Was gibt es bei der E-Mail-Archivierung zu beachten?

Was gibt es bei der E-Mail-Archivierung zu beachten?

E-Mail-Archivierung: Muss das wirklich sein? Ja, leider. Zwar nicht alle E-Mails – aber immerhin alle geschäftlich und steuerlich bedeutsamen. Genauer gesagt: Aufbewahrungspflichtig sind grundsätzlich alle E-Mails, die die Funktion …

  • eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder
  • sonstigen elektronischen Belegs erfüllen.

Das geht aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hervor. Eine überarbeitete GoBD-Version wurde Ende November 2019 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Darüber hinaus können sich weitere Archivierungspflichten ergeben – insbesondere aus der Abgabenordnung (AO), dem Umsatzsteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem GmbH-Gesetz und vielen weiteren Vorschriften.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Bei ein- und ausgehenden elektronischen Geschäftsbriefen beträgt die Aufbewahrungsdauer in der Regel sechs Jahre. Handelt es sich bei einer E-Mail um einen Beleg über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (z. B. Vertrag, Abrechnung, Gutschrift, Quittung etc.) muss sie sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Immerhin: Nicht aufbewahrungspflichtig sind alle geschäftlichen E-Mails, die nur als Transportmittel dienen (zum Beispiel für eine PDF-Rechnung im Anhang). Sofern der E-Mailtext darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, gilt eine solche E-Mail als eine Art elektronisches Gegenstück zum Papierbrief. Eine Archivierungspflicht besteht in dem Fall nicht.

E-Mails zwecks Archivierung ausdrucken oder konvertieren?

Mit dem Ausdrucken einer E-Mail und der Ablage im Papierarchiv ist es nicht getan. Denn elektronische Dokumente sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie erzeugt und verschickt oder empfangen wurden.

Die Umwandlung einer E-Mail-Nachricht in ein anderes elektronisches Format ist ebenfalls nur bedingt zulässig. Und zwar nur dann, wenn …

  • keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden,
  • keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,
  • die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und
  • die verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird.

Die Konvertierung einer E-Mail in eine schreibgeschützte PDF-Datei erfüllt die GoBD-Vorschriften daher in der Regel nicht. Und zwar selbst dann nicht, wenn das erzeugte PDF-Dokument anschließend seinerseits GoBD-konform archiviert wird. Denn bei der Konvertierung gehen Meta-Informationen verloren: So fehlen bei einer standardmäßigen Umwandlung in der PDF-Datei zum Beispiel Angaben zum Absender oder dem Versandweg, die im E-Mail-Header enthalten sind.

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Alle E-Mails archivieren?

Der Einfachheit halber ausnahmslos alle E-Mails zu archivieren, ist auch keine gute Idee. Denn die Datenschutzgesetze verbieten es unter anderem, ohne ausdrückliche Zustimmung private E-Mails von Mitarbeitern dauerhaft zu speichern. Für Abhilfe sorgen kann hier das Verbot der privaten Nutzung des betrieblichen E-Mailkontos. Diese Regelung kann …

  • entweder mit jedem Mitarbeiter einzeln im Arbeitsvertrag
  • oder zum Beispiel per Betriebsvereinbarung getroffen werden.

Vorsicht ist auch bei der Archivierung von Bewerber-E-Mails geboten. Ohne Zustimmung der Betroffenen ist die dauerhafte Aufbewahrung nicht zulässig. Das gilt sogar für unverlangt zugesandte elektronische Bewerbungsunterlagen. Solche E-Mails müssen spätestens sechs Monate nach Eintreffen gelöscht werden. Das verlangt die Datenschutzgrundverordnung.

Praxistipp: Um den Spagat zwischen steuerlichen Aufbewahrungspflichten und Datenschutz-Löschpflichten zu schaffen, empfehlen Fachleute die Einrichtung spezieller Bewerbungs-Accounts (z. B. Bitte schicken Sie Ihre Bewerbungen an bewerbung@meinefirma.de). So lassen sich Bewerber-Mails später leichter herausfiltern und löschen.

Archivierungszeitpunkt

Aufbewahrungspflichtige E-Mail müssen nach Möglichkeit unmittelbar nach Eingang oder Entstehung revisionssicher archiviert werden. Die Sammelspeicherung aller E-Mails eines Jahres genügt den Anforderungen der Finanzamtsprüfer daher nicht mehr. Und zwar auch dann nicht, wenn z. B. die PST- oder OST-Datei von MS Outlook wochen-, monats- oder jahresweise auf einem schreibgeschützten optischen Datenträger (z. B. CD-ROM oder DVD-ROM) abgelegt wird.

Mehr noch: Selbst ein tägliches revisionssicheres Backup sämtlicher E-Mail-Daten genügt den Anforderungen der Finanzbehörden genau genommen nicht. Denn zwischen dem Eintreffen einer steuerlich wichtigen E-Mail am Vormittag und dem Abschluss der Datensicherung nach Feierabend vergehen Stunden.

Währenddessen sind sowohl der Inhalt der eigentlichen Nachricht als auch des E-Mailanhangs nicht vor undokumentierten Änderungen geschützt. Das widerspricht der Pflicht zur Belegsicherung: Laut GoBD sind auch elektronische Belege „zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“.

Automatische Archivierungslösungen

Um bei der E-Mail-Aufbewahrung auf Nummer Sicher zu gehen, bietet sich die sogenannte serverseitige Archivierung an. Dabei sorgt ein externer Onlinedienst oder eine lokale Software dafür, dass alle eintreffende E-Mail automatisch in einem Archivsystem abgelegt werden.

Konfigurierbare Filterregeln ermöglichen bei Bedarf von vornherein die Berücksichtigung von Datenschutzvorschriften und anderen gesetzlichen Aufbewahrungsverboten. Nachträgliche Änderungen, Löschungen und Ergänzungen sind möglich und werden vom Archivsystem GoBD-konform protokolliert.

Bitte beachten Sie: Professionelle Dokumente- und E-Mail-Archivsysteme sind nicht ganz billig und nicht immer leicht zu administrieren. Serverbasierte Lösungen wie der Mailstore-Server oder ecoMAILZ machen E-Mail-Archivierungen aber auch für Freelancer und kleinere Unternehmen handhabbar und halbwegs erschwinglich.

Manuelle Archivierungslösungen

Eine ebenfalls mögliche, aber aufwendigere Variante ist die flexiblere clientseitige Archivierung: Hier verschiebt der Anwender archivierungspflichtige E-Mails eigenhändig in den passenden Archivordner. Oder er definiert lokale Aufbewahrungsregeln, die den E-Mailverkehr analysieren und archivierungspflichtige Nachrichten ins Archiv übernehmen.

Praxistipp: Falls Sie mit dem Modul Dokumente+ arbeiten, können Sie auch die MeinBüro-Dokumentenablage nutzen, um E-Mails GoBD-konform zu archivieren. Das gilt zumindest dann, wenn sich die Zahl aufbewahrungspflichtiger Nachrichten in überschaubarem Rahmen hält. Und Sie bereit und in der Lage sind, die betreffenden Nachrichten zu erkennen und zeitnah in die revisionssichere Dokumentenablage zu befördern.

Dazu …

  • wechseln Sie in den MeinBüro-Arbeitsbereich „Office > Dokumente“,
  • öffnen Ihr E-Mail-Programm,
  • ziehen die zu archivierende(n) E-Mail(s) in die Dokumenten-Liste und
  • lassen sie dort fallen:

MeinBüro-Arbeitsbereich „Office > Dokumente“

Daraufhin öffnet sich ein Zuordnungsdialog, in dem Sie einen „Hauptverweis“ (z. B. den Kunden oder Lieferanten) auswählen und bei Bedarf weitere Angaben machen.

„Hauptverweis“ auswählen

Mit „OK F11“ übernehmen Sie die ausgewählte(n) E-Mail(s) in die Dokumentenablage.

Dokumentenablage

Von dort aus haben Sie jederzeit Zugriff auf die E-Mail und deren Anhang. Falls Sie nachträglich Änderungen vornehmen, werden die GoBD-konform protokolliert. Auf diese Weise können Sie bei einer eventuellen Steuerprüfung alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails in nachweislich unveränderter Form präsentieren.

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