Stammdaten: Briefpapier gestalten
Damit Sie möglichst schnell mit den Basisfunktionen von MeinBüro arbeiten können, passen Sie im nächsten Schritt am besten das “Briefpapier” an die Besonderheiten Ihres Betriebes an. Zwei Wege führen zur Design-Funktion:
- aus der “Druckansicht” jedes beliebigen Dokuments auf (indem Sie auf den Link “Briefpapier gestalten” klicken) oder aber
- direkt über den Menüpunkt “Stammdaten” – “Briefpapier gestalten”:
Die Hauptfunktion dieses Gestaltungsbereichs besteht darin, mit wenigen Mausklicks professionelle und optisch ansprechende Geschäftsdokumente zu erzeugen.
Bitte beachten Sie: MeinBüro gibt Ihnen die Möglichkeit, mehrere verschiedene Briefpapier-Versionen einzurichten. Die „Briefpapier Auswahl“ ermöglicht den Einsatz unterschiedlicher Briefbögen – zum Beispiel für …
- Filialen oder Tochterunternehmen,
- fremdsprachige Korrespondenz mit ausländischen Kunden oder auch
- separat vermarktete Produkte und Dienstleistungen.
Die Anzahl der Briefpapiere ist nicht beschränkt. Indem Sie ein Häkchen vor die Option „Standard Briefpapier“ legen Sie fest, welche Ihrer Briefpapiere das Programm standardmäßig verwenden soll.
Praxistipp: Rechts neben der „Briefpapier Auswahl“ finden Sie die Schaltfläche „Löschen“. Per Mausklick auf den Button können Sie entbehrliche Briefpapiere wieder aus der Auswahlliste entfernen:
Bitte beachten Sie: Falls Sie ein bereits verwendetes Briefpapier löschen, stellt MeinBüro die betreffenden Vorgänge trotzdem noch richtig dar. Sie lassen sich allerdings nicht mehr bearbeiten.
Zugriff auf Ihre unterschiedlichen Briefpapiere haben Sie in allen MeinBüro-Druckansichten, die den Schalter „mit Briefpapier“ / „ohne Briefpapier“ enthalten. Dort …
- aktivieren Sie die Option „mit Briefpapier“,
- klicken auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Schalter „mit Briefpapier“ und
- wählen das gewünschte Briefpapier aus der geöffneten Liste:
Auf diese Weise wechseln Sie mit zwei Mausklicks das Erscheinungsbild Ihrer Ausgangspost. Zurück zum Briefpapier-Gestalter; Die im Folgenden beschriebenen Einstellungen können Sie für jedes Ihrer Briefpapiere separat festlegen.
Druck auf fertige Briefbögen
Sofern Sie mit vorbereiteten “Kopfbögen” arbeiten, auf denen bereits Ihr Logo, Ihre Namens- und Adressangaben, Bankverbindungen und vielleicht sogar die Absenderzeile eingedruckt sind, stellen Sie in der “Layout-Auswahl” einfach das “Layout 1: ohne Briefkopf” ein. Das Programm druckt oder exportiert dann nur die benötigten Texte und Daten des einzelnen Vorgangs und lässt die übrigen Teile des Blattes ganz leer oder füllt nur einzelne Elemente ein (z. B. einen zusätzlichen Fußtext).
Layout festlegen
Neben dem “Layout 1” stellt MeinBüro Ihnen weitere sieben vorbereitete Seitenaufteilungen bereit, bei denen Sie jeweils entscheiden können, welche Seitenelemente wo positioniert werden:
- Layout 2 und 3 arbeiten ohne separates Firmenlogo: Hier werden Ihre Firmenbezeichnung und Ihre Anschrift im Briefkopf zentriert oder rechts als Text ausgegeben.
- Die Layouts 4 bis 8 unterscheiden sich in der Größe und Anordnung des Logos und Textes.
- Für besonders anspruchsvolle Anwender, die Wert auf millimetergenaue Positionierung zusätzlicher Seitenelemente legen, gibt es das Extra-“Layout für erweiterte Bearbeitung”.
Fangen wir mit den Standard-Layouts an: Je nach Vorauswahl haben Sie Einfluss auf die Inhalte folgender Seitenelemente:
- “Name und Slogan”: Diese Angaben machen Sie dann, wenn Sie auf den Einsatz eines Logos verzichten.
- “Anschrift”: Hier definieren Sie Ihren Firmen-Adressblock oben rechts auf der Seite, zu dem auch Telefon-, Faxnummer etc. gehören. Hier können Sie aber auch andere Eingaben machen, beispielsweise E-Mail- oder Internetadressen.
- “Logo”: Sie fügen Ihr Geschäfts-Signet als Grafik wahlweise im “PNG”-, “JPG”- oder “BMP”-Format ein. Um eine ordentliche Druckqualität zu erzielen, sollte die Grafik keinesfalls kleiner als der gewünschte Ausdruck sein und eine Auflösung von mindestens 300 DPI haben. Falls die Grafik in der Bildschirmansicht im Einzelfall nicht optimal dargestellt wird, ist das kein Beinbruch: Die Qualität des Ausdrucks ist in der Regel trotzdem einwandfrei.
- “Absenderzeile” und “Fußtexte”: Die Inhalte dieser Seitenbereiche werden standardmäßig aus den “Firmendaten” in “Meine Firma” übernommen. Sie können die Texte aber ganz nach Belieben an Ihre Vorstellungen anpassen. Brauchen Sie diese Elemente im Ausdruck nicht, entfernen Sie die Häkchen vor den “Zusatzoptionen” am unteren Fensterrand. Dort können Sie auch die obligatorischen “Falzmarken” abschalten.
- Im Bereich “Inhalte” schließlich wählen Sie den von Ihnen bevorzugten Zeichensatz und legen fest, welche Spalten Ihrer Vorgangsarten (z. B. aus Angeboten und Rechnungen) mit welchen Beschriftungen ausgegeben werden. Außerdem können Sie die Hintergrund-Darstellung formatierter Textelemente festlegen.
Geschützte Felder
MeinBüro übernimmt die Inhalte einiger Seitenelemente ursprünglich aus den unter “Meine Firma” vorgenommenen Grundeinstellungen. Wenn Sie an Ihren Stammdaten nachträglich etwas ändern, hat das aber keine Auswirkungen auf den Briefvordruck! Dadurch ist Ihre gestalterische Feinarbeit gegen unfreiwilliges Überschreiben geschützt.
Umgekehrt müssen Sie Adress-Änderungen – zum Beispiel nach einem Umzug- nicht nur unter “Meine Firma” vornehmen, sondern zusätzlich noch einmal unter “Stammdaten” – “Briefpapier gestalten”!
Übergeordneter Zeichensatz (“Hauptschriftart”)
Die “Hauptschriftart” Ihrer Geschäftskorrespondenz legen Sie im Bereich “Inhalte” fest. Das ist der übergeordnete Zeichensatz, der sowohl für Ihre Briefe als auch für alle anderen Schreiben gilt (z. B. Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Mahnungen). Selbstverständlich können Sie die Hauptschriftart bei Bedarf im Einzelfall durch einen anderen Zeichensatz ersetzen.
Auf die Zeichensätze, die in den vorbereiteten “Textvorlagen” für Ihre Korrespondenz eingestellt worden sind, hat die Änderung der Hauptschriftart keinen Einfluss. Damit soll verhindert werden, dass fertig formatierte Textvorlagen versehentlich mit einem Mausklick überschrieben werden. Falls Sie also eine neue Hauptschriftart einstellen (z.B. “Verdana” statt “Arial”) und mit Textvorlagen arbeiten, sollten Sie auch die dort voreingestellten Zeichensätze an Ihre Vorstellungen anpassen. Das erledigen Sie unter “Stammdaten” -“Kleinstammdaten” – “Textbausteine“.
Im Textbaustein-Register “Briefe” sieht das zum Beispiel so aus:
Auswahl und Beschriftung von Spalten
Mit dem Briefpapier-Gestalter nehmen Sie im Bereich “Inhalte” auch Einfluss auf die Anzeige und die Beschriftung einzelner Spalten, die auf Ihren Angeboten, Rechnungen etc. auftauchen sollen:
Manche Standardangaben auf Angeboten oder Rechnungen sind in bestimmten Betrieben oder Branchen nicht erforderlich. Die Angabe einer “Artikelnummer” würde bei Klienten eines Management-Coachs oder bei Kunden eines Designers wohl für Verwunderung sorgen. Ebenfalls entbehrlich, manchmal sogar missverständlich ist in vielen Kleinbetrieben die Erwähnung eines “Sachbearbeiters”: Auch dieses Feld können Sie daher bei Bedarf ausblenden.
Darüber hinaus haben Sie Einfluss auf die Spaltenbeschriftung: So sorgen Sie zum Beispiel dafür, dass die Spalte “Artikelbeschreibung” auf Ihren Ausdrucken die Bezeichnung “Leistung” bekommt oder der “Gesamtpreis” als Überschrift “Honorar” erscheint.
Die Auswahl und Beschriftung der Spalten auf Ihren ausgehenden Angeboten und Rechnungen legen Sie grundsätzlich im Briefpapier-Gestalter fest. Sie können diese Vorgaben aber in Ihren Angeboten und Rechnungen verändern: Dazu …
- klicken Sie in der Druckansicht des betreffenden Vorgangs auf die grau hinterlegte Spaltenüberschrift am oberen Tabellenrand.
- Daraufhin öffnet sich der Eingabedialog mit den “Ausdrucksdetails”.
- Wenn Sie dort die Option “Spezielle Werte verwenden” aktivieren, lassen sich die angezeigten Spalten und deren Beschriftungen ändern:
Indem Sie ein Häkchen vor die Option “Als Standard für diese Vorgangsart speichern” setzen, legen Sie Ihre aktuelle Spaltenauswahl zudem als Voreinstellung für künftige Angebote oder Rechnungen fest. Ihre individuelle Spaltenauswahl für die einzelnen Vorgangsarten können Sie auf dem beschriebenen Weg bei Bedarf aber auch jederzeit wieder ändern oder ganz deaktivieren.
Nachdem Sie das auf Ihren Betrieb hin angepasste Briefpapier mit “OK” gespeichert haben, wird es automatisch zur Grundlage all Ihrer Geschäftsbriefe.
Flexibilität auf Knopfdruck
Falls Sie in bestimmten Fällen auf vorbereitete Geschäftspapiere zurückgreifen, in anderen hingegen lieber auf leeres Papier drucken wollen, stellt das überhaupt kein Problem dar: In der Druckansicht sorgen Sie über den Button “mit/ohne Briefpapier” dafür, dass mal die eine, mal die andere Ausgabeart eingestellt wird. Auf diese Weise sind Sie für die allermeisten Einsatzzwecke bestens gerüstet.
Erweitertes Layout-Design
Sofern Sie mit den ebenso komfortablen wie eleganten und flexiblen “Baukastenlösungen” von MeinBüro nicht 100-prozentig zufrieden sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Variante 1: Sie gestalten mit einem externen Grafikprogramm einen kompletten Seitenkopf mit Logo und Adressblock in der von Ihnen gewünschten Form und speichern ihn im BMP- oder JPG-Format. Diese Grafik binden Sie dann mithilfe des Briefpapier-Designers über die Layout-Auswahl 8 (“Firmenlogo ohne Dehnung über gesamte Briefkopfbreite”) in Ihre Druckvorlage ein.
- Variante 2: Sie wählen den etwas schwierigeren Weg über das manuelle “Layout für erweiterte Bearbeitung”. Nachdem Sie diese Gestaltungs-Option aktiviert haben, erscheint am unteren Rand des Briefgestalter-Dialogs die Schaltfläche “Erweiterte Bearbeitung”: Damit öffnen Sie eine vielseitige Design-Funktion, in der Sie(fast) alle gestalterischen Freiheiten haben:
Mit deren Hilfe nehmen Sie zum Beispiel auf die Größe und Lage der einzelnen Elemente millimetergenau Einfluss. Zwei Lineale und die standardmäßig eingeblendeten Rasterpunkte erleichtern die Ausrichtung. Dem Raster können Sie über “Ansicht” – “Rastereigenschaften” – “Am Raster ausrichten” sogar magnetische Kräfte verleihen. So sorgen Sie dafür, dass verschiedene Elemente automatisch gleich ausgerichtet sind.
Zum Einfügen neuer Elemente klicken Sie in der Symbolleiste auf den gewünschten Typ (z. B. Text, Grafik oder Linien) und fügen das gewünschte Element mit einem Doppelklick an der passenden Stelle ein. Anschließend bestimmen Sie dessen Inhalt, Lage und das genaue Erscheinungsbild (wie Zeichensatz, Farbe oder Ausrichtung). Sie können sogar fertig formatierte Rich-Text-Dokumente in Ihr Layout einbinden.
Jedes einzelne Element lässt sich nachträglich in Größe und Lage verändern, indem Sie es per Mausklick markieren und dann per “Ziehen & Ablegen” an der gewünschten Stelle platzieren oder seine Abmessungen über die “Anfass”-Punkte an der Umrandung beeinflussen. Auch den Transparenz-Modus passen Sie bei Bedarf an Ihre Vorstellungen an. Unterschiedliche Elemente können Sie “zusammenhalten” und gemeinsam ausrichten. Die meisten Design-Funktionen erreichen Sie über das umfangreiche Kontextmenü.
Make or buy?
Die äußere Form von Geschäftsbriefen ist zweifellos eine der wichtigsten Visitenkarten jedes Unternehmens. Wenn Sie Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild legen, sich aber mit den bewährten Standard-Vorlagen aus MeinBüro nicht anfreunden können, sollten Sie nicht allzu viel Zeit auf eine “Heimwerker”-Lösung verwenden: Lassen Sie sich lieber von einem Profi unterstützen. Fachmännisch gestaltete und gedruckte Briefbögen kosten längst nicht mehr die Welt!
Wenn Sie bei Ihren Vordrucken auf nachträglich leicht ergänzbare Seitenelemente verzichten (wie etwa die Absenderzeile im Adressfenster), können Sie mit einem fertigen “Kopfbogen” auch andere Einsatzbereiche abdecken als nur den einseitigen Standard-Geschäftsbrief.
Fertige Online-Vorlagen
Auf Wunsch vieler Anwender stehen in unserem Onlineshop zusätzliche Vorlagen-Sets bestehend aus Angebot, Auftrag und Rechnung zum Download bereit. Auf diese Weise sparen Sie sich das manuelle Bearbeiten der mitgelieferten Standard-Vorlagen. Die alternativen “Online-Vorlagen” enthalten oft nachgefragte Gestaltungs-Elemente und sind kostenlos. Einzelheiten des komfortablen Zusatzangebots entnehmen Sie dem Abschnitt “MeinBüro von A bis Z” unter dem Stichwort “Online-Vorlagen”.
Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, indem Sie lernen, wie Sie Ihr Briefpapier gestalten.
