereich „Stammdaten“ – „Finanzbuchhaltung“ – „Kontenplan bearbeiten“,
  • geben im Feld „Suchen im Text das Wort „Verkaufsprovision“ ein,
  • rufen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü auf,
  • wählen „Konto bearbeiten“,
  • ändern in den folgenden „Kategorie-Einstellungen“ die „Anzeige bei Verbuchungsart 3“ von „Unsichtbar“ in „Kontenliste Standard“:

Konto anpassen

Mit zweimal „OK“ schließen Sie auch diese Prozedur ab.

Bestellungen einlesen und verarbeiten

Damit sind die Vorarbeiten aber auch erledigt: Im Bereich „Verkauf“- „E-Commerce“ – „Amazon“ können Sie nun Ihre „Bestellungen einlesen“. Ob Sie nur die Bestellungen Ihres Amazon-Kontos oder gleichzeitig die Bestellungen weiterer E-Commerce-Plattformen (Ebay-Konten oder Webshops) abrufen, bleibt Ihnen überlassen: Über „Bestellung(en) verarbeiten zu? F3“ haben Sie anschließend jedenfalls die Möglichkeit, einzelne, mehrere oder gleich alle eingegangenen Bestellungen zu Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen weiterzuverarbeiten.

Bitte beachten Sie: Während der Verarbeitung von Amazon-Bestellungen pflegt WISO Mein Büro gleichzeitig die Stammdaten:

  • Kunden: Trifft die Bestellung eines Neukunden ein, erhält der Datensatz in der Liste der Amazon-Verkäufe in der Spalte „Kundenstatus“ die Kennzeichnung „Neu“. Wird der betreffende Vorgang in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt, legt das Programm unter „Stammdaten“ – „Kunden“ automatisch einen neuen Datensatz an. Sofern die Dublettenprüfung aktiviert ist, bekommen Sie vom Programm zuvor einen Hinweis auf eventuelle Gemeinsamkeiten mit einem bereits vorhandenen Kunden-Datensatz. Sie können dann selbst entscheiden, ob der vorhandene Datensatz verwendet oder ein neuer angelegt wird.
  • Artikel: Enthält eine Amazon-Bestellung einen Artikel, der noch nicht in den Artikel-Stammdaten von WISO Mein Büro vorhanden ist, bekommen Sie einen Warnhinweis. Auf diese Weise haben Sie vor dem Umwandeln in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung die Möglichkeit, dem Vorgang einen passenden Artikel aus Ihren Artikel-Stammdaten zuzuweisen oder einen neuen anzulegen. Dazu …
    • wählen Sie den betreffenden Vorgang in der Liste Ihrer Amazon-Bestellungen aus,
    • blenden mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Details F2“ die Detailansicht ein und
    • rufen mit einem Rechtsklick auf den noch nicht zugeordneten Amazon-Artikel den Kontextmenü-Befehl „Artikelzuordnung aktualisieren“ auf.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Artikelauswahl“, mit dessen Hilfe Sie den passenden Artikelzuordnen oder einen neuen Artikel anlegen. In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, die von Amazon übermittelte Händlerartikelnummer dauerhaft im Artikelstamm zu speichern. Das dazugehörige Feld „Amazon Artikel-Identifikation“ finden Sie in den Artikel-Stammdaten im Register „Sonstiges“:

Amazon(SKU) einstellen

Wenn Sie in Zukunft einen Artikel mit dieser Händlerartikelnummer bei Amazon verkaufen und anschließend in WISO Mein Büro einlesen, stellt das Programm automatisch die richtige Verknüpfung her. Ist keine Amazon-Händlerartikelnummer in den Artikel-Stammdaten hinterlegt, kann das Programm die Zuordnung nicht automatisch vornehmen.

Amazon-Gutschriften zuordnen

Von den erzielten Verkaufserlösen zieht Amazon eine Verkaufsprovision ab. Das wird vom Programm automatisch berücksichtigt: Angenommen Sie haben einem Kunden ein Netbook für 350 Euro verkauft, wovon Amazon eine Verkaufsprovision von 25 Euro einbehalten hat. Auf Ihrem Konto gehen also 325 Euro ein:

  • Dann klicken Sie auf den grünen Button „Ausgangsrechnung – Zahlung vom Kunden“,
  • wählen in der Auswahlliste die offenen „Kreditkartenkonten“ und
  • klicken dort auf die passende Rechnung (in diesem Fall „Amazon“ – „350 Euro“):

Ausgangsrechnung

Das Programm ordnet die Rechnung daraufhin dem Zahlungseingang zu und weist Sie gleichzeitig darauf hin, dass Sie die negative Differenz von 25 Euro noch als Ausgabe berücksichtigen müssen:

Frage: Ausgabe erzeugen

Da Sie sich ja noch im ursprünglichen Zahlungsdialog befinden, schlägt WISO Mein Büro gleich die passende Splittbuchung vor. Sie brauchen nur noch einen kurzen Info-Text einzugeben (z. B. „Amazon Verkaufsprovision“) und die Kategorie „Verkaufsprovisionen“ auszuwählen:

Verkaufsprovisionen

Bitte beachten Sie

Bei Sammelgutschriften von Amazon sorgt WISO Mein Büro automatisch dafür, dass die dazugehörigen offenen Rechnungen als „vollständig bezahlt“ gekennzeichnet und sämtliche Verkaufsprovisionen berücksichtigt werden!

Wichtig: Bitte nehmen Sie die Zuordnung von Amazon-Gutschriften unbedingt über die „Kreditkartenkonten“ vor. Der Weg über die offenen „Kundenkonten“ oder die manuelle Zuordnung einzelner Rechnungen führt zu einer fehlerhaften Ermittlung und Zuordnung der Verkaufsprovisionen!

 

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