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Modul Projekte

Das Zusatz-Modul „Projekte“ umfasst viele praktische Verwaltungs- und Kommunikationstools, die Sie bei der Abwicklung von Aufträgen und größeren betrieblichen Vorhaben unterstützen.

Projekte anlegen und überwachen

Mit dem Zusatzmodul „Projekte“ behalten Sie größere betriebliche Vorhaben im Blick und organisieren, steuern, und verwalten sämtliche laufenden Projekte in WISO Mein Büro. Die Projektverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Vorgänge alle Art (z. B. Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen, Bestellungen, die jeweils dazugehörigen Dokumente sowie Zeitaufwand-Erfassungen und übergeordnete Dokumente) in einen Projektbereich zusammenzuführen. Umgekehrt können Sie aus einem bestimmten Projekt heraus Aufgaben erstellen, um sie an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.

Ein neues Projekt anlegen

Die Übersicht aller Projekte finden Sie im Bereich „Verkauf“ – „Projekte“: Mit „Neu F10“ legen Sie ein neues Projekt an.

Projekt anlegen

Hier haben Sie die Möglichkeit …

  • einen aussagekräftigen Namen sowie Beginn und Ende des Projekts festzulegen,
  • einen Projektstatus zuzuweisen,
  • „Angaben zum Projekt“ und interne Anmerkungen zu machen.

Vorgangsarten zuordnen

Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, können Sie alle wichtigen Vorgangsarten zuordnen. Sie finden die Auswahlliste „Projekt“ im Register „Eingabemaske“ Ihrer Briefe, Angebote/Rechnungen/Aufträge/Lieferscheine sowie Preisanfragen/Bestellungen und Eingangsrechnungen:

Brief einem Projekt zuordnen

Nach der Zuordnung eines „Ereignisses“ zu einem Projekt erscheint dieses in der Projektübersicht.

Außerdem können Sie in der „Details“-Ansicht Ihrer Projektzentrale …

  • Notizen anlegen,
  • Aufgaben definieren und diese Mitarbeitern zuordnen,
  • Dokumente ablegen und
  • für Kunden erbrachte Aufwände überwachen.

Projekt-„Details“ überwachen

Im Folgenden sehen Sie eine beispielhafte Projekt-Detailübersicht:

Brief an Kunden im Projekt

Projekt-Aufgaben lassen sich auch über das Kontext-Menü der Projekte-Übersicht erstellen (Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“). Zudem stehen nützliche Druck- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung.

Die Projektaufgaben sehen Sie im Register „Aufgaben“ des „Details“-Bereiches der Projektliste ein.

Aufgaben und Zuständigkeiten

Aufwände erfassen, überwachen und abrechnen

Die Aufwandsverarbeitung von WISO Mein Büro bietet Ihnen eine komfortable Zeiterfassung. Mit dem elektronischen Stundenzettel …

  • erfassen Sie Anfangs- und Endzeiten erbrachter Leistungen,
  • dokumentieren Sie Art und Thema Ihrer Tätigkeiten,
  • ordnen Sie einen Zeitaufwand z.B. Mitarbeitern, Projekten oder Kunden zu,
  • wandeln Sie den entstandenen Aufwand per Mausklick in fertige Rechnungen um

sowie vieles mehr.

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Hinweis

Die Abrechnungsfunktion ist optional. Die Aufwandserfassung ist auch ausschließlich für interne Zwecke nutzbar (z.B. (Nach-) Kalkulation von Projekten. ).[/green_box]

Aufwandserfassung anpassen

Bevor Sie den ersten Zeitaufwand erfassen, können Sie die Erfassung konkret an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Im Dialogfenster „Einstellungen Aufwandsverarbeitung“ haben Sie umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung, wie z. B.:

  • „Statt Dauer Endzeitpunkt erfassen“ (manuelle Alternative zur Stoppuhr),
  • „Nach Aufwandserfassung E-Mail erstellen“ (sorgt für eine obligatorische Benachrichtigung eines Kunden oder Interessenten über eine erfasste Leistung),
  • „Hinweis bei fehlender E-Mail u. Kostenpflicht“ (Information bei bestehender Kostenpflicht aber nicht vorhandener E-Mail-Adresse des betreffenden Geschäftspartners.

Einstellungen Aufwandserfassung

Im unteren Teil des Einstellungsdialogs finden Sie außerdem die folgenden Register:

  1. „Artikel für Aufwand“: u. a. Wählen des passenden Artikels, Abrechnungs-Takt festlegen, Dokumentation von Kosten zu Leistungen.
  2. „E-Mail für Aufwandsbenachrichtigung“: u.a. standardmäßige E-Mail-Texte und Inhalte der Betreffzeile festlegen.
  3. „Artikel für Guthabenbuchung“: Auswahl/Definition des Artikels zur Verwaltung von Aufwands-Guthaben.

Variable in Angebot einfügen

Mit „OK“ beenden Sie den Einstellungsdialog. Nachträgliche Änderungen nehmen Sie im Menü „Stammdaten“ – „Einstellungen“ im Bereich „Aufwände“ vor.

neuer Aufwand neuer Kunde

Neukunden erfassen Sie über „F2 Neuen Kunden/Interessenten“ anlegen“. „F11 Übernehmen“ ordnet den ausgewählten Kunden/Interessenten den neu angelegten Aufwandsvorgängen zu.

In der Aufwands-Datenerfassung haben Sie dann verschiedene Auswahl- und Eingabemöglichkeiten.

Aufwände abrechnen

Über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ oder über das Kontextmenü erledigen Sie die Abrechnung von Aufwänden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Vorgang und wählen den Kontextmenü-Befehl „offene Aufwände abrechnen für [Kundenname (Betrag)]“:

offene Aufwände abrechnen

Daraufhin öffnet sich eine fertige Ausgangsrechnung, in die bereits sämtliche Abrechnungsdaten eingetragen sind.

Zeitplanung

Im Zusatzmodul „Projekte“ ist eine vielfältig nutzbare Zeitplan-Funktion enthalten. Behalten Sie den Überblick über den zeitlichen Ablauf anfallender Aufgaben, erstellen Sie Urlaubspläne u. v. m.

Moduk Projekte Zeitplan überarbeiten

Ein neuer Zeitplan wird über einen Mausklick auf die „Zeitplan“-Schaltfläche > „Neuer Zeitplan“ angelegt. Im leeren Feld unterhalb der Spaltenüberschrift „Bezeichnung“ geben Sie den Namen Ihres neuen Objekts und bei Bedarf eine Anmerkung ein. Per Mausklick auf das grüne Hakensymbol schließen Sie die zeilenweise Eingabe ab.

Wichtig: Pro Zeitplan ist grundsätzlich nur ein Zeitraster möglich. Falls Sie im Rahmen eines ansonsten taggenauen Projekts (z. B. der Vorbereitung einer Hausmesse) eine bestimmte Aufgabe minutengenau planen wollen, legen Sie dafür einfach einen separaten Zeitplan an.

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Praxistipp: Importieren statt Eintippen

Objekte lassen sich in vielen Fällen aus bestehenden Listen importieren und somit die grundlegende Struktur neuer Ablauf-, Belegungs- oder Verleihpläne blitzschnell erstellen. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeilen übernehmen aus Bereich“.

Zeitplan definieren

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Aufgaben und Aktivitäten eintragen

Über die Schaltfläche „<F10 Neue Belegung …“> tragen Sie anschließend die Details der einzelnen Aufgaben ein, insbesondere:

  • die Zuordnung zum übergeordneten Projekt,
  • die Aufgaben-Beschreibung,
  • den Anfangs- und Endzeitpunkt.

[yellow_box] Hinweis: Das Modul „Projekte“ erhalten Sie für nur EUR 3,50 im Monat. [/yellow_box]