Der Ablauf einer Mitgliederversammlung im Verein – Durchführung und Ablauf

Die alljährliche Mitgliederversammlung im Verein steht an. Nachdem grundsätzliche Dinge bezüglich der Organisation der Versammlung geklärt sind, geht es nun um’s Eingemachte: Den Ablauf der Mitgliederversammlung.

Mehr über die Grundlagen einer Mitgliederversammlung im Verein erfährst du in diesem Beitrag. Ich erkläre dir hier, welche Vorbereitungen du treffen solltest, wie du eine Einladung zur Versammlung gestaltest und vieles mehr. 

Doch: Was muss man zur Durchführung einer Mitgliederversammlung wissen?

Schließlich soll sie am Ende auch ertragreich sein und einen roten Faden haben, ohne dass am Ende alle Mitglieder gelangweilt oder übermüdet nachhause gehen.

Schauen wir uns also heute einmal den Ablauf einer Mitgliederversammlung im Verein an.

Der rote Faden für die Durchführung der Mitgliederversammlung im Verein

Nachdem die Tagesordnung ja bereits im Vorfeld fest stehen muss (das ist gesetzlich vorgeschrieben – kannst du hier nochmals nachlesen), ist ja bereits im Groben klar, mit welchen Themenbereichen sich die Versammlung beschäftigen wird. Die Marschrichtung wurde also bereits festgelegt, bevor du die Einladungen verschickt hast.

Super!

An dieser Richtung sollte sich der Ablauf der Mitgliederversammlung unbedingt orientieren und am Ende des Tages/Abends Ergebnisse liefern, die die Fragen der Tagesordnung beantworten.

Es ist wichtig, diesen roten Faden nicht aus den Augen zu verlieren.

Natürlich gibt es immer mal wieder Themen und Fragen, die erst vor Ort aufkommen. Dafür ist der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ ausgelegt, der meist an letzter Stelle bearbeitet wird. Vorher gibt die Tagesordnung die Reihenfolge der Themen an.

Aber nun mal ganz von Vorne.

Eine sehr entscheidende Frage ist:

Wer leitet die Versammlung?

Die Mitgliederversammlung wird von einem Versammlungsleiter geführt.

Wer dieser Aufgabe nachkommt, ist meist in der Satzung geregelt.

Ist dort nichts festgelegt, übernimmt die Aufgabe der Versammlungsleitung der Vorstand bzw. der erste Vorsitzende (bei einem mehrköpfigen Vorstand).

Lies hier nach, welchen Aufgaben der 1. Vorsitzende im Verein noch nachkommen muss. 

Der Ablauf einer Mitgliederversammlung im Verein

Es folgt jetzt eine kurze und kommentierte Übersicht des Ablaufs einer Mitgliederversammlung:

1. Eröffnung

Die Mitgliederversammlung muss/sollte vom Versammlungsleiter eröffnet werden. In vielen Vereinssatzungen ist sogar verankert, dass sie erst dann in Kraft tritt, sofern sie vom Versammlungsleiter eröffnet wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es trotzdem sehr sinnvoll und nur logisch, dass der Versammlungsweiter eine Eröffnung vorsieht.

Die Eröffnung ist ein förmlicher Akt und beinhaltet eine Begrüßung aller Anwesenden.

Ab diesem Zeitpunkt handeln alle anwesenden Vereinsmitglieder rechtsverbindlich für den Verein .

Die Versammlung sollte pünktlich eröffnet werden – so, wie es die Einladung vorgesehen hat. Längere Wartezeiten sollten vermieden werden, um pünktlich erschienene Mitglieder nicht zu verärgern.

Die Versammlung sollte jedoch unter keinen Umständen früher als angegeben eröffnet werden. Ein verfrühter Beginn kann unter Umständen zur Unwirksamkeit von Beschlüssen oder gar der gesamten Versammlung führen.

2. Schriftführer / Protokollant wählen

Zunächst muss ein Protokollführer gewählt werden. Dieser kann per Handzeichen auf Vorschlag ernannt werden.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, sehr zuverlässige und aufmerksame Menschen zum Schriftführer zu ernennen.

Diesem muss die Aufgabe und Bedeutung seiner Funktion deutlich gemacht werden: Alle Beschlüsse der Versammlung müssen schriftlich festgehalten werden.

Aus dem Protokoll muss hervorgehen:

• der Inhalt eines Antrags
• die Antragssteller
• das Abstimmungsverfahren (geheim, offen)
• das Abstimmungsergebnis

Der Schriftführer muss also nicht den gesamten Diskussionsverlauf niederschreiben. Es geht vielmehr um die Erstellung eines Ergebnisprotokolls.

Wichtige Anmerkungen oder Zwischenrufe, die entscheidend für den weiteren Verlauf der Diskussion sind, sollten jedoch dennoch festgehalten werden.

Ob weitere Details ins Protokoll gehören, ist in der Satzung festzulegen (§58 BGB).

3. Feststellung der Beschlussfähigkeit

Nun stellt der Versammlungsleiter fest, ob alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden und ob die Teilnehmeranzahl für eine Beschlussfähigkeit ausreicht.

An dieser Stelle können Mitglieder auch auf hierzu vorliegende Mängel hinweisen.

Tipp: Eine Anwesenheitsliste ist zwar keine gesetzliche Pflicht, kann aber von Bedeutung sein, sollte die Beschlussfähigkeit der Versammlung später in Zweifel geraten.

4. Bekanntgabe der Tagesordnung

Nun wird die Tagesordnung verkündet, die jedem Mitglied bereits per Einladung vorliegt. Es besteht übrigens kein Zwang dazu, die Punkte in der vorliegenden Reihenfolge abzuarbeiten – dies ist allerdings empfehlenswert, um den roten Faden nicht zu verlieren.

An dieser Stelle können Mitglieder Anträge zur Ergänzung und Änderung der Tagesordnung stellen. Diese Anträge nennt man dann „Anträge zur Geschäftsordnung“.

Sollten solche Anträge aufkommen, müssen diese umgehend diskutiert und abgestimmt werden.

Übrigens: Auch der Antrag auf Vertagung der Versammlung ist ein Antrag zur Geschäftsordnung!

5. Erledigung der Tagesordnung

Nach dem die Tagesordnung bekannt gegeben – und eventuell geändert – wurde, ruft der Versammlungsleiter die einzelnen Punkte auf und stellt sie zur Diskussion.

Während der Aussprache der einzelnen Punkte achtet der Versammlungsleiter auch darauf, dass die Redebeiträge und Anträge zum Tagesordnungspunkt gehören.

Er übernimmt hier quasi die Funktion eines „Moderators“ und kontrolliert die Wortmeldungen, kann aber auch selbst in die Diskussion eingreifen und Beiträge leisten. Dabei sollte er etwas umsichtiger vorgehen, andernfalls könnten die Mitglieder ihm vorwerfen, er beeinflusse die Diskussion zu stark.

5. Informationsrecht der Mitglieder: Der Rechenschaftsbericht

Alle Vereinsmitglieder, die die Versammlung besuchen, haben ein umfassendes Auskunfts- und Einsichtsrecht in die Belange des Vereins. Dabei muss der Auskunftsgebende – in den meisten Fällen der Vorstand – in der Lage sein, die gewünschten Auskünfte zu geben. Deshalb sollten sich die Vorstandsmitglieder vor den Versammlungen auch gut auf die Mitgliederversammlung vorbereiten.

Der Vorstand ist dem Verein als juristische Person verpflichtet. Deshalb kann ein einzelnes Mitglied keine Einsicht der Bücher verlangen. Der Vorstand hat aber der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzugeben. In diesem Rahmen hat jedes Mitglied die Möglichkeit, bei deutlich werdenden Unstimmigkeiten…

• eine Sonderprüfung zu verlangen,
• die Entlastung einzelner Vorstandsmitglieder oder des gesamten Vorstands zu verweigern
• die Abwahl des Vorstandes zu beantragen.

Die Entscheidung hierüber liegt wieder bei der Mitgliederversammlung, die auf Antrag die entsprechenden Beschlüsse durch Abstimmung fasst.

Der Rechenschaftsbericht ist für sich noch einmal ein sehr umfangreiches Thema. Die Hinweise hier geben nur einen Überblick. Weitere Tipps dazu habe ich dir bereits in einem anderen Beitrag zusammengefasst, den du hier findest. 

Entlastung des Vorstandes

Ist die Arbeit des Vorstandes einwandfrei, erteilt die Versammlung ihm Entlastung. Diese hat zur Folge, dass ab der Entlastung die Haftung des Vorstandes weitestgehend auf den Verein als juristische Person übergeht.

Vor dem Rechenschaftsbericht des Vorstandes und der Abstimmung über die Entlastung sollte der Versammlung noch einmal die Bedeutung der Entlastung klar gemacht werden. Nur bei einer wirklich einwandfrei nachgewiesenen Geschäftsführung sollte die Entlastung auch erteilt werden. Damit erklärt der Verein, dass er den Vorstand von sämtlichen erkennbaren Ansprüchen freistellt. Bei der verweigerten Entlastung behält sich umgekehrt der Verein die Geltendmachung von

6. Verkündung der Beschlüsse

Nach der Debatte und Abstimmung gibt der Versammlungsleiter noch einmal das Ergebnis bekannt und teilt dabei auch die Anzahl der abgegebenen Stimmen, die Zahl der Ja- und Neinstimmen, der Enthaltungen und ungültigen Stimmen mit. Diese Angaben sollten möglichst wörtlich ins Protokoll übernommen werden.

Dabei muss der Versammlungsleiter auch feststellen, welches Ergebnis durch die Stimmabgabe erzielt wurde. Bei Satzungsänderungen kann beispielsweise eine einfache Mehrheit erzielt werden. Da diese aber nicht ausreicht, um die Satzung zu ändern, muss der Versammlungsleiter bekannt geben, dass es zu keiner Satzungsänderung kommt.

7. Förmliche Schließung der Versammlung

Der Versammlungsleiter beendet die Schließung förmlich. Danach ist es nicht mehr möglich, in die Tagesordnung einzutreten. Alle jetzt gemachten Änderungen haben keinen Einfluss mehr auf die Versammlung.

Der Ablauf einer Mitgliederversammlung im Verein – Fazit

Der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist durch einige feste Punkte und Regeln strukturiert. Es ist wirklich empfehlenswert, sich an diese Struktur zu halten. Auch, wenn es einem manchmal etwas „übertrieben“ vorkommt, eine Mitgliederversammlung so „förmlich“ zu gestalten – Genauigkeit zahlt sich hier aus. Regelungen zum Ablauf und der Struktur der Versammlung sind in der Satzung des Vereins niedergeschrieben.