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Spesenabrechnung: Spesen und Auslagen mit Kunden abrechnen

Spesenabrechnung: So rechnen Sie Spesen und Auslagen mit Ihren Kunden ab

Zugegeben: Spesenabrechnungen machen Arbeit. Sie können sich aber auch lohnen. Vor allem aber schärfen sie die Sinne für die vielen projektbezogenen Ausgaben im Freelancer- und Unternehmeralltag. Schließlich stellen freiberufliche und gewerbliche Dienstleister ihren Kunden nicht nur ihre Arbeitskraft oder ihre Arbeitsergebnisse zur Verfügung.

Mit ihren unternehmerischen Tätigkeiten sind oft eine Menge Nebenleistungen und Auslagen verbunden. Denken Sie nur an …

  • Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungs- und andere Reisekosten,
  • Ausgaben für Informationsbeschaffung, Materialen, Dienstleistungen Dritter oder auch
  • Gebühren und Beiträge aller Art.

Werden solche Ausgaben nicht an den Kunden weitergereicht, schmälern sie zwangsläufig das Honorar des Dienstleisters. Grund genug, den Zusatzaufwand von vornherein bei Vertragsverhandlungen mit zu berücksichtigen.

Was sind überhaupt Spesen?

Spesen sind weit mehr als bloß die Ausgaben für Reisen & Speisen: Wie viele andere Buchhaltungs-Begriffe stammt die Bezeichnung Spesen aus dem italienischen: Spesa sind (Betriebs-)Ausgaben im weitesten Sinne. Der lateinische Ursprung des Wortes (expensum) findet sich im Englischen expenses (= Kosten) wieder.

Die gute Nachricht: An die pingeligen Reisekostenvorschriften, die Sie aus Ihrer Zeit als Angestellter kennen, brauchen Sie sich als Freelancer nicht (unbedingt) zu halten. Denn hierzulande herrscht Vertragsfreiheit. Das bedeutet, bei Ihren Spesenvereinbarungen mit Auftraggebern müssen Sie sich also nicht an den kleinlichen und komplizierten steuerlichen Reisekostenvorschriften orientieren!

Freie Spesenvereinbarungen

So ist zum Beispiel die Erstattung des „Verpflegungsmehraufwands“ nicht auf die knausrigen steuerlichen Verpflegungspauschalen beschränkt. Wenn Sie etwa im Zuge einer Projektpräsentation in einer Nobelherberge absteigen und dort opulent speisen, darf der Auftraggeber Ihnen die Ausgaben in voller Höhe erstatten. Vorausgesetzt natürlich, Sie sind Ihrem Kunden diese Zusatzausgabe wert. 😊

Mit anderen Worten: Die Frage ist nicht, ob und in welcher Höhe Ausgaben für Nebenleistungen erstattet werden dürfen, sondern wie sie abgerechnet werden. Hier kommt das Steuerrecht allerdings doch wieder ins Spiel: Denn je nachdem, wie Sie Ihre Spesenabrechnung vornehmen, sind Ihre Nebenleistungen umsatzsteuerfrei oder umsatzsteuerpflichtig.

Der Spesen-Dreikampf

Im Prinzip gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Sie kalkulieren Nebenleistungen aller Art von vornherein komplett in Ihr Honorar mit ein.
  2. Sie stellen dem Kunden Ihre Spesen und sonstigen Nebenleistungen separat in Rechnung.
  3. Sie lassen sich den Aufwand 1:1 erstatten und reichen die Zahlungsnachweise an Ihren Auftraggeber weiter.

Welche dieser Varianten zu bevorzugen ist, hängt von Anzahl und Umfang der Nebenleistungen im Verhältnis zum Auftragswert ab. Festgelegt auf eine bestimmte Abrechnungsart sind Sie nicht: Sie können die Art der Spesenabrechnung von Fall zu Fall mit Ihren Auftraggebern frei vereinbaren.

1. Honorar inklusive Spesen

Die unbürokratische Variante 1 ist bei den meisten Auftraggebern besonders beliebt. Für beide Vertragspartner bedeutet die Lösung die wenigste Arbeit:

Honorar inklusive Spesen

Der Auftragnehmer verzichtet auf die separate Berechnung von Reisekosten und anderen Nebenleistungen. In den Stunden- oder Tagessätzen sind sämtliche Auslagen und Nebenleistungen bereits enthalten. Diskussionen um Spesenbudgets, Abrechnungsverfahren und Nachweise können sich die Beteiligten sparen.

Ihren projektbezogenen Aufwand dürfen Sie selbstverständlich trotzdem als Betriebsausgabe in Ihrem eigenen Unternehmen geltend machen. Dabei müssen Sie allerdings die gesetzlichen Reisekostenvorschriften berücksichtigen.

Rund-um-sorglos-Honorarpakete sind aber nur praktikabel, wenn Sie Ihren Aufwand …

  • aufgrund von Erfahrungswerten gut kalkulieren können und
  • selbst Einfluss darauf haben, welche Nebenleistungen bei der Erledigung eines Auftrags zu erbringen sind.

Gelegentliche Ausreißer lassen sich dabei durch geringere Aufwendungen bei anderen Aufträgen ausgleichen. Falls Sie jedoch keinen oder nur wenig Einfluss darauf haben, welche Nebenleistungen erforderlich sind, kommen Inklusiv-Honorare nicht infrage. Wenn zum Beispiel der Kunde entscheidet, wie oft und wie lange Sie vor Ort anwesend sein müssen, führt an differenzierten Spesenabrechnungen kein Weg vorbei.

2. Umsatzsteuerpflichtige Spesenabrechnungen

Sie dürfen Ihre Reisekosten und sonstige Spesen Ihren Kunden, wie eigene Leistungen, in Rechnung stellen. In welcher Form Sie Ihre Auslagen abrechnen und ob Sie Nachweise erbringen, kümmert den Gesetzgeber nicht: Das können Sie frei mit Ihrem Kunden aushandeln.

Umsatzsteuerpflichtige Spesenabrechnungen

Bitte beachten Sie: Falls Ihr Auftraggeber auf Spesennachweisen besteht, legen Sie Ihren Rechnungen Kopien bei. Die Originalbelege dürfen Sie bei dieser Abrechnungsvariante nicht aus der Hand geben: Die brauchen Sie für Ihre eigene Gewinnermittlung und Steuererklärung als Nachweise Ihrer Betriebsausgaben.

Praxistipp: Um eine Doppelbesteuerung mit Umsatzsteuer zu vermeiden, dürfen Sie die Nettobeträge Ihrer Fahrt-, Übernachtungs- und sonstigen Kosten an Ihren Auftraggeber weiterreichen. Dadurch fällt die finanzielle Belastung Ihres Kunden etwas geringer aus als beim Weiterreichen des Bruttobetrages. Für welche Variante der Weiterbelastung Sie sich entscheiden, bleibt rein rechtlich Ihnen überlassen.

Nicht frei sind Sie dagegen bei der Wahl des Umsatzsteuersatzes. Auf die Höhe der selbst bezahlten Vorsteuer kommt es dabei nicht an. Entscheidend ist vielmehr der Steuersatz der abgerechneten Hauptleistung:

  • Ein Coach oder Unternehmensberater, dessen Leistungen dem Regelsteuersatz unterliegen, muss auch seinen Spesenanteil mit 19% Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
  • Ein Fotograf oder Texter, für dessen Hauptleistungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt, darf auch seine Spesen mit 7% Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Erbringt ein Selbstständiger in ein und derselben Rechnung Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätze, sind die Spesen entsprechend aufzuteilen.

3. Auslagenersatz: Spesen als durchlaufende Posten

Bei Variante 3 erfolgt die Spesenabrechnung in Form des Auslagenersatzes: Hier reichen Sie die Belege Ihrer Spesenausgaben im Original an Ihren Auftraggeber weiter. Im Gegenzug bekommen Sie Ihre Auslagen erstattet.

Das Prinzip kennen Sie vermutlich von den Reisekostenabrechnungen aus Ihrer Angestelltenzeit: Sie bezahlen die anfallenden Reise- und sonstigen Kosten zunächst aus der eigenen Tasche. Anschließend lassen Sie sich Ihren Aufwand in nachgewiesener Höhe von Ihrem Auftraggeber ersetzen. Umsatzsteuer müssen Sie in diesem Fall auf Ihre Nebenleistungen nicht aufschlagen. Die ist in Ihren Spesenquittungen ja bereits enthalten.

Auslagenersatz: Spesen als durchlaufende Posten

Damit die Ausgaben beim Auslagenersatz als Vorsteuer und Betriebsausgaben steuerlich anerkannt werden, machen Auftraggeber oft genaue inhaltliche und formale Vorgaben. Insbesondere müssen die Belege auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt sein und im Original an den Kunden ausgehändigt werden.

Bitte beachten Sie: Welche Abrechnungsvariante für Sie in welcher Situation einfacher oder vorteilhafter ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Der kann Ihnen auch sagen, ob es in Ihrer Branche besondere Spesen-Gepflogenheiten gibt. So enthalten zum Beispiel die Gebührenordnungen mancher freien Berufe genaue Vorschriften über die Art und Höhe erstattungsfähiger Auslagen.

Noch Fragen?

Im MeinBüro-Blog finden Sie viele weitere Informationen rund um die Themen Rechnung und Betriebsausgaben:

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