Rund um den Jahreswechsel planen viele Selbstständige und Unternehmen die Projekte der nächsten zwölf Monate. Mit der gezielten Umsetzung hapert es jedoch leider oft. Das liegt nicht unbedingt an fehlender Willensstärke oder mangelnder Disziplin: Manchmal fehlen einfach die passenden Planungs- und Steuerungswerkzeuge – oder die Instrumente sind ungeeignet.
Grund genug, einmal die wichtigsten Organisationstools Ihrer Bürosoftware vorzustellen. Allen voran das Modul Projekte: Damit lassen sich vor allem zeitkritische Vorhaben aller Art sehr einfach organisieren und gezielt steuern. Bei größeren Vorhaben behalten Sie den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit aller anfallenden Aufgaben sowie die dafür verantwortlichen Mitarbeiter.
Durch die enge Verzahnung mit der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung sowie den Zahlungsvorgängen eignen sich MeinBüro-Projekte ganz besonders für Verkaufsprozesse.
Im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ finden Sie alle laufenden Vorhaben:
Dort legen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“ weitere Projekte an und tragen dessen Rahmendaten ein:
Einstieg: Die Projekt-Stammdaten
In den Projekt-Stammdaten …
- bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter (= „Sachbearbeiter“) die Projektleitung übernimmt,
- tragen eine frei wählbare „Projekt-Nr.“ ein, die bei Folgeprojekten von MeinBüro hochgezählt wird, aber editierbar ist,
- wählen den aktuellen „Projektstatus“ aus einer vorbereiteten Auswahlliste (die sich über das Zahnradsymbol ganz einfach an den betrieblichen Bedarf anpassen lässt),
- tragen die Daten des geplanten „Projektbeginns“ und des angepeilten „Projektendes“ ein,
- hinterlegen in den Feldern „Angaben“ und „Anmerkungen“ weitere Vorgangsinformationen und
- ordnen das Projekt am unteren Seitenrand einem bestimmten Kunden zu:
Praxistipps:
- Per Mausklick auf „Kunde öffnen“ rufen Sie dessen Stammdaten direkt aus der Projektverwaltung heraus auf.
- Über die Schaltfläche „Dokumente F3“ öffnen Sie die Dokumentenablage, in der Sie originär elektronische Dokumente aller Formate sowie Papierscans sammeln.
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: In der Projektübersicht stehen Ihnen im „Aktuell“-Menü und unter „Weitere Funktionen“ nützliche Zusatzfunktionen zur Verfügung. Dort erfassen Sie nicht nur neue Aufgaben zum ausgewählten Projekt – Sie können auch …
- ein „Projektstammblatt drucken“,
- eine Übersicht über die „Projektdetails drucken“ sowie
- sich eine „Einnahmen-Ausgaben-Übersicht“ anzeigen lassen. Die Verknüpfung zu den Zahlungsvorgängen stellen Sie über Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen her.
Bitte beachten Sie: Die Projektstammdaten bilden wirklich nur den Rahmen Ihres künftigen Projektmanagements. Die eigentliche Musik spielt in der „Details“-Ansicht:
Projektdetails: Umfassendes Informationsnetzwerk
Im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ haben Sie am unteren Seitenrand über die Registerkarten der „Details“-Ansicht unter anderem Zugriff auf …
- sämtliche Vorgänge, Kalkulationen, Verträge und andere Dokumente (in beliebigen elektronischen Formaten),
- alle Kundendaten und den gesamten Schriftverkehr,
- Ihren Material- und Arbeitsaufwand,
- sämtliche Preisanfragen, Bestellungen und Eingangsrechnungen, aber auch
- Aufgaben, Notizen und andere formlose Projektinformationen:
Auf diese Weise sind wirklich alle wichtigen Projektinformationen immer nur einen Mausklick entfernt!
Zugabe I: Zeitpläne
Mehr noch: Das Modul Projekte ermöglicht Ihnen zudem den Zugriff auf den MeinBüro-„Zeitplan“. Den finden Sie im Arbeitsbereich „Office“. Das Tool ist Kalender und Projektplaner in einem. Die skalierbare Planungsansicht ist dadurch auch zeitlich visualisierbar und Sie behalten alle Projekt-Meilensteine im Blick:
Praxistipp: Der Zeitplaner ermöglicht nicht nur die Überwachung von Ziel- und Ablaufplänen. Das flexible Planungswerkzeug lässt sich auch für einfachere Verwaltungszwecke nutzen. So können Sie …
- Urlaubspläne erstellen,
- Raumbelegungen im Auge behalten oder auch
- den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen oder technischen Geräten überwachen.
Ausführliche Informationen zum MeinBüro-Zeitplaner finden Sie im Online-Lexikon.
Zugabe II: Aufwandsverwaltung
Alle fakturierbaren und nicht-fakturierbaren zeitlichen Projektaufwände verfolgen Sie mithilfe der praktischen Aufwandsverwaltung. Die gehört ebenfalls zum Funktionsumfang des Projekte-Moduls. Jeden einzelnen Aufwands-Job erfassen Sie unter „Verkauf > Aufwände“. Dort ordnen Sie die einzelnen Vorgänge dem passenden Projekt zu und sorgen später auf Knopfdruck für die Abrechnung und Benachrichtigung des Kunden.
Wie das geht und was dabei sonst noch zu beachten ist, erfahren Sie auf der Seite Aufwände erfassen, überwachen und abrechnen.
Noch mehr eingebaute Planungs- und Abrechnungs-Tools
In Kombination mit dem Modul Projekte entfalten zudem viele andere MeinBüro-Tools und -Funktionen erst ihr ganzes Potenzial:
die „Aufgaben“-Verwaltung im Arbeitsbereich „Office“ stellt nicht nur eine komfortable To-do-Liste mit Erinnerungsfunktion zur Verfügung: Die enge Verzahnung mit Ihren Stammdaten, Dokumenten und Ereignissen macht Zusammenhänge transparent und Sie greifen blitzschnell auf weiterführende Informationen zu.
- Mit dem MeinBüro-Kalender verwalten Sie individuelle und Team-Termine in Ihrem Unternehmen – ganz gleich, ob projektbezogen oder nicht.
- Die „Wiedervorlage“ im CRM-Modul ermöglicht ein konsequentes Akquisitions-Management. Ausführliche Informationen finden Sie im MeinBüro-Blog: Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden!
- Das Modul CRM enthält auch eine Outlook-Schnittstelle. Mit deren Hilfe synchronisieren Sie Ihre MeinBüro-Termine mit den Daten Ihrer sonstigen Meetings und Deadlines.
