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Wie geht vorbereitende Buchhaltung?

Wie geht vorbereitende Buchhaltung, fragen Sie sich? Eigentlich ganz einfach. Die vorbereitende Buchhaltung fängt nämlich schon beim Vorsortieren von Belegen an. Denn auch diese Aufgabe gehört im weitesten Sinne zur Buchhaltung.

Fakt ist: Alles, was ich selber mache, muss der Steuerberater nicht mehr machen und ich ihm natürlich auch nicht bezahlen – klingt logisch, oder?

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Wie schon gesagt, gehört alles zur vorbereitenden Buchhaltung, was dem Steuerberater oder Buchhalter in irgendeiner Weise Arbeit abnimmt. Dazu gehört unter anderem:

  • Vorsortierung der eigenen Belege:
    • Ausgangsrechnungen,
    • Eingangsrechnungen von Lieferanten,
    • Lohnabrechnungen
    • Kontoauszüge.

Folgende Dinge gehören nicht mehr zur vorbereitenden Buchhaltung:

Beiträge einfach selbst erfassen

Der Schritt zum „Selberbuchen“ ist viel kleiner, als Sie denken. Steuerberater erfassen alle Rechnungsbeträge und Kostenarten in einer Software. Bei richtiger Zuordnung des Betrags zur vorgesehenen Nummer des Buchungskontos berechnet die Software automatisch den korrekten Steuersatz für Umsatzsteuer und Vorsteuer aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Daraus entsteht dann automatisch die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung.

Jetzt denken Sie vielleicht: „Woher soll ich wissen, welcher Betrag zu welchem Buchungskonto gehört?“

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Eingangsrechnungen

Die meisten Ihrer Buchungen werden sich Monat für Monat wiederholen (Telefongebühren, Lohnkosten, Miete etc.). Die angesprochenen Konten bleiben dabei logischerweise immer die gleichen. Zu diesen regelmäßigen Buchungen gibt es in den meisten Softwarelösungen sogar schon Vorlagen, die immer wieder verwendet werden können. So ist die Zuordnung der Konten mit ein bisschen Logik und wenigen Klicks erledigt.

Ausgangsrechnungen

Bei Ausgangsrechnungen verhält es sich ähnlich. Nur werden hier beim Rechnungsversand beziehungsweise -druck schon automatisch offene Posten in der Buchhaltung erzeugt. Diese Konten müssen also beim Zahlungseingang einfach wieder ausgeglichen werden. Auch hier gilt: Wer ein bisschen Konzentration und wenige Klicks investiert, kann dies selber erledigen.

Und mein Steuerberater?

Glauben Sie uns, Ihr Steuerberater wird Ihnen nicht böse sein, wenn Sie ihm ein wenig seiner Arbeit abnehmen. Seine Berufsbezeichnung lautet schließlich nicht „Kostenzuordner“, „Belegesortierer“ oder „Eingangszahlungverbucher“! Nein, er ist Steuerberater. Und genau diese Funktion und Kernkompetenz behält er auch nach wie vor. Er wird sich also wahrscheinlich eher freuen, als sich zu ärgern. Und Sie sparen Geld! Gibt es ein besseres Beispiel für eine Win-win-Situation?

Am einfachsten ist es, wenn Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen. Klären Sie ab, inwieweit Sie durch vorbereiten Buchhaltung unterstützen können.

Kosten sparen durch vorbereitende Buchhaltung

Logisch: Muss Ihr Steuerberater weniger Zeit in Ihre Steuererklärung investieren, fallen für Sie weniger Kosten an. Auf der anderen Seite müssen Sie selbstverständliche eine Software haben, mit der Sie diese vorbereitende Buchhaltung optimal und vor allem einfach erledigen können – auch ohne ein Buchhaltergenie zu sein.

WISO Mein Büro

WISO Mein Büro ist eine flexible Software-Lösung für die Abwicklung Ihres Geschäftsalltags und in zwei Ausbaustufen erhältlich. Standard und Plus. Sie lässt sich jederzeit durch Funktionen, sogenannte Module, erweitern. Sie zahlen dabei natürlich nur das, was Sie auch wirklich nutzen.

Jetzt sparen Sie – versprochen

Lassen Sie uns kurz rechnen: Der Stundensatz eines Steuerberaters liegt im Schnitt bei ca. EUR 100,00 netto. Wenn Sie die vorbereitende Buchhaltung machen möchten und dem Steuerberater alles überlassen was zum Finanzamt muss (also die Umsatzsteuervoranmeldung, Abschlüsse etc.), benötigen Sie nur WISO Mein Büro Standard und die Funktion DATEV. Kostenpunkt dafür: EUR 101,39 netto. Aber nicht pro Stunde, sondern für 365 Tage! Stellen wir das einmal gegenüber:

Stundensatz für Steuerberater:                              ca. EUR 100,00 (pro Stunde!)

Software mit vorbereitender Buchhaltung:         EUR 100,80 (pro 365 Tage!)

Heißt, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbstständig vorbereiten und dem Steuerberater auf diesem Wege nur eine Stunde und eine Minute Zeit im Jahr einsparen würden, hätte sich die Investition in die Software schon gelohnt!

Sie können sogar noch einen Schritt weitergehen. Mit WISO Mein Büro Plus und dem Modul DATEV sind Sie sogar in der Lage, Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit nur wenigen Klicks selber zu machen. Kostenpunkt: EUR 130,80 netto pro Jahr! So müssen Sie nur noch Ihren Jahresabschluss dem Steuerberater überlassen.

So einfach kann sparen sein!

Vorbereitende Buchhaltung mit MeinBüro

Glauben Sie uns: Es ist einfacher als es ich anhört. Fangen wir mit dem Beispiel einer Eingangsrechnung an.

Variante 1: Steuerberater

Am Ende des Monats geben Sie Ihrem Steuerberater alle Eingangsrechnungen, die Sie gesammelt haben. Er schaut sich diese an, kontiert sie nach bestem Wissen und Gewissen und bucht sie anschließend. Der Zeitaufwand hängt dabei selbstverständlich ganz davon ab, wie viele Eingangsrechnungen Sie im Monat bekommen.

Rechnen Sie diesen geschätzten Zeitaufwand nun mit den im Schnitt EUR 100,00 Stundensatz, steht schnell eine beachtliche Summe im Raum. Nur für einen von vielen Schritten!

Variante 2: MeinBüro

Sie erhalten eine Eingangsrechnung. Statt diese nun auf den Stapel für den Steuerberater zu packen machen Sie folgendes:

  • Öffnen Sie in MeinBüro den Bereich Finanzen und Eingangsrechnungen.

vorbereitende Buchhaltung eingangsrechnung erstellen

  • Legen Sie mit einem Klick auf „Neu“ oder „F10“ eine neue Eingangsrechnung an.
  • Füllen Sie die wenigen benötigten Informationen ab, die Sie einfach von der Eingangsrechnung abtippen.

vorbereitende Buchhaltung eingangsrechnung richtig anlegen

  • Jetzt kommen wir zum eigentlichen „Buchen“. Gehen Sie in den Reiter „Kategorien-Zuordnung“.

vorbereitende Buchhaltung richtige Kategorie zuordnen

In unserem Beispiel kam die Rechnung von unserem Lieferanten Office Depot Deutschland GmbH, einem Lieferanten für Büromaterial. Wir haben dort Stifte, Kleber und Textmarker für den Einsatz im Büro bestellt.

Wir wählen also das richtige Buchungskonto aus, in unserem Fall das Konto „4930 Bürobedarf“.

vorbereitende Buchhaltung richtige Kategorie zuordnen

Im Hintergrund

Das war alles, was Sie zu erledigen haben. Taucht nun nach dem Bezahlvorgang die passende Zahlung im Bereich „Finanzen, Bank/Kasse“ auf, ordnen Sie diese einfach der von Ihnen erstellten Eingangsrechnung zu und die Buchung wird im Hintergrund automatisch erstellt.

Zeitaufwand

Mit der Zeit wird man schneller, das ist klar. Irgendwann hat man seine festen Lieferanten alle angelegt, sodass man diese nur noch per Klick beim Erfassen der Eingangsrechnung hinzufügen muss.

Der geschätzte Zeitaufwand für das komplette Buchen einer Eingangsrechnung (inkl. spätere Zuweisung der richtigen Zahlung) liegt bei ca. 1 Minute. Der Gesamtaufwand rechnet sich nun natürlich wieder anhand der Anzahl Ihrer Eingangsrechnungen.

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