Du willst einen Verein gründen? Dann steht die Organisation und Planung der Gründungsversammlung wohl gerade auf deiner Agenda. Kein Problem, denn in diesem Beitrag möchte ich dir bei der Planung der Gründungsversammlung helfen und dir wertvolle Tipps an die Hand geben.
Zuvor zwei kleine Empfehlungen:
- In diesem Beitrag geht’s um Grundlagenwissen rund um die Gründungsversammlung. Ich empfehle dir, diesen Beitrag zuerst zu lesen.
- Wenn du gerade dabei bist, einen Verein zu gründen, kann dir eine moderne online Vereinsverwaltung gleich von Anfang an dabei helfen, alles im Überblick zu behalten. Unsere Vereinsverwaltung MeinVerein Web unterstützt dich bei vielen wichtigen Aufgaben der Vereinsführung. Teste sie doch einfach mal kostenlos:
Vereinsgründung: So planst du eine Gründungsversammlung
Die Gründungsversammlung ist die Auftakt-Veranstaltung und der Grundstein für deine bzw. eure künftige Vereinsarbeit.
Damit sie ein voller Erfolg wird, müssen einige Vorbereitungen getroffen werden. Sie sollte gut strukturiert und geplant sein, damit auch keine wichtigen Formalitäten vergessen werden.
Hier folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Organisation und Planung einer Gründungsversammlung. Zusätzlich haben wir eine nützliche Checkliste für dich!
1. Termin für die Versammlung festlegen
So banal das auch klingen mag: Der Termin ist ein essentielles Kriterium für den Erfolg der Gründungsversammlung. Nicht selten scheitert die Vereinsgründung an der Terminwahl, weil zu wenig Leute erschienen sind.
Deshalb sollte man sich hier im Vorfeld einige Gedanken machen. Wir befinden uns hier im Vereins- bzw. Freizeitbereich, deshalb haben die meisten Eingeladenen noch berufliche Verpflichtungen, die auf jeden Fall berücksichtigt werden sollten.
Hier ein paar konkrete Tipps für die Auswahl des Termins:
- Der Termin sollte möglichst so gewählt werden, dass keine großen regionalen Veranstaltungen am gleichen Tag stattfinden (z.B. Schützenfeste, Dorffeste etc.).
- Von Feiertagen ist eher abzusehen. Diese reservieren viele Menschen für Ausflüge mit Freunden oder der Familie.
- Auch die Ferienzeit sollte eher vermieden werden.
- Nicht zu früh und nicht zu spät: Die richtige Uhrzeit spielt eine Rolle! Während zu früh meist aufgrund beruflicher Verpflichtungen nicht möglich ist, lässt die Konzentration im Laufe des Abends bei vielen Menschen nach. Die Veranstaltung sollte daher unter der Woche möglichst am frühen Abend stattfinden, am Wochenende hat man etwas mehr zeitlichen Spielraum.
- Bei der Zeitplanung der Gründungsversammlung lieber großzügig planen, da sich manche Absprachen auch mal in die Länge ziehen können.
2. Örtlichkeit & Catering für die Versammlung bestimmen
Steht der Termin fest, kannst du dich auf die Suche nach der geeigneten Lokalität machen, wo die Versammlung stattfinden kann. Achte dabei darauf, dass sie ausreichend Platz bietet und für alle Eingeladenen einen Sitzplatz bereitstellt. Im besten Fall findet die Gründungsversammlung in einem abgetrennten Raum ohne Geräuschkulisse statt, sodass ihr in Ruhe über eure Tagesordnungspunkte sprechen und diskutieren könnt. Ggf. eignet sich ein Restaurant mit extra Saal, das Vereinsheim eines befreundeten Vereins oder eine öffentliche religiöse oder kulturelle Räumlichkeit. Frag doch mal bei der Kirche bzw. der Stadt nach, welche Möglichkeiten es gibt.
Sofern die Veranstaltung nicht nicht in einer Räumlichkeit mit Gaststätte stattfindet, solltest du selbst dafür sorgen, dass Getränke bereitstehen.
3. Einladungen versenden – Tagesordnung und Satzungsentwurf beilegen
Mit der Einladung zur Gründungsversammlung sollte unbedingt die Tagesordnung und der Satzungsentwurf verschickt werden.
In diesem Beitrag haben wir schon ein paar formale Tipps zur Gestaltung der Einladung gegeben.
Die Tagesordnung und der Satzungsentwurf sind notwendige Informationen für alle Interessierten. Nur so können sie sich entsprechend auf die Versammlung vorbereiten und sich Einwände oder Fragen überlegen.
Wie eine Satzung genau aussieht und welche Bestandteile sie beinhalten muss, möchte ich zu einem anderen Zeitpunkt klären.
4. An viele Kleinigkeiten denken
Wenn die Gründungsversammlung vor der Tür steht, gilt es, an viele Kleinigkeiten zu denken, die die Versammlung zu einem Erfolgserlebnis machen werden. Gute Planung und Vorbereitung zahlt sich hier definitiv aus. Es gibt nichts Schlimmeres als vor Ort in Stress zu geraten, weil Kleinigkeiten einem den letzten Nerv rauben. Wird z.B eine technische Ausstattung benötigt? Wer kümmert sich eigentlich um die Wahlunterlagen?
Deshalb habe ich eine ultimative Checkliste vorbereitet, die dir hoffentlich dabei hilft, alles nacheinander und strukturiert abzuarbeiten.
Die ultimative Checkliste zur Vorbereitung der Gründungsversammlung
Termin der Gründungsversammlung
- Termin auswählen
- Klären, ob der Termin mit anderen Festlichkeiten/Veranstaltungen kollidiert
- Uhrzeit festlegen
- Großzügige Zeitplanung wählen
Ort der Gründungsversammlung
- Örtlichkeiten besichtigen und anfragen
- Örtlichkeit auswählen: Passt sie zum Vereinszweck? Bietet sie ausreichend Platz?
- Sind die Kosten für die eventuell anfallende Saalmiete geklärt?
- Ist eventuell technische Ausstattung vorhanden? Anlage, Mikrofon, Beamer,….?
- Sind Getränke vor Ort oder wer organisiert das Catering?
- Ist die Lage der Örtlichkeit bekannt oder wird eine Anfahrtsskizze benötigt?
Einladungen
- Adressen oder E-Mail-Adressen zusammenstellen
- Betreff mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass zur Gründungsversammlung eingeladen wird
- Kurze Beschreibung des Grundes für die Vereinsgründung
- Angabe des Ortes&Termins (ggf. Anfahrtsskizze beilegen)
- Hinweis auf die rechtliche und fiskalische Bedeutung der Gründungsversammlung
- Bitte um Rückantwort
- Satzungsentwurf und Tagesordnung als Anlage beifügen
Technische Ausstattung / Andere Kleinigkeiten
- Wird eine technische Ausstattung benötigt? Z.B. Mikrophone oder ein Beamer? Wird ein Laptop benötigt?
- Technik leihen
- Wer übernimmt den Aufbau & Abbau? Wer kümmert sich um die Betreuung der Anlage?
- Wahlunterlagen vorbereiten: Stimmzettel und Stifte bereitlegen
- Gefäß zum Einsammeln der Stimmzettel bereithalten
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Hi Maximilian, das sollte gar kein Problem sein. Wir stellen uns hier folgende Frage: Wie verhält es sich wohl mit der Mitgliedschaft? Muss jeder auf der Gründungsversammlung (inkl. Mitgliedsbeitrag etc) werden? Oder reicht es, wenn die Gründungsmitglieder "Beisitzer" sind? Viele Grüße Christian
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Hallo Maximilian, wir vom MEINVEREIN-Team dürfen dir (aus rechtlichen Gründen) leider keine rechtlichen Fragen beantworten. Es ist aber gut, dass du deine Frage hier öffentlich stellst, so kann sie eventuell ja ein Mitglied aus der Community beantworten.
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Sehr geehrte Damen und Herren, mein Freund und ich sind gerade dabei einen Verein zu gründen, Wir sind schon in der finalen Phase. Der nächste Punkt wäre die Gründungsversammlung. Dabei sind wir auf eine Frage gestossen die nauch ohne den "berühmten" Virus vorhandnden wär, wir aber im Internet nicht die entsprechende Info erhalten haben. Ist es notwendig, dass bei der Gründungsversammlung die Gründungsmitglieder körperlich, also vor Ort anwesens sind, oder kann das auch z. B. durch Zusammenschaltung via Skype erfolgen? Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon im Voraus. Mit freundlichen Grüßen Yvonne Neubauer
Hallo Frau Neubauer, Wir vom MEINVEREIN-Support sind leider keine Juristen und können dir diese Frage leider nicht kompetent beantworten. Bei den meisten Fragen kann ich aus meiner persönlichen Vereinserfahrung meist noch etwas sagen, zu deiner Frage habe ich aber leider keinerlei Hintergrundwissen. Ich empfehle dir, dich bei dem zuständigen Gericht zu erkundigen oder andere juristische Expertise in Anspruch zu nehmen. Gruß Christian
Antworten