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Welche Dokumente dürfen Sie 2017 schreddern?

Von wegen „papierloses Büro“: Die Papierstapel in Büros, Werkstätten und Ladenlokalen sind im Laufe der Jahre kaum kleiner geworden – im Gegenteil. Grund genug, beim nächsten Frühjahrsputz einmal gründlich auszumisten. Um beim Papierkrieg nicht übers Ziel hinauszuschießen, empfiehlt sich ein Blick auf die wichtigsten Aufbewahrungsfristen des Steuer- und Handelsrechts:
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  • 10 Jahre: Gilt für Jahresabschlüsse (z. B. die Einnahmenüberschussrechnungen und Anlagenverzeichnisse) sowie alle Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Gehaltsabrechnungen) sowie die dazugehörigen Verträge, Arbeitsanweisungen etc. Auch Steuererklärungen und -bescheide sollten Sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahren
  • 6 Jahre: Eingehende Geschäftsbriefe sowie Kopien der Ausgangspost müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt auch für alle anderen steuerlich relevanten Unterlagen, die erforderlich sind, um Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Aufträgen nachvollziehen zu können.

Die Details sind in § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz geregelt. Ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und andere buchführungspflichtige Unternehmen müssen darüber hinaus die handelsrechtlichen Bestimmungen des § 257 HGB beachten.

Elektronisch oder auf Papier?

Wichtig: Auf die Form der Unterlagen kommt es nicht an. Die Aufbewahrungspflichten gelten für konventionell gedruckte oder geschriebene Geschäftsbriefe, elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) oder auch E-Mails oder Fax-Sendungen. Originär elektronische Dokumente müssen Sie nicht ausdrucken. Es genügt, wenn Sie sie in elektronischer Form archivieren und sie bei Bedarf (z. B. anlässlich einer Steuerprüfung) auf dem Bildschirm lesbar machen können.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Dauer der Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiele:

  • Ausgangsrechnungen, die Sie im Jahr 2006 verschickt haben, dürfen Anfang 2017 geschreddert werden (10-jährige Aufbewahrungsfrist 2007-2016).
  • Die Einnahmenüberschussrechnung des Jahres 2006 hingegen wurde frühestens im Jahr 2007 erstellt: Sie darf daher erst Anfang 2018 in den Reißwolf (10-jährige Aufbewahrungsfrist 2008-2017).

Bitte beachten Sie: Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, gelten für Sie unter Umständen weitergehende Aufbewahrungspflichten. Die Details besprechen Sie im Zweifel am besten mit Ihrem Steuerberater.

Softwaretipp: Eine spürbare Entlastung im Papierwust bietet die praktische elektronische MeinBüro-Dokumentenablage. Im „Details“-Bereich der Stammdatenverwaltung (z. B. bei Kunden, Artikeln und Lieferanten) sowie in vielen Vorgangsarten (z. B. bei Rechnungen, Projekten, Kontoauszügen) finden Sie das Register „Dokumente“:

Dokumente schreddern WISO Mein Büro

Dort können Sie …

  • elektronische Unterlagen aller Art ablegen,
  • Verknüpfungen zu Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle des Dateisystems gespeichert sind,
  • Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen und sogar
  • Papierbelege einscannen!

Probieren Sie’s einfach aus: Die praktische Dokumentenablage erspart Ihnen das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte! Endlich finden sich alle Artikel-, Kunden-, Auftrags- und Zahlungsdaten an einer zentralen Stelle!

Besonders praktisch: Mithilfe der Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie Ihre Dokumentenablage direkt aus den Stammdaten- und Vorgangstabellen auf. Das erspart Ihnen den Umweg über das Öffnen der Registerkarte „Dokumente“ oder die „Details“-Ansicht. Weitere Informationen finden Sie im MeinBüro-Handbuch ab Seite 289 unter der Überschrift „Dokumentenmappen anlegen“.

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