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Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie eine Abschlagsrechnung und eine Schlussrechnung machen. Welche Art von Abschlagszahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren, hängt von den Branchengepflogenheiten und Ihrem Verhandlungsgeschick ab.

Ob Sie sich auf eine oder mehrere Anzahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen (z.B. bei Erreichen bestimmter Meilensteine eines Projekts), bleibt Ihnen und Ihrem Kunden überlassen. Häufig genutzt wird zum Beispiel die folgende Drittelung:

  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Auftragserteilung,
  • ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Lieferung und
  • Schlussrechnung fällig nach Abnahme durch den Kunden.

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Das sieht dann zum Beispiel so aus:

1. Abschlagsdefinition in der Auftragsbestätigung

Im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufträge“ legen Sie einen neuen Auftrag an (sofern der Auftrag auf einem zuvor von Ihnen erstellten Angebot basiert, nehmen Sie der Einfachheit halber das Angebot als Ausgangspunkt). Am unteren Rand des Auftragsfensters finden Sie in jedem Fall die Schaltfläche „Abschlagsdefinitionen“:

abschlagsrechnung aus Auftragsbestätigung

Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster mit einer Zusammenfassung der bisherigen Auftragsdaten. Per Mausklick auf „<F2> Neu“ legen Sie die erste Abschlagszahlung an.

Zunächst tragen Sie das geplante Rechnungsdatum ein. Außerdem haben Sie die Wahl, ob Sie einen absoluten Nettobetrag vorgeben oder die Höhe der Abschlagzahlung per Mausklick auf die Schaltfläche „Betrag durch Prozentwert vom Auftrag“ ermitteln. In unserem Drittelungs-Beispiel sind das 33,3%:

abschlagsdefinition

Mit „<F11> OK“ schließen Sie die erste Teilzahlung ab und geben danach auf demselben Weg den zweiten Abschlag ein. Anschließend sieht die Übersicht „Abschlagsdefinition zum Auftrag“ beispielsweise so aus:

abschlagsdefinition-2

2. Erste Abschlagsrechnung erstellen

Mit „<F11> OK“ schließen Sie die Eingabe ab und landen wieder im zugrundeliegenden Auftragsdialog. Dort …

  • klicken Sie auf den Button „<F3> Lieferschein/Rechnung erstellen“,
  • wählen die Option „Nächste Abschlagsrechnung erstellen“ …

erste Abschlagsrechnung erstellen

  • … und sorgen per Mausklick auf „Weiter“ dafür, dass das Programm gleich die erste Abschlagsrechnung anlegt.

fertige Abschlagsrechnung

Sie müssen nur noch die fertige Rechnung zu Papier bringen oder auf elektronischem Weg an Ihren Kunden schicken. Anschließend wird die Abschlagsrechnung wie eine ganz normale Rechnung unter „Vorgänge“ – „Rechnungen“ abgelegt. Wie bei jeder anderen Rechnung überwacht das Programm auch hier die Fälligkeit und bereitet automatisch Zahlungserinnerungen vor.

Praxistipp

Bei Bedarf können Sie fertige Abschlagsdefinitionen im Auftragsmodul jederzeit über die Schaltfläche „Bearbeiten“ nachträglich ändern. Ausgenommen davon sind nur solche Abschlagszahlungen, bei denen die dazugehörige Abschlagsrechnung bereits erstellt ist.

3. Weitere Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung erstellen

Sobald die nächste Abschlagsrechnung fällig ist, …

  • rufen Sie den betreffenden Vorgang unter „Vorgänge“ – „Aufträge“ auf,
  • klicken wieder auf „<F3> Lieferschein/Rechnung erstellen“ und dann
  • auf „Nächste Abschlagsrechnung erstellen“, um
  • so die nächste Rechnung zu erzeugen.

Sofern der vorhergehende Abschlag noch nicht bezahlt worden ist, werden Sie vom Programm gefragt, ob die nächste Abschlagsrechnung dennoch schon erzeugt werden soll.

Sind sämtliche Abschlagsrechnungen erstellt, bleibt nur noch die Schlussrechnung übrig: Diese erzeugen Sie auf demselben Weg wie eine Abschlagsrechnung. Im Auswahldialog „Rechnung erstellen“ heißt es dann statt „Nächste Abrechnung erstellen“ schlicht: „Schlussrechnung erstellen“:

schlussrechnung aus auftrag

Hinweis: Auf unserer Themenseite finden Sie viel weitere nützliche Informationen und Tipps rund um die Rechnungsstellung.