Briefverkehr mit Behörden – das solltet Ihr beachten

• 17. März. 2022
• hpadt
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Wenn es um die Korrespondenz mit Behörden geht, tun sich viele Vereine schwer. Hier hängt viel davon ab, wie und auch wann man die Schreiben vom Amt beantwortet. In diesem Beitrag geben wir Euch Tipps, wie Ihr Euch gegenüber Behörden verhalten und mit ihnen korrespondieren solltet.

Keine Angst vor behördlichen Briefen

Ein Brief von der Behörde trifft bei Euch ein und Ihr geht gleich vom Schlimmsten aus? Das müsst Ihr aber nicht! Die Behördenmitarbeiter würden in vielen Fällen auch lieber Mails verschicken – aus rechtlichen Gründen ist das jedoch nicht immer möglich. Ein Brief von einer Behörde bedeutet also nicht gleich, dass Ihr vom Schlimmsten ausgehen müsst.

Selbst wenn der Brief der Behörde eine unangenehme Nachricht beinhaltet, solltet Ihr Euch auf jeden Fall mit dem Inhalt auseinandersetzen und diesen auf gar keinen Fall ignorieren. Ein liegengelassener und unbeantworteter Brief würde die Lage Eures Vereins nur verschlechtern, da die Behörden großen Wert auf die Einhaltung der gesetzten Fristen legen.

Briefe der Behörden richtig verstehen

Die Behörden haben Ihre ganz eigene Art zu formulieren. Darum solltet Ihr die im „Behördendeutsch“ geschriebenen Briefe erst einmal in Ruhe lesen, um sie richtig verstehen zu können. Um falsches Reagieren und damit verbundene Probleme zu vermeiden, solltet Ihr das amtliche Schreiben nicht nur überfliegen. Als Tipp: Lest die amtlichen Schreiben gemeinsam mit allen Vorstandsmitgliedern und diskutiert über den Inhalt. Klärt in jedem Fall die folgenden Fragen:

• Was will die Behörde? Verlangt sie die Vorlage von Unterlagen, stellt sie Forderungen usw.?
• Sind die Forderungen und die Begründungen für Euch nachvollziehbar?
• Ist das Schreiben nicht nachvollziehbar: Habt Ihr Unterlagen, die Eure Meinung untermauern? Müsst Ihr Unterlagen für eine Antwort beschaffen?
• Welche Fristen werden von der Behörde gesetzt?

Können Fragen nicht beantwortet werden? Dann meldet Euch bei der zuständigen Behörde.

Auf Briefe der Behörden richtig antworten

Wenn es sich nicht um Standardfälle handelt, werden heute immer noch – glücklicherweise – die meisten Entscheidungen von Menschen gefällt und nicht vom „Kollegen Computer“. Zeigt deshalb in Eurem Brief auch immer Verständnis für die Situation des Absenders.

Verbale Entgleisungen in einem Antwortschreiben machen sich natürlich nie gut. Solltet Ihr aufgebracht oder verärgert sein, neigt Ihr vielleicht auch zu missverständlichen Formulierungen, die vom Empfänger negativ aufgenommen werden. Darum solltet Ihr so einen Brief nicht gleich abschicken – wartet ein, zwei Tage und lest Euer Schreiben noch einmal in Ruhe durch.

Wichtige Unterlagen als Kopie beifügen

Da es bei der Korrespondenz mit Behörden größtenteils um die Klärung von diversen Angelegenheiten geht, stehen hier dennoch die Fakten im Vordergrund. Die Hauptaufgabe ist deshalb meist die Recherche und Zusammenstellung der Unterlagen. Alle wichtigen Beweise für Eure Angaben im Brief fügt Ihr deshalb in Kopie bei.

Originalunterlagen schickt man grundsätzlich nur auf Anforderung an die Behörde. Werden Originale verlangt, macht Euch Kopien und – wenn es wichtige Dokumente sind – lasst die Kopien auf dem Rathaus beglaubigen. Werden Originale verlangt, fertigen Sie Kopien für Ihre Unterlagen an. Je nach Bedeutung sollte man sich die Kopie auf dem Rathaus beglaubigen lassen.

Darauf solltet Ihr außerdem achten

• Fasst Euch kurz: Der Brief sollte auf eine DIN-A-4-Seite passen.
• Auch wenn eigentlich Euer Verein schreibt: Nennt einen Ansprechpartner mit Kontaktdaten.
• Im Betreff sollte immer das Aktenzeichen der Behörde stehen.
• Verwendet eine freundliche Anrede, wie „Guten Tag Herr … / Frau …”. Auch, wenn die Behörde noch eine hölzerne Anrede verwendet.
• Behörden schreiben meist im „Ich-Stil“ – Ihr schreibt besser im „Wir-Stil“, da Ihr ja im Auftrag Eures Vereins schreibt.
• Wählt einen freundlichen, aber sachlichen Schluss-Satz
  (Beispiel: „Wir hoffen, dass damit die Angelegenheit geklärt ist. Für Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.“)
• Auch wenn Ihr Euch noch so sehr geärgert habt: Beendet den Brief mit „freundlichen Grüßen“.
• Werden von der Behörde mehrere Fragen aufgezählt, übernehmt die Aufzählung für Eure Antworten. (Beispiel: „Zu den in Ihrem Schreiben gestellten Fragen, nehmen wir wie folgt Stellung:
  1) Nein, ein Antrag bei einer anderen Behörde wurde von unserer Seite nicht gestellt.
  2) Ja, der Verein ist derzeit in einer schwierigen finanziellen Lage, kann aber seine finanziellen Verpflichtungen jederzeit erfüllen.
  3) Die von Ihnen angeforderte Bescheinigung wurde angefordert und wird zeitnah nachgereicht.“)
• Der Brief muss unterschrieben werden, wie es die Satzung vorsieht und wie es beim Registergericht hinterlegt ist. Falls die Aufgabe delegiert wurde, unterschreibt man „im Auftrag“ (i.A.)
• Obwohl sonst nicht mehr üblich, führt Ihr am Ende auf, welche Unterlagen mitgeschickt werden.
• Haltet unter allen Umständen die von der Behörde vorgegebenen Termine ein. Ist das nicht möglich, informiert die Behörde so früh wie möglich und bittet um eine „Fristverlängerung“.

Handelt immer wahrheitsgemäß

Es kann vorkommen, dass Ihr keine Argumente findet, die das unangenehme Schreiben der Behörde entkräften könnten. Hier gilt der Grundsatz „Besser ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende“. Fadenscheinige Argumente um Zeit zu schinden oder gar zu versuchen, die Tatsachen zu Euren Gunsten zu verdrehen, ist in keinem Fall ratsam. Wichtig ist, dass Ihr unbedingt bei der Wahrheit bleibt. Damit man Euch keine kriminellen Handlungen unterstellen kann oder Euch sogar mit einer Anzeige droht, solltet Ihr immer wahrheitsgemäß antworten. Die Behörden arbeiten mit sehr strengen Richtlinien, die unbedingt einzuhalten sind.

Sind mit dem Schreiben finanzielle Forderungen verbunden, die der Verein nicht gleich begleichen kann, solltet Ihr umgehend reagieren. Schreibt zunächst, dass Euer Verein die Forderungen anerkennt. Begründet dann, warum diese Forderung derzeit nicht bezahlt werden kann und bis wann die Forderung beglichen wird. Es muss aber im Brief deutlich werden, dass Ihr nur einen kurzfristigen Engpass habt.

Briefe an Behörden müssen normalerweise nicht per Einschreiben geschickt werden. Eine Ausnahme können Sendungen darstellen, denen Originalunterlagen beigefügt wurden. Hier ist es aber empfehlenswert im Brief darauf hinzuweisen: „Da es sich hier um Originalunterlagen handelt, haben wir sie per Einschreiben versandt“. Eventuell solltet Ihr auch Terminsachen per Einschreiben verschicken, wenn diese knapp vor Fristablauf versandt wurden.

Je nachdem, welches Schreiben Euch ins Vereinsheim flattert, solltet Ihr nicht selbst antworten. Wenn es um rechtliche Probleme geht oder hohe finanzielle Forderungen handelt, zieht Euer Verein besser einen Anwalt oder Steuerberater zurate.