Vorsicht Falle

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Vorsicht, Falle: Das kaufmännische Bestätigungsschreiben

Um regelmäßig wiederkehrende Geschäftsabschlüsse zu vereinfachen und beschleunigen, müssen Kaufleute untereinander Handelsbräuche beachten. Viele davon haben im Elektronikzeitalter an Bedeutung verloren. Denken Sie nur an den Handschlag unter Viehhändlern und das Handheben oder Kopfnicken von Saalbietern bei Präsenzauktionen.

Nach wie vor als Handelsbrauch bedeutsam ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben.

Hintergrund: Damit ein Vertrag zustande kommt, müssen zwei übereinstimmende Willenserklärungen vorliegen. Schweigen gilt dabei normalerweise nicht als Willenserklärung. Zwischen Kaufleuten ist das unter bestimmten Voraussetzungen anders:

  • Ein Kaufmann schickt seinem Vertragspartner ein Bestätigungsschreiben.
  • Darin fasst er die Details eines zuvor mündlich geschlossenen Vertrags zusammen.
  • Reagiert die andere Seite nicht auf die einseitige Willenserklärung, gilt der Vertrag als geschlossen. Es greift dann ausnahmsweise die im Geschäftsleben brandgefährliche Zustimmungsfiktion: „Wer schweigt, scheint zuzustimmen!“

Bitte beachten Sie: Ohne Eintrag im Handelsregister müssen spezielle Handelsbräuche nur in Ausnahmefällen beachtet werden. Denn die Pflicht zur Rücksichtnahme „auf die im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche“ ist in § 346 HGB geregelt. Selbstständige und Kleingewerbetreibende sind davon grundsätzlich also nicht betroffen.

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Voraussetzungen der Zustimmungsfiktion

Eine eindeutige rechtliche Definition des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gibt es nicht. Gewohnheitsrechtlich gilt die Zustimmungsfiktion unter folgenden Voraussetzungen:

  • Die Nachricht trifft in schriftlicher Form ein, also zum Beispiel auf dem Postweg, per Fax oder E-Mail.
  • Absender und Empfänger sind ins Handelsregister eingetragen – oder nehmen zumindest wie Kaufleute am Geschäftsleben teil.
  • Es muss sich um ein Bestätigungsschreiben handeln! Das heißt: Dem Schreiben sind tatsächlich Vertragsverhandlungen vorausgegangen!
  • Der Absender hat die Vereinbarungen redlich, d.h. fair zusammengefasst: Mit überraschenden oder gar hinterlistigen Klauseln braucht der Empfänger nicht rechnen!
  • Das Schreiben trifft in engem zeitlichem Zusammenhang mit den Verhandlungen ein: Der Empfänger muss (noch) mit dem Eingang der Nachricht rechnen.

Wenn Post von einem Verhandlungspartner eintrifft, kontrollieren Sie den Inhalt sofort. Im Zweifel widersprechen Sie dem Schreiben ausdrücklich – und zwar unverzüglich: Nach ein paar Tagen gilt die Anfechtungsfrist gemäß §121 BGB als abgelaufen. Spätestens nach einer Woche ist der Vertrag in Kraft getreten.

Bitte beachten Sie: Verschwenden Sie nicht zu viel Energie auf die Feinheiten. Eine Begründung ist rechtlich nicht erforderlich. Ein Dreizeiler per E-Mail mit Hinweis auf noch bestehenden Klärungsbedarf reicht völlig.

Alternativ können Sie Ihre eigene Zusammenfassung der mündlichen Verhandlung zurückschicken: Soweit sich die Inhalte der beiden Schreiben unterscheiden, ist der Vertrag nicht geschlossen. Das gilt auch dann, wenn sich zwei widersprüchliche Bestätigungsschreiben kreuzen. Deren Inhalte können dann aber wieder Grundlage für abschließende (Nach)Verhandlungen werden.

 

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