7 Zaubertricks für effektives Delegieren

• 14. Dezember. 2016
• Administrator
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Mit diesen 7 Zaubertricks für effektives Delegieren schaffen es Vereinsverwalter, endlich Aufgaben zu verteilen. Nicht mehr alles selbst machen, stattdessen auch mal abgeben. So lautet die Devise. Das sollten Verwalter einfach öfter mal machen. Wir möchten euch Tipps an die Hand geben, wie ihr das schaffen könnt.

1. Den Richtigen finden
2. Vertrauen schaffen
3. Informieren
4. Kompetenzen und Ressourcen
5. Coaching und Kontrolle
6. Feedback und Anerkennung
7. Chancengleichheit

1. Den Richtigen finden

Je nach Umfang lässt sich die Aufgabe an einen Einzelnen delegieren oder aber an ein Team. Verschafft euch einen Überblick über die vorhandenen Kompetenzen und Motivationen der potenziellen Delegationspartner. Entspricht ihr Profil den Anforderungen der Aufgaben? Wem traut ihr es zu?
Beachtet dabei, dass es wichtig ist, andren zu vertrauen. Nicht jeder kann sofort alles können. Aber wenn die Motivation da ist und auch der Wille, etwas beizutragen, kann es durchaus lohnenswert sein, anderen etwas zuzutrauen. Ihr werdet sehen, die Mühe wird sich auszahlen. Sind Mitglieder erst mal eingearbeitet, dann könnt ihr in Zukunft öfter auf sie zurückgreifen. Nur Mut! Ihr werdet sehen, die Anderen werden eure Wertschätzung zu schätzen wissen. Trotzdem: Überfordern darf die delegierte Aufgabe natürlich auch nicht.

2. Vertrauen schaffen

Nehmt euch genügend Zeit, die zu übertragende Aufgabe intensiv zu besprechen. Wichtig ist dabei, dass es ein positives Gespräch ist und ihr eurem Gegenüber Vertrauen signalisiert. Das bedeutet auch, dass ihr eurem ‚Mitarbeiter‘ den Rücken stärkt und signalisiert, dass ihr jederzeit hinter der Person steht.

Trotzdem ist es wichtig, den potentiellen Mitarbeiter vor die Wahl zu stellen und nicht dazu zu drängen, eine Aufgabe zu übernehmen, die er vielleicht gar nicht übernehmen kann. Dabei spielen die Gründe für seine Entscheidung keine Rolle.

Fragt den Mitarbeiter welche Hindernisse die Aufgabe für ihn bereit hält. Dabei ist es wichtig, darauf einzugehen, welche Hilfestellung er sich wünscht.

Aber besteht nicht darauf, dass er es genauso macht, wie ihr es machen würdet. Gebt dem Mitarbeiter die Chance, seinen eigenen Lösungsweg zu finden.

3. Informieren

Bevor Ihr die Verantwortung delegiert, solltet ihr euch über folgende Aspekte im Klaren sein:

• Inhalt der Aufgabe
• Zielvorgaben
• Hintergründe des Auftrags
• Befugnisse, die benötigt werden
• Termine
• Ansprechpartner
• Kommunikation zwischen Auftraggeber und -Nehmer

Oft trägt es zum Verständnis bei, wenn der Ausführende die Aufgabe mit eigenen Worten wiederholt. Zudem vermeidet es Missverständnisse.

Außerdem solltet ihr Hintergründe erläutern: Was soll erreicht werden? Warum ist die Arbeit sinnvoll und wichtig?

Dann legt gemeinsam realistische aber auch verbindliche Termine fest.

4. Kompetenzen und Ressourcen

Übertragt Verantwortung und Befugnisse. Legt Grenzen fest. Informiert alle Betroffenen vor Übertragung der Befugnisse.

Klärt, ob und welche Ressourcen (Personal, Geld- und Sachmittel) dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

5. Coaching und Kontrolle

Wer Aufgaben delegiert, gibt Verantwortung ab. Er übernimmt aber auch Verantwortung – wenn er sich als Coach seiner Mitarbeiter versteht. Wenn er sie in ihrer Entwicklung fördern will.

Stellt euch dem Mitarbeiter, an den ihr Aufgaben und Verantwortung delegiert habt, als Ansprechpartner zur Verfügung. Unterstützt ihn aktiv. Vor allem, wenn ihr ihm neue, herausfordernde Aufgaben und Kompetenzen übertragen habt.

• Wenn ihr Aufgaben abgebt, plant Zeit für Feedback-Gespräche ein. Themen eines solchen Gesprächs könnten sein: Lassen sich die Zusammenarbeit und der Informationsfluss optimieren?
• Haben wir Zwischenziele termingerecht realisiert?
• Wo sind Probleme entstanden?
• Ist die Aufgabe mit den übertragenen Befugnissen zu bewältigen?
• Werden die Befugnisse von anderen akzeptiert?
• Benötigt der Mitarbeiter (weitere) Schulungen, um die Aufgabe zu meistern?

Haltet die Ergebnisse des Gesprächs schriftlich fest und greift beim nächsten Mal darauf zurück.
Auch um der Sache willen solltet ihr euch über den Stand der Arbeiten auf dem Laufenden halten. Die letzte Verantwortung verbleibt immer bei euch selbst. Informiert euch deshalb über das Vorgehen des Mitarbeiters. Prüft, ob vorgegebene Ziele fristgerecht erreicht werden.

6. Feedback und Anerkennung

Gebt dem Mitarbeiter regelmäßig ein Feedback über seine Leistung. Und ganz wichtig: Zeigt Anerkennung, wenn ihr mit dem Ergebnis zufrieden seid und sagt danke. Danke gesagt bekommen, tut jedem gut!

7. Chancengleichheit

Verteilt Aufgaben gleichmäßig. Macht nicht alles allein und gebt auch nicht alles an nur einen Mitarbeiter ab. Besonders im Verein ist Aufgaben zu delegieren ein demokratischer Vorgang. Jeder hat Anspruch auf Teilhabe an der Verantwortung.

Fazit: 7 Zaubertricks für effektives Delegieren

Wenn ihr den oder die Richtige für die Aufgabe gefunden habt und die Person sich der Aufgabe gewachsen fühlt, ist es wichtig, Vertrauen zu schaffen. Auch gründliches Informieren gehört unabdingbar dazu. Stellt der Person Kompetenzen und Ressourcen zur Verfügung so dass sie auch wirklich handlungsermächtigt ist. Dann ist es wichtig, dem Betroffenen zur Seite zu stehen, aber auch die Fortschritte zu kontrollieren. Denn das beste Vertrauen bringt nichts, wenn es nachher keine sichtbaren Fortschritte gibt. Ist die Aufgabe erledigt, ist es wichtig, Feedback zu geben. Wenn ihr zufrieden seid, lobt die Person, an die ihr eure Aufgabe delegiert habt. Lob funktioniert wie Öl bei quietschigen Türen. Ihr kennt es selbst: Zeigt man euch Anerkennung für eure Arbeit oder lobt man euch, dann gehen zukünftig solche Aufgaben viel leichter von der Hand. Und zu guter Letzt ist es wichtig, dass ihr nicht eine einzige Person mit Aufgaben zuschüttet. Dann seid ihr nämlich nur zu zweit in der Spirale der ewigen Arbeit. Baut euch einen Mitarbeiterstab auf mit Personen, auf die ihr zählen könnt.

Und noch etwas…

Achja, und noch eine kleine Randbemerkung: Ich möchte keine Gender-Debatte vom Zaun brechen, aber trotzdem anmerken, dass natürlich immer sowohl Männer als auch Frauen gemeint sind. Auch wenn oft nur von „der Ausführende“, oder von „dem“, „der“ die Aufgabe übertragen bekommt, gesprochen wird, ist das kein Zeichen dafür, dass Männer Frauen vorzuziehen sind. Es ist natürlich ganz egal, welches Geschlecht welche Aufgabe ausführt 😉

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