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Unter der MeinBüro-Haube: Mächtige Tabellenauswertungen

© Adrew Krasovitckii -Shutterstock

Unter der MeinBüro-Haube: Mächtige Tabellenauswertungen

WISO MeinBüro stellt Ihnen im Arbeitsbereich „Auswertungen“ eine Menge fertiger Listen und Statistiken zur Verfügung:

  • Angefangen bei den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu Aufträgen, Umsätzen und zur „Allgemeinen Geschäftsentwicklung“,
  • über aussagekräftige Analysen und Vergleiche von Rohgewinnen, Ausgaben, Kosten und Verwendungen bis hin zu
  • Produktions- und Akquisitionsstatistiken.

Durch Änderung der zeitlichen und sachlichen Parameter lassen sich die MeinBüro-Auswertungen gezielt an den aktuellen Informationsbedarf anpassen. Soweit, so bekannt. Sie wollen es noch genauer wissen? Dann sollten Sie einmal einen Blick auf die mächtigen Tabellenauswertungen werfen.

Turbo-Analysen per Mausklick

Während die Abfragekriterien und Aussagekraft der Standardauswertungen vorgegeben sind, lässt Ihnen MeinBüro bei den Tabellenauswertungen weitgehend freie Hand.

Wenn Sie unter „Auswertungen“ – „Tabellenauswertungen“ auf den Button „Neu F10“ klicken, öffnet sich zunächst ein Auswahldialog.

Turbo-Analysen per Mausklick

Dort haben Sie im Abschnitt „Datenquelle“ Zugriff auf alle wichtigen Datenteilmengen Ihrer MeinBüro-Datenbank – darunter …

  • sämtliche Kunden-, Lieferanten-, Interessenten, Artikel- und Anlagen-Stammdaten,
  • alle Vorgangsdaten zu Bestellungen, Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Geschäftsbriefen, aber auch
  • Preislisten, Artikelverwendungen und vor allem Buchungssätze und Zahlungszuordnungen!

Sogar den Inhalt Ihrer „individuellen Felder“ können Sie in Ihre Auswertungen einbeziehen. Es gibt also praktisch keinen betrieblichen Bereich, den Sie nicht genau unter die Lupe nehmen können!

Hinzu kommt: Anders als die punktuellen Such-, Filter- und Gliederungsergebnisse lassen sich fertige Tabellenauswertungen dauerhaft abspeichern. Auf diese Weise starten Sie Ihre Datenabfragen bei Bedarf jederzeit neu – ein Mausklick genügt!

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Beispiel: Turbo-Analyse per Mausklick

Angenommen, Sie möchten Ihre betrieblichen Online-Beschaffungen optimieren. In diesem Zusammenhang brauchen Sie unter anderem eine Übersicht über sämtliche Amazon-Bestellungen der letzten zehn Jahre. Mit MeinBüro ist das zum Glück schnell erledigt:

  • Sie wechseln in den Arbeitsbereich „Auswertungen“ – „Tabellenauswertungen“,
  • klicken auf „Neu F10“,
  • geben Ihrer neuen Auswertung eine aussagekräftige „Bezeichnung“ und
  • wählen die passende Datenquelle – in diesem Fall die „Zahlungszuordnungen“.

Tabellen-Auswertung 1

Mit „OK F11“ legen Sie die neue Auswertung an. Daraufhin öffnet sich ein flexibler Einstellungsdialog, in dem zunächst sämtliche Datensätze der zuvor gewählten Datenquelle angezeigt werden. Um die „Amazon“-Einkäufe der letzten zehn Jahre herauszufiltern …

  • klicken Sie auf den Abwärtspfeil der Spaltenüberschrift „Buchungsdatum“ und dann auf „(Benutzerdefiniert)“,
  • legen das Buchungsdatum fest („Buchungsdatum ist größer oder gleich“ … „01.01.2010“) und
  • wählen aus der Empfängerliste alle „Amazon“-Einträge.

Tabellen-Auswertung 2

Falls Sie die Auswertung weiter verfeinern wollen, können Sie zum Beispiel die „Kategorien“-Auswahl einschränken (z. B. nur „Bürobedarf“) oder ein bestimmtes Wert-Limit vorgeben (z.B. „Betrag größer oder gleich 1.000 Euro“).

Tabellen-Auswertung 3

Nachdem Sie alle Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf den Button „Seitenvorschau F2“ und lassen sich eine Vorschau Ihrer Auswertung anzeigen.

Tabellenauswertung gestalten, drucken und exportieren

Die standardmäßige „Report“-Darstellung lässt sich an die eigenen Vorstellungen anpassen. Dafür stehen Ihnen in der Menüleiste der „Druck Vorschau“ zahlreiche Funktionen zur Verfügung.

Tabellen-Auswertung 4

Sie können unter anderem …

  • das Report-„Design“ festlegen,
  • die „Seite einrichten“ und
  • das „Format“ des Listen-Titels, der Seitennummerierung und Datumsangaben anpassen.

Ob Sie Ihre Tabellenauswertung anschließend zu Papier bringen oder als PDF-Dokument speichern, bleibt Ihnen überlassen. Per Mausklick auf den Button „Druckvorschau beenden“ schließen Sie den Ausgabe-Dialog.

Tabellenauswertung weiterverarbeiten

Daraufhin landen Sie wieder in den Einstellungen Ihrer Tabellenauswertung. Wenn Sie die ermittelten Daten genauer analysieren möchten, klicken Sie auf den Button „in MS Excel bearbeiten F3“.

Tabellen-Auswertung 5

Daraufhin startet MS Excel und legt automatisch ein neues Arbeitsblatt mit den aktuellen Daten Ihrer Auswertung an.

Praxistipp: Falls Sie mit einer anderen Kalkulations-Software arbeiten, klicken Sie auf „Tabelle exportieren“ und speichern den Inhalt Ihrer Auswertung als XLS-, TXT- oder XML-Datei. Anschließend öffnen Sie die Datei mit Ihrer Tabellenkalkulation.

Und wie gesagt: Sämtliche Abfragekriterien, Filtervorgaben und sonstige Einstellungen Ihrer Tabellenauswertungen speichert WISO MeinBüro automatisch, wenn Sie das Dialogfenster mit „OK F11“ schließen. So können Sie die Datenbankabfragen jederzeit neu starten und bei Bedarf verfeinern.

Zusatztipp: Falls Sie trotz Feintuning die ursprüngliche Tabellenauswertung behalten wollen, legen Sie per Mausklick auf „Speichern unter – F10“ ganz einfach einen oder mehrere „Klons“ der Ursprungsauswertung an. Auf diese Weise gehen Ihnen keine Filter-, Sortierungs- und Gruppierungseistellungen verloren.

 

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