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Modul DATEV: Ihr direkter Draht zum Steuerberater

Modul DATEV: Ihr direkter Draht zum Steuerberater

WISO Mein Büro ist die kaufmännische „All-in-one“-Software. Sie bezahlen aber nur die Funktionen, die Sie auch wirklich brauchen! Der smarte Modulaufbau macht‘s möglich: Je nach Anforderungen Ihres Betriebes passen Sie den Leistungsumfang der MeinBüro-Basisversionen mithilfe praktischer Zusatzmodule nach und nach gezielt an Ihren Bedarf an. Bestes Beispiel: Das Modul DATEV.

WISO Mein Büro unterstützt Sie mit einer Menge praktischer Funktionen bei der Buchführung. Theoretisch können Sie Ihre betrieblichen Steuererklärungen sogar komplett eigenhändig erledigen. Das ist aber höchst riskant und oft sogar unökonomisch. Ein Steuerberater arbeitet zwar nicht ehrenamtlich. Seinem Honorar stehen aber auch Einsparungen durch optimierte Steuererklärungen gegenüber. Hinzu kommen größere Sicherheit und mehr Seelenruhe: Sie können einigermaßen sicher sein, nichts vergessen zu haben und können einer eventuellen Steuerprüfung mit Gelassenheit entgegensehen. Spätestens dann brauchen Sie ohnehin externe Profi-Unterstützung!

Wenn Sie Ihre Bürosoftware nutzen, um die vorbereitenden Buchhaltungsarbeiten selbst zu erledigen und Ihrem Berater die Steuerdaten mundgerecht zu servieren, können Sie dessen Honorar auf das Notwendige beschränken. Und hier kommt die DATEV-Schnittstelle ins Spiel!

DATEV: Steuerberaters Liebling

Die DATEV („DATEnVerarbeitungsorganisation“) ist ein genossenschaftlich organisierter Softwareanbieter und IT-Dienstleister für Angehörige der steuerberatenden Berufe. Der Genossenschaft gehören mittlerweile rund 40.000 Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte an. Die wiederum kümmern sich um die Finanzbuchführung von mehr als zwei Millionen Unternehmen und Freiberuflern.

In den 50 Jahren ihres Bestehens hat die DATEV eine Menge Standards in der elektronischen Steuerberater-Praxis gesetzt:

  • Angefangen bei der Festlegung standardisierter Buchführungs-„Kontenrahmen“ („SKR“)
  • über die aussagekräftigen „Betriebswirtschaftlichen Auswertungen“ für Mandanten (BWA) bis hin zur
  • Entwicklung einer universellen Schnittstelle für die Übermittlung von Steuerdaten zwischen Mandanten und Beratern.

Und genau diese Schnittstelle unterstützt das MeinBüro-Modul DATEV.

MeinBüro & DATEV: Ein perfektes Paar …

Mit dessen Hilfe übermitteln Sie die Details Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsvorgänge, Abschreibungen und anderer steuerrelevanter Buchungen per E-Mail auf einem USB-Stick oder anderen Datenträger in einer einzigen Datei an Ihre Steuerkanzlei. Der Steuerberater und seine Mitarbeiter können Ihre Daten dann ganz bequem in die DATEV-Anwendungen übernehmen und dort weiterverarbeiten. Der Berater hat dadurch weniger Aufwand und Sie sparen sich Bearbeitungsgebühren.

Bitte beachten Sie: Die DATEV-Mitgliedschaft ist ein freiwillig. Nicht alle Steuerberater gehören der Genossenschaft an. Manche nutzen andere Fibu- und Steuerprogramme und bevorzugen unter Umständen andere Datenformate: Doch auch die werden von WISO Mein Büro unterstützt. Mehr dazu weiter unten.

Fibu-Export: Hands on!

Die Einstellungen der DATEV-Schnittstelle erledigen Sie im Menü „Finanzen“.  Dort klicken Sie auf „Fibu-Export“:

Fibu-Export: Hands on!

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Fibu-Daten exportieren…“:

Formateinstellungen

In der Regel belassen Sie es hier einfach bei der Standard-Auswahl „Datev-Format“. Das „Alte Postversandformat“ wird seit diesem Jahr von den DATEV-Anwendungen nicht mehr unterstützt. Falls Ihr Steuerberater ein anderes Datenformat bevorzugt, können Sie ihm beim Fibu-Export aber auch die folgenden Dateitypen zur Verfügung stellen:

  • das „Diamant/2“-Format,
  • das Trennzeichen-getrennte „Text“-Format oder
  • das klassische DBF-/dBase-Datenbankformat.

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Berater. Der teilt Ihnen auch die Berater- und Mandantennummer sowie alle weiteren erforderlichen Informationen mit. Per Mausklick auf den Button „Einstellungen“ nehmen Sie die „Datev Einstellungen“ vor. Dort …

  • tragen Sie die „Beraternummer“ Ihres Steuerberaters sowie
  • Ihre eigene „Mandantennummer“ ein und
  • legen bei Bedarf die Anzahl der Sachkonten-Stellen fest: Standardmäßig liefert WISO Mein Büro vierstellige Sachkontenangaben:

DATEV-Einstellungen

Der Menüpunkt „DATEV-Einstellungen (ASCII)“ gehört noch zum „alten Postversandformat“, das seit 2018 von den DATEV-Anwendungen nicht mehr unterstützt wird.

Versandvorbereitung: Die Datenauswahl

Zurück zur eigentlichen Datenübermittlung. Im Dialogfenster „Fibu-Daten exportieren“ machen Sie folgende Angaben:

  1. Zeitraum der Datenzusammenstellung (z. B. monatliche, vierteljährliche oder jährliche Übermittlung),
  2. Datenumfang (Ein- und Ausgangsrechnungen, Forderungen und Verbindlichkeiten, Zahlungsvorgänge, Abschreibungen),
  3. Export-Pfad (gemeint ist der Ordner, in dem die CSV-Datei auf Ihrem Computer gespeichert werden soll),
  4. E-Mail-Empfänger (falls Sie das CSV-Dokument gleich per E-Mail an Ihren Steuerberater schicken möchten):

Per Mausklick auf „OK F11“ starten Sie den Fibu-Export. Im anschließenden „Exportbericht“ informiert das Programm Sie darüber, dass die gewünschten Bewegungs- und Stammdaten erzeugt worden sind. Falls ausnahmsweise einmal Fehler auftreten, werden auch die angezeigt:

Fibu-Exportbericht

Per Mausklick auf die Schaltfläche „Schließen F11“ beenden Sie den Fibu-Export. Anschließend finden Sie die gerade erzeugte EXTF-/CSV-Datei in dem von Ihnen zuvor festgelegten Dateiverzeichnis. Von dort aus können Sie es zum Beispiel auf einen USB-Stick oder andern Datenträger kopieren und zum nächsten Steuerberater-Termin mitnehmen. Oder aber Sie verschicken die Datei aus per E-Mail.

Wichtig: Falls Sie sich direkt beim Fibu-Export für den E-Mailversand entschieden haben, erfolgt die Datenübermittlung nicht vollautomatisch. Vor dem Abschicken wird Ihnen die Nachricht mit dem Dateianhang immer zur Kontrolle gezeigt:

Fibu E-Mail-Versand

Bei Bedarf können Sie die CSV-Datei per Doppelklick in MS Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und den Inhalt unter die Lupe nehmen.

Probieren Sie’s aus!

Die gute Nachricht: Den kompletten Funktionsumfang des DATEV-Moduls (sowie den aller anderen MeinBüro-Module!) können Sie jederzeit zu Testzwecken direkt aus dem Programm heraus aktivieren. Dazu klicken Sie in der MeinBüro-Menüleiste auf „Hilfe > Module: Test, Kauf, Übersicht“ und öffnen so die MeinBüro-Modulwelt. Dort wählen Sie das passende Modul aus und klicken auf den blauen „Jetzt testen“-Button. Beim DATEV-Modul sieht das so aus:

Anschließend können Sie die Zusatzfunktionen sofort in Ihrer eigenen Arbeitsumgebung ausprobieren – selbstverständlich kostenlos und völlig risikolos. Sie haben Zeit genug, die DATEV-Exportdatei Ihrem Steuerberater zur Prüfung zu schicken und seine Meinung einzuholen. Nach 30 Tagen endet die Testphase automatisch. Wenn Sie ein bestimmtes Modul im Anschluss an die Testphase dauerhaft nutzen möchten, schalten Sie es einfach frei. Auch das geht ganz unkompliziert direkt aus der Software heraus:

Dazu klicken Sie in der MeinBüro-„Modulwelt“ einfach auf den orangefarbenen „Jetzt kaufen“-Button. Daraufhin landen Sie im Buhl-Onlineshop, wo Sie das Modul „Zur Auswahl hinzufügen“, in den Warenkorb legen und die Transaktion dort abschließen:

Onlineshop: Modul kaufen

Großer Steuer-Sport für kleines Geld!

Die beste Nachricht zum Schluss: Der riesige Funktionsumfang des DATEV-Moduls kostet pro Jahr gerade einmal 30 Euro (35,70 Euro brutto): Das sind pro Monat gerade einmal 2,50 Euro. Ergebnis: Weniger Arbeit, geringere Beraterkosten. Selten hat sich eine Betriebsausgabe schneller bezahlt gemacht!

Nicht zu vergessen: Das Hinzubuchen von Modulen ist keine Einbahnstraße. Sollte eine Zusatzfunktion irgendwann einmal entbehrlich werden, können Sie das dazugehörige Modul auch wieder kündigen. Denn wie gesagt: WISO Mein Büro ist die kaufmännische „All-in-one“-Software, bei der Sie nur die Zusatzfunktionen bezahlen, die Sie auch wirklich brauchen!

Bitte beachten Sie: Die Abrechnung der MeinBüro-Module erfolgt im Voraus jeweils für eine Nutzungszeit von 365 Tagen. Sofern Sie Module nicht zum gleichen Zeitpunkt wie Ihre Basisversion von MeinBüro erwerben, wird der Nutzungszeitraum der Module bei der nächsten Verlängerung der Basisversion an deren Laufzeit angepasst. Ungenutzte Nutzungszeit der Module schreiben wir Ihnen bei Verlängerung gut.

Haben Sie Fragen zur MeinBüro-Modulwelt? Wir beraten Sie gern: Rufen Sie uns einfach an. Sie erreichen uns montags bis freitags von 8 Uhr bis 17 Uhr unter der Rufnummer 02735 776 65001. Sie können uns auch eine E-Mail schreiben: buerosoftware@buhl.de.

Lektüretipps

Auf unserer Website finden Sie eine Menge weiterführender Informationen über MeinBüro-Zusatzmodule und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Finanzämtern. Hier eine kleine Auswahl:

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