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Verträge verwalten & Verträge abrechnen

Sie haben Kundenverträge, die Sie verwalten und abrechnen müssen? Manchmal verlieren Sie dabei Termine und Fälligkeiten aus den Augen? Das Modul Verträge verwandelt Ihr WISO Mein Büro in Ihr digitales Vertragsmanagement. So behalten Sie den Überblick über Laufzeiten, Fristen und Konditionen von Wartungs-, Service- und ähnlichen Verträgen.

Das Modul Verträge auf einen Blick

  • Einfaches erfassen von vertraglichen Rahmenbestimmungen, wie: Abrechnungsintervallen, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie Kündigungsterminen oder bereits ausgesprochene Kündigungen.
  • Eigene Textbausteine für Vertragsrechnungen festlegen oder integrierte Textvorlagen verwenden.
  • Verträge mit angeschlossenen Projekten, Verwendungen und Auftragsarten verbinden.
  • Laufende Verträge turnusgemäß abrechnen und mithilfe automatisch erzeugter Abrechnungsvorschläge verbuchen.
  • Konditionen laufender Wartungs- und Serviceverträge (z. B. die Preise oder den Wartungsumfang) mithilfe von „Vorlagen für Rechnungspositionen“ aktualisieren.

Bequeme Vertragsübersicht

In der Vertragsübersicht zeigt Ihnen eine praktische Ampelkennzeichnung den Status Ihrer Verträge an. Ob wartend, aktiv, gekündigt oder beendet, so behalten Sie die Kontrolle über jeden einzelnen Vertrag.

Vertragsmanagement mit Bürosoftware | MeinBüro

Verträge verwalten und Verträge abrechnen

Mit dem Modul Verträge pflegen Sie ganz leicht einen neuen Vertrag in MeinBüro ein. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Neu F10“ und legen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Verträge“ einen neuen Vertrag an. Anschließend öffnet sich die Vertragsverwaltung mit insgesamt sieben Registerkarten.

Die sieben Registerkarten im Modul Verträge

1. Register: „Allgemein“

Im Register „Allgemein“ tragen Sie Vertragsnummer und Bezeichnung des Vertrags ein. Die gewünschte Vertragsart übernehmen Sie aus einer Auswahlliste. Die Vertragsinhalte können unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ festgelegt und angepasst werden.

Beispiel für allgemeine Vertragsdaten:

Vertragsmanagement - Bürosoftware - MeinBüro

2. Register: „Laufzeiten & Fristen“

Sie tragen im Register „Laufzeiten & Fristen“ das Datum des Vertragsbeginns und des Vertragsendes ein. Außerdem legen Sie hier Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, halten Kündigungen fest oder vergeben eine automatische Verlängerung. So erkennen Sie bei allen Vertragsarten jederzeit die verbliebene Vertragslaufzeit und den nächsten Kündigungsstichtag.

Beispiel für Laufzeiten und Fristen:

Vertragsmanagement - Bürosoftware - MeinBüro

3. Register „Rechn. Daten“

Unter „Rechn. Daten“ tragen Sie die Liefer- und Zahlungsbedingungen ein, ordnen dem Vertrag das mit dem Kunden vereinbarte Abrechnungsintervall zu und verknüpfen den Vertrag mit Auftragsarten, Projekten sowie Verwendungen.

Beispiel für Rechnungsdaten:

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4. Register „Rechn. Texte“

Das Register „Rechn. Texte“ umfasst bereits Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Ausgangsrechnungen. Sie können für Ihre Wartungs- und Serviceverträge ebenso eigene Textbausteine anlegen und speichern.

Klicken Sie hierzu im Fenster oben rechts auf „Anderen Textbaustein verwenden“, bestätigen Sie die angezeigte Meldung mit „Ja“ und legen Sie mit „Neu“ F2 Ihren individuellen Textbaustein fest. Wie gewohnt können Sie „Variablen einfügen“ und „Bedingungen einfügen“.

Beispiel für Rechnungstexte:

5. Register „Rechn. Positionen“

Im Register „Rechn. Positionen“ definieren und wählen Sie die Rechnungspositionen aus, denen Sie eine Vertragsabrechnung zugrunde legen wollen. Hier haben Sie die Möglichkeit verschiedene „Vorlagen für Rechnungspositionen“ einzupflegen und die jeweilige Start- und Endzeit der Vertragsbedingung festzulegen.

Falls sich Konditionen, Vertragslaufzeiten oder Vertragsgrundlagen ab einer bestimmten Laufzeit ändern sollten, können Sie ein genaues Datum hinterlegen, ab welchem die neuen Konditonen mit einer neuen Vorlage dem Vertrag zugrunde gelegt werden. Dabei schlägt das Programm automatisch das Enddatum der alten Vorlage als Startdatum für die neuen Vertragskonditionen vor.

Übersicht von Rechnungspositionen:

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Beispiel für eine Rechnungsposition:

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6. Register: „Indiv. Felder“

Verträge können sehr individuell sein. Damit Sie in der Vertragsverwaltung zusätzliche Angaben strukturiert erfassen können, stehen Ihnen im Register „Indiv. Felder“ 20 individuelle Felder für Ihre Definierungen zur Verfügung. Die Felder können frei benannt werden, um verschiedene Vertragsarten, Branchen und mehr zu clustern.

Beispiel für individuelle Felder:

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7. Register: „Dokumente“

Im Register „Dokumente“ haben Sie die Möglichkeit zu einem Vertrag entsprechende Dokumente abzulegen, wie zum Beispiel das eingescannte Vertragsschreiben oder beliebige Text-, Tabellen-, Grafik-, Audio- und Videoformat.

So haben Sie alle Ihre Vertragsdaten an einem Ort und jederzeit Zugriff auf alle vertragsrelevanten Dokumente.

Beispiel für eingepflegte Dokumente:

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Hinweis: Das Modul Verträge erhalten Sie für 3,50€ im Monat.